Poczta z chmury
-
- 06.12.2011
Przy korzystaniu z usługi w modelu cloud warto całkowicie pozbyć się przechowywania danych poczty elektronicznej na stacjach roboczych, gdyż to znacznie upraszcza zarządzanie. Wyjściem jest obsługa protokołów takich jak IMAP albo całkowita rezygnacja z klienta pocztowego instalowanego na stacji roboczej. Przechowywanie wszystkich wiadomości na serwerze sprawia, że przestrzeń składowania poczty elektronicznej na serwerze musi być wielokrotnie większa niż przy serwerze, z którego wiadomości są pobierane za pomocą POP3 i usuwane z niego po pobraniu.
Lepsza komunikacja
Interfejs webowy obecny u liderów branży umożliwia także współpracę między użytkownikami z tej samej firmy. Współpraca ta umożliwia współdzielenie plików, kalendarzy, tworzenie wspólnych książek adresowych oraz innych podobnych usług. Dla firmy, która nie korzystała dotąd z systemów pracy grupowej, jest to znaczący skok jakościowy w komunikacji, ale wymaga on szkolenia pracowników, by mogli sprawnie korzystać z nowych możliwości. Ważną zaletą podobnych usług jest dostęp z dowolnego urządzenia, dzięki czemu pracownicy mogą pracować z normalnej stacji roboczej, ale także z tabletu lub telefonu.
Praktycznie wszystkie najważniejsze platformy mobilne mogą być zintegrowane z pocztą w modelu cloud albo za pomocą IMAP, albo przez dedykowane aplikacje (Gmail, Mail for Exchange, Lotus Traveller).
Proces wdrożenia zazwyczaj przeprowadza się pod kątem potrzeb użytkowników i procesów biznesowych, dostosowując dla nich usługi oraz interfejs. Nieco odmienne podejście zastosowano w firmie G+J Gruner+Jahr Polska, gdzie przy szybkiej migracji do komercyjnej usługi poczty elektronicznej Gmail, postanowiono przeszkolić pracowników, by nauczyli się korzystać z istniejącego interfejsu. Jednocześnie zlikwidowano obsługę programów pocztowych instalowanych na stacjach roboczych.
Fryderyk Włostowski, dyrektor IT w firmie Gruner+Jahr Poland, przeprowadził taką migrację w ubiegłym roku. Podczas prezentacji poświęconej temu projektowi powiedział: "Celem migracji było przeniesienie całej obsługi poczty do środowiska cloud computing, unifikując interfejs oraz wykorzystywane rozwiązania klienckie. Do usługi cloud przenieśliśmy skrzynki poczty elektronicznej wraz z zawartością, użytkownicy musieli przeprowadzić selekcję, jeśli magazynowali zbyt dużo wiadomości".
Podczas wdrożenia najpoważniejszym problemem było przyzwyczajenie użytkowników, zanotowano także poważne problemy ze wsparciem technicznym, między innymi z kontaktem z dostawcą usług w sprawach błędnie wystawionych faktur.
