Wartość i ryzyko

W myśl zasad IT Governance informatyka ma dla biznesu znaczenie z dwóch punktów widzenia. Po pierwsze, z punktu widzenia wartości, jaką kreuje każda wydana na wytworzenie i utrzymanie rozwiązań informatycznych złotówka. Po drugie, z punktu widzenia zarządzania tymi elementami ryzyka, których przyczyny leżą po stronie jakości rozwiązań informatycznych, oraz efektywności i skuteczności związanych z nimi procesów zarządzania.

Dla realizacji celów w tych dwóch obszarach - dostarczania wartości i zarządzania ryzykiem - organizacja musi zagwarantować sprawną harmonizację rozwoju potencjału IT z realizacją strategii biznesowej (strategy alignment), mechanizmy raportowania zapewniające efektywność (performance measurement) i zarządzanie zasobami (resource management).

Warto w tym miejscu zauważyć, że rozwiązania Business Intelligence stanowią kluczowy składnik architektury korporacyjnej zarówno z punktu widzenia dostarczania wartości, jak i zarządzania ryzykiem. Dla decydentów - a przypomnijmy, że w "inteligentnej korporacji" to pojęcie może obejmować znacznie szerszą grupę osób niż tradycyjnie, po taylorowsku rozumiany menedżment - systemy analityczne i raportowe są podstawowym narzędziem wpływającym na efektywność i jakość podejmowanych decyzji. Infrastruktura automatyzująca transakcje jest oczywiście ważna, jednak rzeczywista wartość wielu gromadzonych w nich danych manifestuje się wówczas, gdy na ich podstawie możemy podjąć ważne decyzje o długofalowych konsekwencjach, takich jak wprowadzenie nowego produktu, wycena kontraktu, wybór dostawcy usługi lub produktu czy reorganizacja procesów. Z tego samego powodu systemy BI są tym elementem architektury, w którym manifestuje się ryzyko związane z jakością narzędzi analitycznych, a zwłaszcza jakością pozyskiwanych dzięki nim informacji. Nieaktualne, niekompletne, błędne czy niespójne dane pogarszają jakość podejmowanych decyzji - zarówno operacyjnych, taktycznych, jak i strategicznych.

Dostarczanie wartości przez systemy BI to z jednej strony sprawne zarządzanie portfelem projektów, w których są tworzone bądź wdrażane narzędzia analityczne dla biznesu, z drugiej zaś sprawne zarządzanie wszystkimi - często niewidocznymi dla biznesu - elementami korporacyjnej architektury systemów BI. Architekturę tę tworzą rozwiązania zapewniające integrację danych: systemy ETL, platformy integracyjne działające w czasie rzeczywistym (brokery integracyjne, portfele usług zapewniających dostęp do danych); elementy architektury danych, takie jak referencyjne rejestry i repozytoria danych biznesowych (tzw. master data management), repozytoria tworzące korporacyjną hurtownię danych czy też operacyjne hurtownie danych; wreszcie jest to także infrastruktura zapewniająca szybkie tworzenie rozwiązań dla użytkowników końcowych - platformy do budowy, publikacji i dystrybucji informacji oraz środowiska do tworzenia zaawansowanych aplikacji analitycznych.

Zarządzanie architekturą BI to z jednej strony tworzenie komponentów zapewniających krótki czas realizacji i wdrożenia oraz wysoką jakość narzędzi dla użytkowników, z drugiej, działania związane z systematyczną konsolidacją zasobów i narzędzi w celu obniżania całkowitych kosztów posiadania infrastruktury dla inteligentnej korporacji.

Podstawowym działaniem w obszarze zarządzania ryzykiem powiązanym z architekturą BI jest rzecz jasna zapewnienie jakości informacji i danych. Ten proces jest praktycznie niemożliwy do wdrożenia bez sprawnie funkcjonujących zasad IT Governance z jednego zasadniczego powodu. Kluczowe przyczyny złej jakości danych nie leżą na ogół po stronie technologii, a po stronie organizacji procesów biznesowych. O ile informatyka jest w stanie dostarczyć narzędzia wspierające identyfikację błędnych danych, realizuje też działania związane z ich czyszczeniem i integracją, o tyle trwała poprawa jakości wymaga tego, by narzędzia te zostały wkomponowane w zarządzanie procesami biznesowymi i mechanizmy motywacyjne.

Aktualizacja danych, dbałość o ich kompletność i zgodność ze stosowanymi standardami dotyczącymi informacji może być wspierana przez technologię, ale trwała jakość możliwa jest do uzyskania jedynie wtedy, gdy za wyciąganie wniosków z raportów "data profilingowych" i wdrażanie ich w życie odpowiedzialni będą biznesowi właściciele danych, a nie ich "technologiczni administratorzy".

Federacja czy BI-urokracja

Jednym z zadań stawianych przed decydentami w ramach koncepcji IT Governance jest stworzenie i właściwe umocowanie struktur zapewniających realizację procesów zarządzania. Dla kluczowych składników architektury korporacyjnej (jak np. system ERP, platforma integracyjna czy właśnie architektura BI) taka struktura łączy ze sobą zadania administracyjne (np. zarządzanie centralnymi budżetami, kontrola zgodności ze standardami, dysponowanie zasobami współdzielonymi przez projekty BI) i zarządzanie wiedzą (budowanie sieci ekspertów, rozwój dobrych praktyk i wzorców architektury, zarządzanie standardami). Stąd najczęściej określa się strukturę wspierającą portfel projektów i rozwiązań BI jako "centrum kompetencyjne".

Dla skutecznego wdrożenia i rozwoju centrum kompetencyjnego niezbędne jest dokonanie świadomego wyboru jednego z wielu możliwych koncepcji organizacyjnych. Dostępne warianty pozwalają skoncentrować inwestycję w IT Governance - jaką niewątpliwie jest budowa centrum kompetencyjnego - na celach o najwyższym priorytecie i zrealizować ją w sposób najlepiej dostosowany do kultury organizacyjnej.

Dla organizacji, w których rozwiązania BI mogą odegrać rolę strategiczną, a procesy IT Governance są mało dojrzałe, budowa centrum kompetencyjnego jest doskonałą okazją do zbudowania trwałych i dobrze zarządzanych relacji pomiędzy biznesem a technologią.

Tutaj celem może być zbudowanie silnego, centralnego Biura Rozwoju Architektury BI. Natomiast tam, gdzie zarządzanie IT funkcjonuje dobrze, centrum kompetencyjne BI będzie elementem włączonym w procesy i struktury zdefiniowane w znacznie szerszym kontekście i może ograniczać się do Federacji Architektów tworzących i wdrażających specyficzne dla BI standardy bądź zarządzających wspólną platformą rozwoju rozwiązań BI.

W dojrzałych organizacjach naturalną rzeczą będzie rozliczanie pracy specjalistów z centralnego zespołu BI w projektach, które wspierają i nadzorują; zaś tam, gdzie "chargeback" nie jest przyjętą metodą rozliczeń, wprowadzenie takich mechanizmów może doprowadzić do izolacji centralnego zespołu BI i postrzegania go jako drogiego zasobu nieponoszącego odpowiedzialności za efekty własnej pracy.

Warto pamiętać o prostych modelach, które co prawda nie kreują natychmiastowej wielkiej wartości dla projektów, ale budują kulturę "federacyjnego" zarządzania decyzjami architektonicznymi - zaczynając od "seminarium architektów" i przekształcając go w grono definiujące standardy, a być może w przyszłości również opiekujące się, na zasadach znanych z ruchu Open Source, wspólną platformą budowy rozwiązań BI.

Mapa rozwoju

Transformacja korporacyjnej informatyki i poszukiwanie metod zarządzania lepiej dostosowanych do gospodarki wiedzy niż model, którego korzenie sięgają notesu i stopera Fryderyka Taylora, to zadanie niełatwe. Grono organizacji, które świadomie i z determinacją się go podejmuje, jest jednak coraz liczniejsze, zaczyna odgrywać coraz istotniejszą rolę. Ogromny rozwój przeżywa analiza sieci społecznych jako nowa metoda kształtowania architektury organizacji, rozwija się praktyka adaptacyjnych metod zarządzania. Rośnie grono firm uczestniczących w reformowaniu korporacyjnych struktur i mechanizmów zarządzania skupionych w "Beyond Budgeting Round Table".

Dlatego - jeżeli nasze przedsiębiorstwo uczestniczy w globalnej grze, jaką jest gospodarka wiedzy - warto przejąć się tezą Warrena McFarlana i zacząć projektować mapę transformacji architektury naszej firmy. Ważnymi narzędziami tej transformacji na pewno będą przedsięwzięcia związane z rozwojem narzędzi i infrastruktury Business Intelligence.

Borys Stokalski jest prezesem polskiej firmy konsultingowej Infovide - Architekci Strategii Informacyjnych, Wojciech Winnicki jest starszym konsultantem w grupie kompetencyjnej Smart Enterprise Solutions w Infovide SA.