Pierwszy krok ku platformie

Dobiegł końca pierwszy etap wdrożenia modułu SAP HR w Polskiej Telefonii Cyfrowej sp. z o.o. Po uporządkowaniu procesów kadrowych, nadszedł czas na wdrożenie funkcji wspomagających zarządzanie strategiczne.

Dobiegł końca pierwszy etap wdrożenia modułu SAP HR w Polskiej Telefonii Cyfrowej sp. z o.o. Po uporządkowaniu procesów kadrowych, nadszedł czas na wdrożenie funkcji wspomagających zarządzanie strategiczne.

Konsultanci SAP opisujący projekt zrealizowany w Erze lubią przywoływać film Matrix. Jego główny bohater, zrozumiawszy, że podstawą wszelkich sukcesów jest odpowiednie nastawienie psychiczne, wykonuje niewiarygodne akrobacje, skacząc na dachy oddalonych od siebie o kilkadziesiąt metrów drapaczy chmur. Na pewno jest w tym porównaniu trochę przesady. Nie sposób jednak zaprzeczyć, iż wdrożenie zintegrowanego modułu HR stało się przyczyną ogromnej zmiany jakościowej we wszystkich trzech działach odpowiadających w Polskiej Telefonii Cyfrowej za sprawy pracownicze.

Systemy nie nadążające za rozwojem

Pomysł zakupu nowego rozwiązania do obsługi procesów kadrowych zaczęto rozważać prawie dwa lata temu. Już wtedy coraz bardziej wyraźne stawało się to, iż używany do tej pory system Simple, mimo przeróbek, wkrótce już nie poradzi sobie z przetwarzaniem danych w firmie, która w ciągu dwóch lat z niewielkiego przedsiębiorstwa przekształciła się w spółkę zatrudniającą ponad 2 tys. osób. Problemy z produktem firmy Simple nie ograniczały się do jego wydajności czy konieczności ręcznego księgowania danych z systemu w systemie finansowym SAP R/3.

Zakup nowego systemu stał się sprawą palącą, tym bardziej że ostatnie lata były okresem stałego wzrostu zatrudnienia, a co za tym idzie także problemów związanych z przetwarzaniem danych. Przy wyborze systemu brano pod uwagę zakup: nowego produktu Simple, modułów Teta HR i SAP HR. Za tym ostatnim przemawiało kilka czynników: rozbudowana funkcjonalność, stabilność, a przede wszystkim fakt, że w PTC wdrożono już moduły finansowy i logistyczny, a firma miała nie tylko wiedzę z zakresu zarządzania projektami, ale także zatrudniała wielu konsultantów wewnętrznych ds. systemu SAP.

Podstawowymi celami wdrożenia, oprócz zwiększenia efektywności stosowanych rozwiązań, były także: integracja systemu kadrowo-płacowego z modułem finansowo-logistycznym oraz usprawnienie współpracy między sekcją płacową a pracowniczą. "Nie chcieliśmy tylko zastąpić jednego systemu drugim. Zamierzamy wdrożyć jednolitą platformę, która docelowo pozwoliłaby na wsparcie systemem wszystkich spraw związanych z zarządzaniem personelem" - mówi Jacek Czernuszenko, kierownik projektu wdrożenia modułu SAP HR w PTC sp. z o.o. Przy okazji jednym z dodatkowych celów była także zmiana modelu administracji i wsparcia systemu kadrowo-płacowego. Dotychczas opieką i rozwojem tego rozwiązania zajmowali się specjaliści z zewnątrz - pracownicy producenta systemu. Zdecydowano jednak, że całość tych zadań powinni przejąć pracownicy departamentu informatyki PTC. Takie rozwiązanie pozwoliło na pełne wykorzystanie kompetencji pracowników Ery zdobytych podczas wdrażania innych modułów SAP. Miało to także ułatwić dalszy rozwój użytkowanego systemu, co było sprawą niebagatelną, biorąc pod uwagę ambitne plany zarządu.

Kłopot z historią

Początkowo pierwszy etap projektu postanowiono ograniczyć do podstawowych funkcji związanych z administrowaniem kadrami i naliczaniem listy płac. Z czasem okazało się jednak, że stosunkowo niewielkim nakładem można wdrożyć także wiele funkcji związanych z zarządzaniem strategicznym, umożliwiających łatwe projektowanie różnych modeli organizacyjnych czy kontrolę i estymację kosztów powstających w działach zajmujących się polityką personalną firmy. Harmonogram projektu rozpisano na 8 miesięcy. Przez niemal 4 miesiące równolegle z projektem prowadzono szkolenia. "Jednym z naszych priorytetów było to, by po zakończeniu wdrożenia pracownicy byli w stanie samodzielnie pracować z nowym systemem. Dlatego zależało nam na odpowiednim rozłożeniu w czasie całego procesu - szkolenia odbywały się raz, 2 razy w tygodniu. W końcu trudno nauczyć kogoś prowadzenia samochodu przesiadając się w biegu z jednego auta do drugiego" - opowiada Jacek Czernuszenko.

Jednym z najtrudniejszych i najbardziej czasochłonnych etapów projektu okazała się konwersja danych, dotyczących struktury organizacyjnej, a także administracji kadrami oraz wynagrodzeń. "Długo dyskutowaliśmy nad wyborem alternatywnych rozwiązań np. archiwizacji danych na dyskach. Zdecydowaliśmy się na pełną konwersję głównie dlatego że zyskujemy w ten sposób możliwość dokładnej analizy kosztów różnych ruchów płacowych czy śledzenia zmian organizacyjnych. Poza tym wprowadzenie do systemu danych archiwalnych, dotyczących firmy, zabezpiecza nas na wypadek różnych przyszłych decyzji administracyjnych dotyczących np. konieczności raportowania do ZUS danych archiwalnych na temat płac" - mówi Piotr Jeleniewski, specjalista SAP R/3 w PTC sp. z o.o. Kłopoty przy przenoszeniu danych wynikały przede wszystkim z faktu, że były one przechowywane w różnych formatach, nawet w formie graficznych prezentacji w PowerPoint (tak było np. ze schematami organizacyjnymi) i bez zachowania jednolitego standardu zapisu. W przypadku list wynagrodzeń ogromnym problemem okazało się niejednoznaczne przyporządkowanie różnych składników płacowych. Niektóre z nich rozbite w starym systemie na kilka części składowych w nowym trzeba było zapisać jako jeden, i odwrotnie. "Bez ogromnej pomocy specjalistów z firmy Simple przygotowanie pełnej konwersji danych płacowych nie byłoby możliwe" - podkreśla Jacek Czernuszenko. Jednak ten ogrom prac się opłacił. Obecnie wszystkie dane dotyczące kadr i płac są przechowywane w jednym systemie i gdyby nie konieczność zabezpieczenia się podczas operacji wystawiania PIT-ów, w PTC rozstano by się już ze starym systemem.

Czas na drugą fazę

Jak twierdzą przedstawiciele PTC, korzyści wynikające z zakończenia pierwszego etapu wdrożenia nie ograniczają się do usprawnienia procesu zarządzania kadrami i naliczania wynagrodzeń. "Poważnym nieporozumieniem wydaje mi się pojmowanie korzyści z wdrożenia w kategoriach ograniczenia liczby pracowników w komórkach kadrowej czy płacowej. Te sięgają znacznie dalej. Dzięki wdrożeniu tego systemu zyskaliśmy możliwość szybkiego udostępnienia potrzebnych danych na temat pracowników departamentom odpowiedzialnym za zarządzanie strategiczne, a także kierownikom liniowym" - mówi Jacek Czernuszenko. Dzięki uporządkowaniu systemu zarządzania kadrami stworzono platformę gotową do rozbudowy.

Właśnie rozpoczyna się druga faza projektu. Pracownicy PTC planują wdrożenie funkcji automatyzujących proces rekrutacji (w tym rekrutację przez Internet i firmowy intranet) oraz wspomagających zarządzanie szkoleniami i kwalifikacjami pracowników. Postanowiono również wdrożyć funkcje nazywane "pulpitem menedżera". Chodzi tu o udostępnienie kierownikom liniowym automatycznego dostępu do danych na temat bezpośrednich podwładnych, dotyczących np. urlopów czy historii wynagrodzeń. Ten "system informacji kierownictwa niższego szczebla" (jak nazywają go sami wdrożeniowcy) ma usprawnić proces zarządzania poszczególnymi komórkami firmy. Między innymi z myślą o wdrożeniu tych funkcji zdecydowano, że mimo wewnętrznej integracji z modułami finansowo-logistycznymi, część HR systemu SAP została zainstalowana na oddzielnym komputerze. "Chcemy zaoferować naszym kierownikom liniowym przyjazny użytkownikowi system o bogatej funkcjonalności. "Pulpit menedżera" o zadowalającej nas funkcjonalności znalazł się dopiero w wersji 4.6, którą postanowiliśmy wdrożyć. Dzięki fizycznemu rozdzieleniu systemów finansowo-logistycznych i zarządzania personelem możemy niezależnie od siebie uaktualniać poszczególne moduły systemu, a mechanizmy systemów umożliwiają nam zdalne przenoszenie danych pomiędzy nimi" - wyjaśnia Jacek Czernuszenko.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200