Inteligentna Automatyzacja i Inteligentne Przetwarzanie Dokumentów – to koncepcje, o których coraz częściej słyszymy w kontekście procesów biznesowych. Na czym one polegają?

W skrócie można powiedzieć, że odnoszą się one do sytuacji, w której odczytywaniem i przetwarzaniem danych z dokumentów przedsiębiorstwa zajmują się wyspecjalizowane systemy IT, a nie ludzie.

Większość organizacji posiada dziesiątki powtarzalnych, rutynowych procesów. Są one przeważnie oparte na prostych czynnościach, które nie wymagają znaczącego zaangażowania czy kwalifikacji, ale są niezbędne do sprawnego działania. I tutaj znajduje zastosowanie Inteligentna Automatyzacja, która pozwala ograniczyć skalę niezbędnego udziału pracowników – i pozwolić im na zaangażowanie w działania mające większy potencjał dla rozwoju działalności.

Inteligentna Automatyzacja jest połączeniem RPA i sztucznej inteligencji, dzięki czemu wykorzystanie tej technologii winduje automatyzację procesów na nowy poziom.

Czy Inteligentna Automatyzacja wyróżnia się na tle klasycznych narzędzi do konwersji tekstu z plików graficznych do dokumentów tekstowych?

Narzędzia typu OCR nie są tak zaawansowane jak Inteligentna Automatyzacja. Po pierwsze, klasyczne systemy klasy OCR działają jedynie na ustalonych szablonach dokumentów, a systemy inteligentne potrafią rozpoznawać informacje z dotychczas nieznanych formatów, rozumiejąc zawarte w dokumencie informacje na podstawie kontekstu, w którym się pojawiają. Po drugie, w przeciwieństwie do klasycznych OCR-ów, systemy inteligentne potrafią douczać się w trakcie pracy. Bazując na poprawkach dokonanych przez człowieka, stale poprawiają jakość działania w przyszłości.

Dodatkowo, klasyczne rozwiązania typu OCR wymagają ręcznego sprawdzenia wszystkich informacji wydobytych z zeskanowanych wcześniej dokumentów, aby zminimalizować ryzyko błędu. Konieczność dokonywania ręcznej weryfikacji znacznie ogranicza jednak efekt wykorzystania automatyzacji.

Inteligentna Automatyzacja z kolei potrafi samodzielnie zdecydować, jakie dane wymagają weryfikacji przez człowieka, zapewniając przy tym w pełni autonomiczną obsługę i gwarancję skuteczności w obsłudze dużej części dokumentów.

Dlaczego po Inteligentną Automatyzację sięga coraz więcej firm z branży retail?

Przedsiębiorstwa z branży retail posiadają wiele powtarzalnych i rutynowych procesów biznesowych, a przede wszystkim olbrzymi wolumen dokumentów. Do firm potrafią trafiać setki, a nawet tysiące dokumentów dziennie i są one ręcznie obsługiwane przez pracowników. Dzięki temu w firmach z tej branży istnieje ogromny potencjał do automatyzacji procesów.

Jakie korzyści biznesowe przynosi automatyzacja obsługi dokumentów finansowych?

Dzięki automatyzacji procesów związanych z obsługą dokumentów przedsiębiorstwa mogą zaoszczędzić mnóstwo swojej pracy i dzięki temu koszty zminimalizować nawet o 90%. Korzyści odnoszą też sami pracownicy – zautomatyzowanie procesów odciąża ich od żmudnych, monotonnych zadań, które teraz wykonują za nie roboty.

Skoro Inteligentna Automatyzacja przynosi tyle korzyści, to dlaczego nie jest jeszcze tak powszechna?

Technologia ta w Polsce jest stosunkowo nowa i odkrycie jej pełnego potencjału wymaga czasu. W dużej mierze winny jest tu niski poziom świadomości potencjału i korzyści realnych do osiągnięcia za sprawą technologii inteligentnej automatyzacji. Dodatkowo, w niektórych organizacjach problematyczny staje się sam proces wdrożenia takich technologii. Projekty takie mogą jednak okazać się długie i kosztowne jedynie wówczas, gdy wewnętrzne systemy przedsiębiorstwa nie są dostosowane do szybkiej i zwinnej integracji z wykorzystaniem standardowych metod i interfejsów.

Jak zapowiada się przyszłość Inteligentnej Automatyzacji, szczególnie w kontekście branży finansowej?

Zastosowania Inteligentnej Automatyzacji na pewno rozszerzą się o kolejne procesy biznesowe i obszary wykorzystania. Obecnie bardzo popularnym użyciem technologii jest przetwarzanie faktur, ale duży potencjał do automatyzacji ma też przykładowo dekretacja i sam proces obiegu dokumentów w organizacji.

Dynamiczny rozwój metod sztucznej inteligencji spowoduje też, że w perspektywie kilku lat działanie tych systemów zbliży się lub nawet przekroczy skuteczność pracy ludzkiej, co przełoży się na bardzo wysoki poziom automatyzacji.

Dodatkowo, realne stanie się automatyzowanie procesów biznesowych w sposób kompletny i całościowy, dzięki czemu dane na wejściu procesu będą w pełni automatycznie przekładane na akcje lub decyzje na wyjściu. Przykładowo, pobrane na wejściu systemu dokumenty finansowe będą mogły zostać w pełni automatycznie przełożone np. na automatyczne płatności.

Czy zatem z biegiem czasu pracownicy w branży finansowej nie staną się zbędni?

Inteligentna automatyzacja służy zwiększeniu efektywności pracy i optymalizacji procesów. W związku z tym z pewnością nie zabierze pracy pracownikom, a nawet pomoże im w czynnościach powtarzalnych i rutynowych. Dzięki temu potencjał ludzki będzie wykorzystany do pracy bardziej kreatywnej wszędzie tam, gdzie trzeba podejmować niestandardowe decyzje, a także brać odpowiedzialność za wykonane działania.