Partnerstwo dla biznesu

Naszym najlepszym sojusznikiem we wdrożeniu jest taki główny informatyk w przedsiębiorstwie, który rozumie biznes, oraz umie i chce mówić w języku użytkowników informatyki.

Naszym najlepszym sojusznikiem we wdrożeniu jest taki główny informatyk w przedsiębiorstwie, który rozumie biznes, oraz umie i chce mówić w języku użytkowników informatyki.

Od początku naszej działalności nastawiliśmy się na firmy przemysłowe. Naszymi klientami były małe i średnie przedsiębiorstwa. Kilka lat temu ich potrzeby były skromne. Często wręcz musieliśmy przekonywać zarządy, że zastosowanie komputerów ma ekonomiczny sens. Zdarzało się i tak, że wspaniale wdrożony system, będący przedmiotem naszej dumy, nie był akceptowany dlatego, że... za dobrze monitorował stan przedsiębiorstwa. Zbyt uwidaczniały się słabe strony jego funkcjonowania. Taka informatyka nie była pożądana przez pracowników opłacanych wedle zasady "czy się stoi, czy się leży...".

Dojrzewanie

Teraz naszymi klientami są coraz większe zakłady. Coraz lepiej rozumiana jest misja informatyki w przedsiębiorstwie. Coraz szersze jest w zakładzie grono osób, dla których aktualna informacja jest niezbędna w codziennej pracy. Coraz więcej pracowników rozumie, że z nie ma sensu walczyć, lecz lepiej i praktyczniej jest podnieść swoje kwalifikacje, szerzej zaangażować się w organizację swojego miejsca pracy, co przyniesie zysk zarówno każdemu ososbiście, jak i przedsiębiorstwu. Mimo że nie jest to jeszcze postawa dominująca, to bardzo rzadko zdarza się, żeby wdrożenie było bojkotowane. Postawy pracownicze i menedżerskie zmieniają się co prawda wolniej niż techniczne możliwości i niż wymaga tego rynek, ale kierunek tych zmian jest właściwy i przez nas odczuwany.

Zarządy stawiają coraz wyższe wymagania. Podstawowym warunkiem powodzenia współpracy jest dobra komunikacja, klimat dialogu i zaufania w dobre intencje stron. Tylko w takich warunkach można wytłumaczyć partnerowi, dlaczego wdrożenie musi być podzielone na etapy, dlaczego efekty nie pojawią się od razu, dlaczego najnowocześniejsze rozwiązania, o których można poczytać w prasie są do osiągnięcia dopiero w dalszej przyszłości. Firma informatyczna zaś może lepiej zrozumieć klienta - co jest warunkiem przetrwania na naszym rynku. Firma software'owa - która nie ma wsparcia w postaci zewnętrznego inwestora - da sobie radę w tej branży jedynie pod warunkiem bardzo uważnego słuchania klienta i tworzenia jego sukcesu. Zatem rozwój naszej firmy odbywa się rownolegle z rozwojem naszym klientów.

Być skutecznym

Etap formułowania wymagań dla powstającego systemu informatycznego jest najtrudniejszym etapem wdrożenia w przedsiębiorstwie. Problem ten rysuje się już od rozpoczęcia rozmów handlowych, a przejawia się dalej na każdym etapie współpracy. Najlepszym sposobem osiągnięcia sukcesu jest znalezienie jak najszerszej grupy współpracowników w przedsiębiorstwie, którzy zainteresowani są polepszeniem informatycznych struktur zarządzania. Oczywiście w tej grupie musi być przynajmniej jedna osoba ze ścisłego kierownictwa zakładu.

Musimy się kierować skutecznością podejmowanych działań. To my, jak firma dostarczająca oprogramowanie, jesteśmy postrzegani jako ci, którzy biorą odpowiedzialność za końcowy kształt systemu informatycznego. Uważa się, że mamy doświadczenie, że znany przykłady udanych rozwiązań w podobnych branżach, więc oczekuje się od nas proponowania celów w sferze zarządzania, do których ma dążyć informatyzowane przedsiębiorstwo. Najlepsze efekty można osiągnąć wtedy, gdy w tym samym czasie zewnętrzna firma doradcza prowadzi działania restrukturyzacyjne. Wówczas firma informatyczna wypełnia strategiczne cele, powstałe podczas pracy doradców, konkretnymi rozwiązaniami informatycznymi.

Z różnych względów przedsiębiorstwa niezbyt często zatrudniają zewnętrznych doradców, mimo że w wielu wypadków byłoby to bardzo pożądane. Wtedy na nas spoczyna praca związana z pokazaniem i zrealizowaniem docelowego systemu informacyjnego. Najlepiej, jeśli ten model uda się sprecyzować na początku prac wdrożeniowych. Taka sytuacja zdarza się coraz częściej. Dzieje się tak zwłaszcza, gdy informatycy przedsiębiorstwa współpracują z jego zarządem, są dobrze zorientowani w oczekiwaniach użytkowników i potrafią przekazać je firmie informatycznej prowadzącej wdrożenie.

Jeśli w zakładzie nie ma informatyka lub współpraca z nim nie układa się, to sojusznika w informatyzacji często udaje się znaleźć w dyrektorze ekonomicznym, głównym księgowym czy dyrektorze technicznym.

Przesłanki inspirujące do podejmowania informatyzacji są wielorakie. Potrzeby takie zgłaszają nie tylko służby ekonomiczne, ale często również piony produkcyjne. Zdarza się, że w trakcie prowadzonych prac wdrożeniowych otwiera się cały nowy obszar, który koniecznie musi być uwzględniony. Poszerza się wtedy krąg ludzi w przedsiębiorstwie, z którymi trzeba podjąć współpracę. To też zadanie, któremu trzeba sprostać.

Oczywiście wszystkie te prace nie odbywają się bezproblemowo. Ale jeżeli w ich trakcie istnieje możliwość odwołania się do tej grupy partnerów w przedsiębiorstwie, to wspólnie zawsze można wypracować zadowalające rozwiązanie. Najtrudniejszy jest pierwszy okres współpracy, kiedy wiele zachowań musi być zmienionych, kiedy trzeba aktywnie się uczyć, kiedy zmuszanym się jest do intensywnego dodatkowego wysiłku, a nie ma jeszcze pierwszych efektów wdrożeń.

Gdy efekty zaczynają już być widoczne, jest znacznie łatwiej. Zaufanie rośnie, pojawiają się wymierne korzyści, usprawnienia, poprawia się klimat i tempo pracy.

Oczekiwania na już

Efektem prac i rozmów z kierownictwem przedsiębiorstwa jest ustalenie jego oczekiwań wobec informatyzacji - dalekosiężnych i tych, które wymagają pilnego wdrożenia. Z naszych doświadczeń wynika, że kierownictwo oczekuje zwykle, że w pierwszej kolejności zintegrowany system zmniejszy pracochłonność związaną z emisją i księgowaniem dokumentów. Klient na ogół spodziewa się też, że dostawca systemu informatycznego dokona przeglądu organizacji, obiegu dokumentów i zakresu obowiązków pracowników w sektorze finansowym.

Po trzecie, zarząd oczekuje, że wdrożony system umożliwi szybkie uzyskiwanie informacji o kondycji finansowej całego przedsiębiorstwa w różnych przekrojach, np. o kosztach stałych i zmiennych. Szczególną uwagę medżerowie przywiązują do szybkiego dostępu do danych o stanie rozrachunków z odbiorcami i dostawcami (w złotych lub innej walucie).

Jak widać oczekiwania zarządów nie są nadmiernie wyrafinowane - nawet wtedy, gdy kupują one oprogramowanie wyprodukowane i zdolne do realizowania znacznie bardziej ambitnych celów.

<hr size=1 noshade>Andrzej Frys jest dyrektorem naczelnym Teta sp. z o.o.

Paweł Durkiewicz jest dyrektorem marketingu Teta sp. z o.o.


TOP 200