Według specjalistów, aplikacje zarządzające obiegiem złożonych dokumentów stają się dominującym oprogramowaniem dla przedsiębiorstw. Zapewniają nie tylko dostęp do dokumentów, ale także ich archiwizację oraz śledzenie obiegu i wykorzystania.

Świat się zmienia. Dokumenty które niegdyś wędrowały z pokoju do pokoju dziś są przesyłane poprzez sieci na inne kontynenty, zaś tradycyjną formę tekstową zastąpił dokument, w skład którego wchodzą tekst, grafika, ruchomy obraz i dźwięk. Silny nacisk na stosowanie nowych form dokumentów stanowi wyzwanie zarówno dla producentów, jak i użytkowników.

Producenci oprogramowania muszą skupić się przede wszystkim na problemach jego kompatybilności z różnorodnością rozwiązań zarówno sprzętowych, jak i programowych. Wiele istniejących aplikacji, mimo pozorów uniwersalności, okazuje się w rzeczywistości dedykowanymi. Innym problemem jest uzgodnienie formatów samych dokumentów. Ich regularna struktura umożliwiłaby automatyzację wielu funkcji (takich jak sortowanie, śledzenie oraz współkorzystanie i wymianę danych). Nowe technologie zarządzania dokumentami stawiają też istotne wymagania warstwie sprzętowej przedsiębiorstwa. Rozwiązania wymagają też integracja techniki obiektowej i języka zapytań (query language) z ostateczną (wyjściową) strukturą dokumentu. Mimo tych trudności eksperci twierdzą, że większość problemów jest bliskich rozwiązania. Wśród optymistów znajdują się przedstawiciele Novella Microsofta i Oracle.

Wypełnianie szaf

Zarządzanie dokumentami w dużej firmie kojarzyło się do niedawna ze stertami papierów w szafach. Dziś, w dalszym ciągu kojarzy się z szafami, tyle że pełnymi pudełek z dyskietkami i kasetami streamerów. Większość współczesnych aplikacji z tej dziedziny skupia się na archiwizacji i dystrybucji graficznych oraz tekstowych dokumentów. Często okazuje się, że aplikacja nie umożliwia dokonania edycji dokumentu!

Oczywiście istnieje także oprogramowanie bardziej uniwersalne, dokonujące indeksacji, zapewniające usługi typu bibliotecznego, umieszczające dokumenty w bazach danych wraz z systemem słów ważnych ułatwiających przeszukiwania zbiorów oraz regulujące dostęp do dokumentów. Wśród produktów tego typu można wymienić PC Does Open (produkcji PC Does) i SoftSolutions (Novell).

Systemy takie odpowiadają wprawdzie potrzebom w zakresie magazynowania i katalogowania informacji, ale są przeznaczone do zachowywania dokumentów w całości. Nie można więc zaczerpnąć z dokumentu tabelki bądź wykresu bez edycji całego pliku. Zazwyczaj nie jest to istotne ograniczenie (o ile aplikacja przy użyciu której powstał dokument jest dostępna na miejscu).

Trzeba czegoś więcej

"Zarządzanie dokumentami stanowi poważne wyzwanie" - mówi Dave Hason odpowiedzialny w Novellu za rozwój API. Według niego nakazem chwili jest:

- stworzenie otwartych interfejsów umożliwiających edycję dokumentu pochodzącego z bazy danych innego producenta niż aplikacja

- integracja z systemem katalogów sieciowych umożliwiająca ograniczenie dostępu do dokumentów (zgodnie z przyjętym rozdzielnikiem)

- stworzenie narzędzi umożliwiających wymianę dokumentów między różnymi platformami zarządzającymi (dużą rolę może tu odegrać poczta elektroniczna).

Trwają prace nad rozwiązaniem wspomnianych powyżej problemów. Jak zwykle wstępem jest przyjęcie standardów. W trakcie odbytej niedawno konferencji Association for Information and Image Management firmy: Novell, Xerox, IBM i Saros zgodziły się stworzyć organizację Document Management Alliance (DMA), która miałaby się zająć stworzeniem standardu o cechach DEN (Document Enabled Networking) oraz Shamrock. Zwraca uwagę nieobecność w nowo powstałej organizacji Microsofta - zamierza on zapewne bazować w swoich aplikacjach na standardzie wykorzystanym przez technologię OLE.

Obecnie większość dokumentów używa formatów dedykowanych. Nowy standard miałby umożliwiać współpracę aplikacji z różnorodnymi bazami danych, definiować prawa dostępu do dokumentów oraz specyfikować konieczne w technologii obiektowej parametry. Przyjęcie standardu oznaczałoby zapewne, że wprowadzenie go do innych aplikacji z zakresu pracy grupowej, obsługi poczty elektronicznej itd. Praktycznego zastosowania standardu można spodziewać się najwcześniej w przyszłym roku. Dodatkowym problemem jest pojawianie się "dzikich" standardów opartych na nowych technologiach np. Standard Generalized Markup Language.

Następna generacja

Następna generacja aplikacji służących do zarządzania dokumentami będzie umożliwiała dokonywanie operacji na częściach składowych dokumentów. Jednym z pierwszych zwiastunów oprogramowania takiego typu jest Astoria produkcji Xsoft, będącej częścią firmy Xerox. Astoria umieszcza dokumenty w bazie danych zorientowanej obiektowo wraz z towarzyszącą informacją o obiektach. Taka technika umożliwia dokonywanie zmian bez potrzeby zachowywania nowo powstałej kopii (tylko zmiany są katalogowane). Prostym staje się zarządzanie skomplikowanymi dokumentami, pochodzącymi z różnorodnych źródeł.

Nowe programy wyposażone są w sprawne narzędzia do dystrybucji dokumentów (także multimedialnych) poprzez Internet. Na liście producentów oferujących nowy typ wyrobów znajdują się również Electronic Book Technologies i Texcel. Aplikacje takie są idealne dla firm utrzymujących dużo kontaktów zewnętrznych, np. współpracujących z siecią sprzedaży. Nie wszyscy zdają sobie sprawę, jak duże środki angażują firmy w oprogramowanie służące obiegowi dokumentów. Badania rynkowe przeprowadzone wśród 300 przedsiębiorstw wykazały, że firmy o ok. 200 użytkownikach systemu biurowego przeznaczają na software ok. 500 tys. USD! Według zgodnej opinii producentów i użytkowników rynek wyrobów tego typu stale się zwiększa.

Zalety

Największą zaletą omawianych aplikacji jest ich zdolność do tworzenia i dystrybucji dokumentów, a następnie przekształcania ich w gotowe do użycia zasoby archiwalne. Dokumenty mogą zawierać w postaci zespolonej teksty, zbiory binarne, filmy, grafikę i nagrania dźwiękowe. Nowa generacja programów umożliwia wykorzystanie elementów składowych dokumentu zarówno razem, jak i osobno. Dystrybucja przy użyciu sieci komputerowych znacznie obniża koszty firmy, zaś wiele procesów można zautomatyzować. Charakterystyczną cechą wyrobów jest dążenie firm do posiadania dokumentów w formie zarówno elektronicznej, jak i tradycyjnej, np. wydruku.

Pełnia szczęścia? Może, ale jeszcze nie dziś.

Nawet jeśli zakończą się prace nad standaryzacją i zmniejszą się kłopoty z kompatybilnością systemów biurowych, to nie znaczy, że skończą się problemy. Na przykład nie rozwiązana jest współpraca z bazami danych służących do przechowywania dokumentów niestrukturalnych. Eksperci ostrzegają, że użycie do przechowywania takiej klasy dokumentów klasycznych baz produkcji Sybase bądź Oracle może prowadzić do zerwania więzi między częściami dokumentu.

Podobne problemy sprawia notabene SMGL (Standard Generalized Markup Language). Jeśli korzystający z tego standardu zdefiniują w niekompatybilny sposób różne części składowe dokumentu, to niemal na pewno będą mieli poważne trudności. SMGL wydaje się właściwym rozwiązaniem jedynie dla pewnej klasy dokumentów.

Innym problemem jest odtwarzanie dokumentów w formacie w jakim zostały stworzone. Nie we wszystkich przypadkach okazuje się to możliwe. Użycie proponowanej przez Microsofta technologii OLE 2.0 też nie jest wolne od problemów. Na przykład nie można ręcznie konfigurować połączeń obiektów z głównym dokumentem.

Wielkie trudności sprawia różnorodność platform sprzętowych. Trudno wymagać od przedsiębiorstw by wymieniły swój sprzęt ze względu na niekompatybilność z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami. To raczej producenci aplikacji muszą tworzyć rozwiązania niewrażliwe na rodzaj używanego sprzętu. Najbliższe ideału są pakiety służące do obsługi obiegu dokumentów na poziomie oddziału przedsiębiorstwa - tzw. Departamental Systems.

Eksperci twierdzą, że należy także opracować standardy do indeksowania dokumentów i baz między różnorodnymi sieciami oraz zapewnić stosowne połączenia (gateways).

Koszty infrastruktury

Pierwszą sprawą jest dysponowanie siecią o odpowiedniej przepustowości łączy. Gdy jeden departament włączy do swego dokumentu video-clip o proponowanym rozwiązaniu, należy liczyć się, że za dwa miesiące w sieci przedsiębiorstwa będzie krążyć już 100 clipów. Taki scenariusz może być katastrofą dla typowej sieci opartej na 10 Mbps Ethernet. Stosowane dotychczas rozwiązania były wystarczające, dopóki nie pojawił się problem przesyłania obrazu ruchomego.

W dodatku strategiczne decyzje związane z zakupem systemów muszą brać pod uwagę nie tylko kompatybilność ze standardem zarządzania dokumentami, ale co oczywiste - kompatybilność z narzędziami sieciowymi, np. NetWare Directory Service. Problemem samym w sobie jest integracja z wielkimi bazami danych, zastępującymi wspomniane na wstępie szafy z archiwaliami.

Idealnym rozwiązaniem byłby system niewrażliwy na wybór metody dostępu do dokumentu, ale nawet jeśli będzie on zaoferowany wkrótce to i tak pozostaną problemy związane z dystrybucją - twierdzą specjaliści. Tym niemniej wszyscy są świadomi, że świat dokumentów biurowych zaczął żyć własnym życiem i że skończyły się czasy korespondencji pisanych przez kalkę.