Owocny trud uczenia się

Szkolenia uczyniły z pracowników odlewni, wchodzących w skład zespołu wdrożeniowego, pełnowartościowych partnerów konsultantów podczas pracy nad konfiguracją systemu.

Szkolenia uczyniły z pracowników odlewni, wchodzących w skład zespołu wdrożeniowego, pełnowartościowych partnerów konsultantów podczas pracy nad konfiguracją systemu.

W poprzednim odcinku reportażu o wdrożeniu SAP R/3 w Odlewni Żeliwa w Śremie pisaliś-my na temat procesu wyboru systemu i firmy wdrożeniowej, formułowania wymagań i zasad powołania struktur organizacyjnych projektu. W maju br. skończył się kolejny etap tego projektu - szkolenia. Trwały one od lutego, a najbardziej absorbujący okres przypadł na marzec-maj. Dobiegły już końca prace nad koncepcją systemu. Ich terminowe i - jak już można się spodziewać - satysfakcjonujące zakończenie najlepiej świadczy o tym, że wiedza została przyswojona. Szkolenia są przede wszystkim po to, aby pracownicy przedsiębiorstwa i konsultanci firmy wdrożeniowej Business Consulting Center nawzajem się rozumieli i potrafili ustalić, czy mówią o tym samym, mimo że do celu zmierzają z przeciwległych stron: jedni od strony funkcji systemu, drudzy - procesów biznesowych w odlewni. A ich celem jest konfiguracja systemu w taki sposób, aby przedstawił on koszty produkcji w szerokim zakresie (wcześniej ustalonym), a zatem pozwolił je również redukować. W systemie wiele funkcji można wykonywać różnie. Zespoły wdrożeniowe musiały więc ustalić, który z nich wybrać.

Podstawy organizacyjne

Szkolenia nie są przygotowywane pod konkretnego klienta. Stanowią standard opracowany w centrali SAP, a następnie zlokalizowany w Polsce. "Gotowa konfiguracja szkolenia jest lepszym rozwiązaniem, ponieważ nie wymaga dodatkowej pracy konsultanta nad jej tworzeniem" - twierdzi Bartłomiej Buszczak, kierownik projektu ze strony BCC. Celem szkolenia jest zapoznanie członków zespołu wdrożeniowego z pełną funkcjonalnością systemu w danym obszarze. Dzięki temu pracownicy odlewni stają się partnerami konsultantów podczas następnego etapu projektu - konfigurowania systemu. "Jest to ogromna wiedza, którą trzeba szybko poznać. Aż za szybko. Ale wolniej nie można, bo wszystko trwałoby za długo. My to rozumiemy. Nie wszystko zapamiętaliśmy Çna blachęČ, ale podczas pracy nad koncepcją wiele rzeczy brzmiało już znajomo i szybko przypominaliśmy sobie to, co trzeba byłoČ - mówi Michał Michalski, kierownik sekcji technicznej i administracyjnej w Wydziale Odlewów Ciężkich, kierownik zespołu roboczego, wdrażającego moduł planowania produkcji. Wydział Odlewów Ciężkich będzie pierwszym wydziałem produkcyjnym w pełni zinformatyzowanym, tzn. w systemie informatycznym zostanie ujęty cały proces wytworzenia wyrobu - od wytapialni, do obróbki mechanicznej. W I etapie wdrożenia, prowadzonym w roku 2000, przewidziano prace na wydziałach: Odlewni Ciężkich Odlewów, Wydziale Centralnej Wytapialni, Wydziale Obróbki Mechanicznej, w II etapie - w roku 2001 - zostaną włączone wydziały: Produkcji Modeli Drewnianych, Odlewni Średnich Odlewów, Odlewni Małych Odlewów i Produkcji Modeli Metalowych.

W Śremie do szkoleń przygotowano dwie duże sale, również dwiema obszernymi salami dysponowało BCC. SAP wypożyczył serwer IDES z gotową konfiguracją, z danymi do ćwiczeń. Z założenia jeden komputer przypadał na dwie osoby, ale często zdarzało się, że każdy pracował na swoim sprzęcie. Szkolenia kolejnych zespołów roboczych odbywały się zazwyczaj od poniedziałku do środy przez osiem godzin. Na przykład kontrolingowi poświęcono pięć szkoleń: dwa trzydniowe i trzy dwudniowe oraz przewidziano trzy dni warsztatów przypominających.

Generalnie szkolenie nie ma charakteru warsztatowego. Nie wszystkie warsztaty są również zapisane w umowie. "Jednak takie działania naturalnie będą miały miejsce pod koniec etapu wykonywania prototypu i testowania. Wówczas do systemu jest już wprowadzona dostateczna liczba danych rzeczywistych, a w pracach uczestniczy więcej osób. Wtedy można naprawdę poćwiczyć pracę w systemie" - mówi Maciej Rzepka z BCC, konsultant wiodący modułu planowania produkcji. W systemie będzie wówczas reprezentatywna liczba kompletnych wyrobów (tzn. z formami, rdzeniami itd.), czyli ok. 30-40 na kilkaset produkowanych w Wydziale Odlewów Ciężkich.

Skuteczność elegancji

Szkolenia były prowadzone przez tych samych konsultantów, którzy potem pracowali z zespołami. Ważne więc, żeby już na tym etapie poznali się i polubili. Później wszak będą ze sobą współpracować. Między innymi z tego powodu zrezygnowano z egzaminów weryfikujących, mimo że na początku odlewnia nalegała, aby je zastosować. "Takie egzaminy przydają się, żeby zdyscyplinować ludzi. Przecież nauka to ciężka praca, nikt więc tak bardzo się do niej nie rwie. Jednak muszę powiedzieć, że w odlewni utrzymuje się entuzjazm dla wdrożenia" - podkreśla Andrzej Jędrzejak, kierownik działu informatyki i szef projektu ze strony odlewni. Maciej Rzepka dodaje, że podczas szkoleń była bardzo dobra atmosfera, choć nie brakowało dyskusji, ścierania się różnych racji i trudnych pytań. "Nikt nie żądał jeszcze większej wiedzy niż oferowaliśmy, ale próbowano dostosować tę wiedzę do realiów odlewni. Tego aspektu dotyczyła zdecydowana większość pytań" - komentuje Maciej Rzepka.

O dobrej woli uczestników projektu świadczy choćby fakt, że żaden z pracowników odlewni nie próbował "zagiąć" konsultantów, pokazać im - młodym na ogół ludziom - że o prawdziwej produkcji nic nie wiedzą i nie powinni podpowiadać ludziom, którzy na odlewnictwie "zjedli zęby". Taka postawa często zdarza się w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Michał Michalski twierdzi, że po kilku dniach wydawało mu się, jakby się znali od 20 lat.

Czy to jest tylko kwestia komunikatywności konsultantów? Myślę, że nie tylko, a nawet nie przede wszystkim. Dla ludzi pracy z przemysłu jest ważne, jak cenną wiedzę im się przekazuje, ale jeszcze ważniejsze jest to, czy traktuje się ich poważnie i z szacunkiem. Mają silne poczucie godności, które łatwo jest urazić na przykład nieodpowiednim strojem. Chwalą konsultantów za to, że w przystępny sposób potrafią wytłu-maczyć skomplikowane zagadnienia, ale zaraz potem dodają: "Konsultanci nigdy nie przychodzili w dżinsach. Zawsze byli elegancko ubrani. Widać było, że sprawę traktują poważnie" - wspomina Michał Michalski.

Koszty, koszty, koszty...

Szkolenia pokazały, jaka jest logika różnych przypadłości, które gnębiły przedsiębiorstwo. Dotąd bolączki wszyscy umieli wymienić, ale trudno było dostrzec ich przyczyny. System oparty na standardzie MRP II ma im zaradzić. "Wiemy, że fabryka bez komputerów to manufaktura. Metody MRP wcześniej nie znaliśmy, ale cały świat ją stosuje. My też musimy. Ludzie z BCC wytłumaczyli nam, o co w niej chodzi" - mówi Michał Michalski. "Dużo rzeczy będziemy robić inaczej niż dotąd. Pewnie, że to się niektórym nie podoba. Ale od komputerów nie ma odwrotu" - dodaje. Jego zdaniem, wątpiących najlepiej przekona przełożony. Pokieruje, dopilnuje, zadba o odpowiednią motywację.

I konsultanci, i pracownicy doskonale już wiedzą, że najwięcej trudnych zmian czeka ich w planowaniu produkcji. Zlecenia produkcyjnie bowiem już teraz dość dobrze rejestruje się ręcznie.

Dotąd planowanie przebiegało dwustopniowo: najpierw w dziale marketingu, gdzie ten proces był rozłożony na miesiące, a później na wydziałach odlewniczych, które planowały z dnia na dzień. Obecnie zostanie zagospodarowany środek, a całość ujęta w proces: od wrzucenia wsadu do pieca, aż po gotowy wyrób. Wydziały będą dokładnie wiedziały co się stanie, jeżeli przyjmą do wykonania coś poza planem, jak to wpłynie na inne działy, na cały proces. Proces produkcyjny zostanie powiązany z kontrolingiem, bo odlewnia chce znać swoje koszty.

W pogoni za poznaniem kosztów żądania wobec systemu rosną czasem daleko poza rozsądek i ustalone w umowie wymagania. Podczas uszczegółowiania umowy wyraźnie było powiedziane, jakie żądania są nie do zrealizowania. Ale ludzie o tym zapominają. Podczas szkoleń wracają do swoich pomysłów. Wtedy można im już dokładnie pokazać, jakim kosztem mogą żądane informacje wyciągnąć z systemu. "Dopiero, gdy się ludziom uzmysłowi, ile codziennie będą musieli wprowadzać danych, aby uzyskać to, co sobie wymyślili, zaczynają rozumieć, na czym to polega. Że nie jest to taka maszynka, w której jak z kapelusza wyciąga się to, na co ma się ochotę. Czasem trzeba się tyle napracować, żeby uzyskać jakieś informacje, że nie będzie czasu, aby je wykorzystać" - twierdzi Maciej Rzepka. Wiedza o logice systemu bardzo studzi zapędy do drobiazgowości, pomaga zrozumieć co jest ważne, a co mniej ważne, co się opłaca wiedzieć, a z czego nie będzie pożytku.

Być może to jest najważniejszy efekt szkoleń: wiedza o tym, co trzeba wiedzieć, żeby można było sensownie pracować.

--------------------------------------------------------------------------------

Pierwszą część reportażu opublikowaliśmy w CW nr 16/2000.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200