CIO Jakie są niewymierne korzyści związane z zastosowaniem modelu outsourcingu w IT?

Tak jak już wspomniałam, wyspecjalizowana firma może pozwolić sobie na dysponowanie bardziej doświadczoną i wykwalifikowaną kadrą. Może dobierać personel według potrzeb i pozostawiać margines bezpieczeństwa, jeśli chodzi o ilość zasobów, co ułatwia zarządzanie. Firmy specjalizujące się w danej dziedzinie mają też szerszy dostęp do nowinek technologicznych.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Kolejnym ważnym elementem z punktu widzenia firmy, która korzysta z outsourcingu, jest elastyczność. Przy dużych projektach powstają drobiazgowe plany i budżety, ale zawsze mogą się pojawić niespodzianki.

Jednakże z mojego punktu widzenia najważniejsze jest, że koszty stałe są zastępowane kosztami zmiennymi. Nie utrzymujemy zasobów na wszelki wypadek. Zamiast tego płacimy tylko wtedy, kiedy korzystamy, a korzystamy tylko wtedy, gdy jest to rzeczywiście potrzebne.

CIO Co warto oddawać w outsourcing, a co trzymać u siebie?

Kluczowa jest ocena ryzyka, które wiąże się z outsourcingiem poszczególnych obszarów, oszacowaniem tego, jakie ryzyko zostaje po stronie firmy, która oddaje usługę w outsourcing. Istotne, jakiego rodzaju jest to biznes, na jakie straty może być narażony. Wydaje mi się, że dobrze, jeśli funkcja może być dokładnie zdefiniowana, wyodrębniona z procesu, a jej wykonanie jest łatwe do zweryfikowania. Dobrym przykładem jest właśnie testowanie, o którym mówiłam już wcześniej, albo zarządzanie projektami.

CIO Czy wyliczanie zwrotu z inwestycji w IT jest bardziej przejrzyste, gdy korzysta się z outsourcingu?

Jest to zdecydowanie łatwiejsze, ponieważ dokładnie można skalkulować koszty zapłacone dostawcy zewnętrznemu za wykonanie danej pracy będącej częścią realizowanego projektu IT. Jeśli korzystamy z zasobów własnych, znacznie trudniej jest to obliczyć, ponieważ dany pracownik może się poświęcać innym zajęciom w tym samym czasie, pracować nad różnymi projektami. W modelu outsourcingu jest to bardziej transparentne.

CIO Czy z Pani punktu widzenia rola CIO w związku z wykorzystaniem outsourcingu się zmienia?

Zdecydowanie tak. CIO musi zrozumieć i zaakceptować całą otoczkę biznesową, prawną i finansową, która pojawia się w związku z outsourcingiem. Istotna jest zgodność z przepisami, zwłaszcza jeśli mówimy o outsourcingu technologii dla podmiotu regulowanego prawem bankowym. Ważne, aby CIO dobrze się w tej tematyce orientował i pamiętał o wszystkich jej aspektach, spełniał wymogi i to dokumentował w sformalizowany sposób. Zarówno u nas, jak i u naszych klientów musi być pełna świadomość i szczegółowa wiedza na temat tego, jakie funkcje, kiedy i gdzie zostały zlokalizowane, jak również jakie zasady zostały ustalone pomiędzy stronami w danym modelu outsourcingu. Tego oczekują od nas regulatorzy i my staramy się w odpowiedni sposób na te oczekiwania odpowiadać.

W naszej grupie są komisje, które zajmują się outsourcingiem. Jesteśmy firmą o zasięgu globalnym i działamy w wielopłaszczyznowym środowisku ustawodawczym, to znaczy takim, w którym nakładają się na siebie różne jurysdykcje prawne i regulacje podatkowe. Nasze rozwiązania muszą być dostosowane zarówno pod względem prawnym, jak i finansowym. Kluczowa jest optymalizacja struktur. Nieprzemyślane decyzje mogą spowodować, że np. korzyści finansowe wynikające z oszczędności z tytułu kosztów pracy zostaną zaprzepaszczone przez zwiększone obciążenia fiskalne. Każde przekazanie określonej funkcji wymaga głębokiego przemyślenia i rola CIO jest istotna w tym procesie. Powinien określić, jak rozwiązanie ma wyglądać docelowo, jaki model jest preferowany i dlaczego. Wtedy pozostałe obszary mogą przyjść z odpowiedziami, jakie warunki muszą być spełnione, żeby projekt doszedł do skutku, oraz rekomendacjami odnośnie do struktury transakcji. To skomplikowane tematy, angażujące wielu ekspertów, jednak rola CIO jest czołowa, gdyż po jego stronie leży cała koncepcja. Wszyscy staramy się zawsze szukać optymalnego rozwiązania, ale ostatecznie to CIO decyduje, czy to jest to, o co chodzi organizacji.

CIO Wspomniała Pani, że liczba zleceń rośnie, działy IT w poszczególnych spółkach grupy są mniejsze, a coraz więcej usług oddawanych jest w outsourcing.

Tak, ten trend jest wyraźnie widoczny. Względy są różne. Przede wszystkim odgrywa tu rolę efekt skali, gdyż ekonomicznie uzasadnione jest budowanie specjalistycznych grup. Polska może się szczycić bardzo dobrą opinią, jeśli chodzi o kwalifikacje w obszarze technologii. Mamy wysokiej klasy specjalistów i potencjalne zasoby na rynku, jak również cieszymy się zaufaniem. Chciałabym, aby jak najwięcej usług IT było lokalizowanych w Polsce. Zawsze staramy się pokazać z jak najlepszej strony. Dużą wagę przykładamy do jakości i elastyczności względem klientów. Jeżeli do Polski spływają nowe zadania związane z realizacją globalnych projektów technologicznych, to dla nas oznacza rozwój, wzmocnienie naszego znaczenia w grupie, a na rynku lokalnym budowanie marki solidnego i rozwojowego pracodawcy.

Jeśli chodzi o wątpliwości, jakie pojawiają się w branży, dotyczące kwestii identyfikacji pracowników z firmą, muszę przyznać, że nie zaobserwowałam tego problemu. Nasze usługi skierowane są do innych podmiotów z grupy i to z nią pracownicy się identyfikują, niezależnie od tego, dla jakiego podmiotu w danym momencie pracują. Pracownicy mają pełną informację o pojawiąjących się nowych projektach. Dla nich personalnie są to nowe wyzwania i szanse na dalszy rozwój, co ma działanie motywujące. Nasze projekty mają charakter strategiczny, a nie taktyczny. Umowy podpisujemy bezterminowo, gdyż jesteśmy przekonani, że usługi, które zostały do nas wyoutsourcowane, pozostaną tu na długie lata. Owszem, zdarzyło nam się, że usługi, które świadczyliśmy, zostały przeniesione do innych lokalizacji, ale miało to nie tylko podłoże kosztowe, a raczej funkcjonalne. Zaczynaliśmy od prostych procesów, gdyż na początku musieliśmy zbudować zaufanie partnerów. Po pewnym czasie zoptymalizowane i opisane przez nas procesy mogły być już wykonywane w innym miejscu, a my nasze zasoby mogliśmy przeznaczyć do wykonywania usług bardziej skomplikowanych. Z punktu widzenia pracowników to pozytywny trend, ponieważ ludzie są zainteresowani uczeniem się nowych, bardziej zaawansowanych funkcji wymagających wkładu merytorycznego.

Moim zdaniem, popularnośc usług outsourcingowych będzie wciąż rosła, zwłaszcza że postęp technologiczny umożliwia coraz śmielsze rozwiązania.