Outsourcing w modelu Agile zwiększa wydajność projektów IT

Materiał promocyjny Postulaty zawarte w Manifeście Agile zdobyły dużą popularność wśród dostawców IT, coraz chętniej są adaptowane także w dziedzinach innych niż informatyka. Kolejnym obszarem, w którym metodyki zwinne wnoszą wiele pozytywnych zmian, jest outsourcing IT – podejście Agile ułatwia m.in. wdrażanie pracowników spoza organizacji do własnych zespołów projektowych oraz skalowanie usług outsourcera.

Rosnąca presja konkurencyjna, skracający się czas życia produktów oraz generowane przez technologię zmiany w procesach biznesowych, istotnie ograniczają możliwość jednoznacznego precyzowania zakresu i celów projektów IT. Sprawia to, że klasyczne podejście transakcyjne, w którym klient i dostawca usług podpisują umowę na dostawę konkretnej usługi (czy to software, czy usługa outsourcingowa), zwykle w rozliczeniu fixed-price, jest w takich warunkach anachroniczne i coraz trudniejsze do stosowania. Po kilku miesiącach prac deweloperskich pierwotne założenia, zapisane z pietyzmem w umowie na początku współpracy, prawdopodobnie będą już nieaktualne.

Agile outsourcing rozwiązuje problemy z rekrutacją specjalistów IT

Zwinne zarządzanie pozwala wyjść naprzeciw wyzwaniom stawianym przez rynek – krótkie sprinty i iteracje, za każdym razem kończące się dostarczeniem działającej części oprogramowania i sprawdzeniem, czy wykonane jest ono zgodne z oczekiwaniami klienta, sprawiają, że ryzyko rozejścia się projektu z potrzebami jest niewielkie. Dzięki podejściu Agile zmiany w projektach są programowo wpisane w proces dostarczania usługi, nie powodują więc dezorganizacji pracy, co jest częstym problemem w przypadku tradycyjnego podejścia kaskadowego.

Metodyki zwinne znoszą bariery w postaci różnic w kulturze korporacyjnej, dzięki czemu współpraca między organizacjami stała się znacznie łatwiejsza i efektywniejsza. „Agile jest dla outsourcingu usług IT tym, czym język angielski dla całego świata biznesu – to wspólnota organizacji pracy, która pozwala na zacieranie granic między firmami bez względu na ich geograficzną lokalizację: wszyscy mówimy tym samym językiem, używamy tych samych pojęć, pracujemy w ten sam sposób, znamy te same obowiązujące zasady. Pojęcia sprint, daily meeting, scrum master, wszędzie znaczą to samo. Oustosurcowany pracownik nie ląduje już u nowego klienta, jak przybysz z innej planety. Dzięki agile, wszędzie czuje się jak u siebie.” – mówi Piotr Zyguła, Prezes Zarządu JCommerce. „Podejście Agile w procesach tworzenia oprogramowania pozwala nam łatwo wejść w organizację klienta”.

Nastawiony na Agile outsourcing IT umożliwia także skalowalność usługi – klient może w elastyczny sposób dostosowywać liczbę pracowników oraz dobierać ich wedle potrzebnych w danej chwili kompetencji. To istotna zmiana, ponieważ w klasycznym podejściu czas pozyskania nowego specjalisty IT (od pojawienia się zapotrzebowania, przez rekrutację, wdrożenie nowego pracownika, aż po rozpoczęcie efektywnej pracy) jest bardzo długi, a w obliczu niedoborów programistów na rynku pracy, dodatkowo obarczony ryzykiem niepowodzenia.

Outsourcing IT zapewnia elastyczność kosztów – był to tradycyjnie jeden z najczęściej branych pod uwagę argumentów przemawiających za tą usługą. Obecnie kwestia kosztów jest przez menedżerów dużych firm podnoszona coraz rzadziej; outsourcing IT jest coraz częściej traktowany jako sposób dostarczenia organizacji innowacyjnych technologii i rozwiązań, które powstają w środowiskach startupów i indywidualnych pasjonatów nowoczesnych technologii.

Outsourcing w modelu Agile

Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia. Outsourcing w wersji agile mocno akcentuje rolę transparentnej komunikacji, ponieważ współpraca w tym modelu wymaga dużego zaufania po obu stronach. Pracownicy skierowani do klienta przez outsourcera chcą niezależności, szacunku dla swoich pomysłów oraz udziału w podejmowaniu decyzji. Klient oczekuje natomiast profesjonalnej usługi, efektów i realizacji swoich biznesowych potrzeb. Te oczekiwania uzupełniają się wzajemnie, ale tylko otwarta i sprawna komunikacja gwarantuje, że nie rozejdą się w trakcie projektu.

Efekty ponad dokumentację. Celem usług outsourcingowych jest dostarczenie konkretnych korzyści biznesowych. Tworzenie rzetelnej dokumentacji jest oczywiście z punktu widzenia projektu istotne, nigdy jednak nie będzie ważniejsze, niż dostarczanie działających rozwiązań, usuwanie pojawiających się problemów czy dostosowywanie projektu do zmieniających się potrzeb.

Współpraca ważniejsza niż szczegółowa umowa. Zamiast tworzyć umowy oparte na listach szczegółowych wymagań, warto zapytać partnera outsourcingowego o propozycję sposobu dostarczenia konkretnej usługi, po czym dopiero na tej podstawie negocjować warunki. To bardzo dobry punkt wyjścia do tworzenia umowy Agile outsourcingowej, która nie powinna być traktowana jako sztywny plan realizacji projektu. Dobra umowa outrsourcingowa będzie umożliwiała zachowanie elastyczności działania, zabezpieczając zarazem interesy obu stron na podstawowym poziomie.

ING Bank Śląski zawdzięcza swoją wydajność Agile outsourcingowi

W korzystaniu z outsourcingu IT w modelu zwinnym ogromne doświadczenie ma ING Bank Śląski, który całą strukturę organizacyjną i sposób działania zbudował na bazie Agile.

„Współpraca w modelu Agile powinna gwarantować przede wszystkim otwartą komunikację oraz umożliwiać zastosowanie zwinnego podejścia w praktyce. Otwartość, zaangażowanie i odwaga do dyskusji to cechy, które umożliwiają sukces. Ważna jest także transparentność i gotowość do zrozumienia, że to, co było ważne na początku współpracy czy w konkretnym jej momencie, może się zmieniać – podobnie jak miary sukcesu. Bardzo ważne jest zatem zachowanie zwinnego podejścia ‘inspect & adapt’” – mówi Seweryn Papierz, Senior Agile Coach w Zespole Wsparcia Transformacji Agile w ING Banku Śląskim.

Reagowanie na zmiany ważniejsze niż realizacja planu. W przypadku modelu Agile obie strony umowy outsourcingowej powinny mieć świadomość, że celem usługi jest osiągnięcie konkretnych korzyści i realizacja potrzeb biznesowych klienta, a te w dzisiejszym świecie dynamicznie się zmieniają. Takiej współpracy nie da się w praktyce realizować na bazie rozliczania planu przyjętego na początku współpracy; czerpanie korzyści z elastycznego modelu współpracy z partnerem outsourcingowym, wymaga elastycznego podejścia także po stronie klienta.

Agile outsourcing – jak zacząć

Największe korzyści z wykorzystania outsourcingu IT w modelu Agile odniosą organizacje, które już funkcjonują w tej logice; w takich firmach korzystanie z usług outsourcingowych jest rozwinięciem podjętej strategii działania.

W przypadku organizacji nie mających doświadczenia z Agile warto rozważyć metodę małych kroków – w innym przypadku zwinny model zarządzania może wywołać opór wśród pracowników.

Właściwym krokiem w takiej sytuacji może być Talent leasing (tj. outsourcing w modelu team extension), umożliwiający wynajęcie pracownika, który posiada już doświadczenie w metodykach zwinnych. Osoba ta uzupełni istniejący w firmie zespół specjalistów IT i umożliwi im stopniową adaptację do nowej kultury organizacyjnej. Liczba outsourcowanych pracowników może być później dostosowywana do potrzeb klienta. Efektem ich pojawienia się w zespole klienta będzie transfer wiedzy, doświadczenia i umiejętności działania w logice Agile, a także stopniowe przygotowywanie pracowników do współpracy projektowej z pracownikami firm zewnętrznych.