Outsourcing w firmie

Sprawne przeprowadzenie outsourcingu w firmie wymaga spełnienia kilku warunków brzegowych

Sprawne przeprowadzenie outsourcingu w firmie wymaga spełnienia kilku warunków brzegowych:

  • procesy biznesowe muszą być dobrze opisane, standaryzowane i mierzone ilościowo;
  • rola systemów informatycznych w tych procesach powinna być ściśle zdefiniowana;
  • na potrzeby telekomunikacji winny być wcześniej sformułowane odpowiednie umowy SLA (Service Level Agreement) wiążące firmę z usługodawcą.
Do najczęściej spotykanych czynności dokonywanych w systemach informatycznych znajdujących się zarówno na terenie przedsiębiorstwa, jak i poza nim, ale zlecanych do wykonania przez zewnętrzne firmy outsourcingowe, należą:

Organizacja dostępu do sieci korporacyjnej

Organizacja dostępu do sieci korporacyjnej

  • zdalne przetwarzanie. Sprzęt, zbiory i bazy danych są własnością przedsiębiorstwa, znajdują się w jego siedzibie macierzystej i są na bieżąco uaktualniane przez etatowych pracowników firmy. Korzystając z tej infrastruktury oraz zdalnego dostępu, specjalistyczna firma zewnętrzna dokonuje zaawansowanego przetwarzania w celu wykonania zamówionych aplikacji: raportów, analiz, list płac, wydruków, zestawień finansowych i ekonomicznych, niezbędnych dokumentów statystycznych i innych potrzebnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa;
  • archiwizowanie danych. Infrastruktura informatyczna w całości znajduje się na terenie przedsiębiorstwa i jest jego własnością. Backupowe, awaryjne i archiwalne magazynowanie danych biznesowych wymaga jednak zaangażowania specjalistów od oraz fachowców od problematyki relacyjnych baz danych. Zatrudnianie specjalistów na etacie jest zwykle nieopłacalne i tańsze jest dokonanie outsourcingu archiwizacji przez zewnętrzną firmę usługową;
  • odtwarzanie infrastruktury. Ochrona zakładowego systemu informatycznego przed skutkami katastroficznych zdarzeń, aktów wandalizmu czy zarażenia wirusem komputerowym wymaga stosowania systemów ochrony klasy BRS (Business Recovery Service) z możliwością szybkiego odtwarzania poprawności zasobów informatycznych przedsiębiorstwa. W tym celu należy korzystać z zapasowego centrum przetwarzania (recovery data center), nad którym opiekę sprawuje firma outsourcingowa. Ona też odpowiada za odzyskanie poprawnych danych po ustąpieniu przyczyny awarii systemu informatycznego i zwykle obsługuje wiele takich przedsiębiorstw jednocześnie, obniżając w ten sposób koszty własne;
  • nadzór i konserwacja IT. Jedna z najczęściej spotykanych usług outsourcingowych IT. Utrzymanie w stałej gotowości technicznej zakładowego systemu informatycznego wymaga okresowych przeglądów urządzeń peryferyjnych, testowania poprawności działania sieci, wykrywania awarii i dokonywania napraw, które mogą wykonywać jedynie specjaliści. Uzyskiwane coraz dłuższe okresy bezawaryjnego działania sprzętu technicznego implikują rezygnację z etatowego serwisu i przekazanie nadzoru oraz konserwacji infrastruktury teleinformatycznej przedsiębiorstwa specjalistycznym firmom serwisowym. Mają one praktykę w szybkim usuwaniu uszkodzeń;
  • pomoc w aplikacjach (help desk). Wdrażanie i eksploatacja w przedsiębiorstwie dużych systemów klasy ERP czy CRM zwykle wymagają wsparcia technicznego zarówno w trakcie okresu gwarancyjnego czy rękojmi, jak i po ich upływie. Stała pomoc merytoryczna udzielana przez praktyków w tej dziedzinie jest wtedy nie do przecenienia, a dostarczają ją firmy outsourcingowe po zawarciu odpowiedniej umowy;
  • kompleksowa opieka nad systemem IT. Opieka obejmuje bieżącą eksploatację, konfigurowanie, testowanie i modernizację systemu komputerowego zainstalowanego w siedzibie przedsiębiorstwa. Zwykle polega ona na stopniowym dostosowaniu oprogramowania do zmieniających się potrzeb biznesowych firmy, instalowaniu i uruchamianiu nowszych wersji systemu, szkoleniu pracowników, zarządzaniu dokumentacją systemu oraz aktualizowaniu ochrony wirusowej we wszystkich elementach systemu informatycznego (rutery, serwery, bramy ogniowe).
Na polskim rynku dominują usługi outsourcingowe IT polegające na kompleksowej rejestracji, archiwizacji i przetwarzaniu informacji w centrach danych (data center), oferowaniu usług świadczonych przez firmy zewnętrzne dla księgowości i sektora bankowego, także rozwiązań zapewniających kompleksowy serwis, zarządzanie siecią (Solidex, Sekom) oraz zarządzanie środowiskiem: SAP (Service Advertising Protocol), ERP (Enterprise Resource Planning) i/lub CRM (Customer Relationship Management).