Outsourcing procesów jako zwiększenie konkurencyjności firm

Outsourcing na stałe wpisał się w zakres działań, które firmy podejmują w celu poprawienia swojej pozycji konkurencyjnej. Nie chodzi tu jednak tylko o cięcie kosztów.

We współczesnej globalnej gospodarce, gdzie mamy do czynienia ze stałą presją i walką konkurencyjną, outsourcing na stałe wpisał się w zakres działań, które firmy podejmują w celu poprawienia swojej pozycji konkurencyjnej. Najczęściej wpływają na to dwie podstawowe korzyści, które firmy osiągają wykorzystując outsourcing procesów - możliwość koncentracji na swoim podstawowym biznesie oraz obniżenie kosztów działalności. Zwłaszcza pierwsza z wymienionych korzyści może spowodować znaczący wzrost konkurencyjności. Można to zaobserwować na podstawie ewolucji procesów, które są przez firmy oddawane "na zewnątrz", do wykonywania przez wyspecjalizowanych dostawców. Na pierwszy ogień poszły najprostsze procesy takie jak sprzątanie, czy też obsługa gastronomiczna firmy. Po tym jak zarządzający przekonali się jakie korzyści można osiągnąć korzystając z outsourcingu sięgnięto do bardziej wyspecjalizowanych obszarów jak księgowość lub zarządzanie obiegiem dokumentów. Kolejnym krokiem jest wydzielenie na zewnątrz, tak istotnych z punktu widzenia organizacji usług jak: produkcja, działalność badawczo-rozwojowa oraz obsługa IT.

Optymalizacja przez outsourcing

Decyzja o wydzieleniu zewnętrznej firmie części realizowanych przez organizację procesów pozwala na szybkie ich usprawnienie. W jaki sposób? Już sama decyzja o podjęciu współpracy z outsourcerem wymusza na organizacji przegląd do tej pory realizowanych samodzielnie procesów, wraz z ich ponownym zdefiniowaniem i optymalizacją. Poodczas tych prac można skorzystać z doświadczeń firmy outsourcingowej, która wielokrotnie realizowała podobne operacje, posiada niezbędne zasoby i często bogaty know-how. Outsourcer, patrząc z zewnątrz na procesy realizowane u klienta, jest w stanie zidentyfikować wszelkie nieefektywne obszary oraz zaproponować możliwe usprawnienia. Każdorazowo w fazie projektowania tego rodzaju usług prowadzone są szerokie konsultacje z przedstawicielami klienta. Nadrzędnym celem jest bowiem zbudowanie optymalnego rozwiązania, gwarantującego możliwie najwyższy poziom skuteczności usługi oraz jej bezpieczeństwa. Niewątpliwie osiągnięcie tych korzyści i możliwość skupienia się na podstawowej działalności powoduje wzrost pozycji konkurencyjnej.

Zobacz również:

  • Czym jest MSP? O strategicznym outsourcingu usług IT

Należy pamiętać, że outsourcingowi najczęściej podlegają procesy back-office, które charakteryzują się tym, iż angażują w każdej firmie duże zasoby. Zasoby, które dzięki outsourcingowi można uwolnić i skierować do realizacji innych działań. Wszystko to sprawia, że przy prawidłowej identyfikacji procesów i powierzeniu ich do realizacji firmie zewnętrznej - na właściwie zdefiniowanych wzajemnych zasadach współpracy - jako szybko osiągalne korzyści pojawia się faktyczne obniżenie kosztów działalności operacyjnej, zwiększenie bezpieczeństwa oraz szybkości i jakości realizowanych procesów.

Koszty, koszty

Tutaj dochodzimy do drugiego niezaprzeczalnego atutu outsourcingu jakim jest obniżenie kosztów realizowanych procesów. Warto jednak w tym momencie podkreślić, że nie zawsze jest to czynnik najbardziej istotny przy podejmowaniu decyzji o wykorzystaniu zewnętrznych usługodawców. Wysokość i struktura oszczędności również jest płynna i zależy m.in. od rodzaju projektu. Jednocześnie oszczędności dla zleceniodawcy występują prawie zawsze. Podczas negocjacji tego typu kontraktów często spotyka się z pytanie: "Jakim cudem możecie robić to taniej, jednocześnie zachowując jakość realizowanych procesów?". Odpowiedź jest prosta - ponieważ dla firmy świadczącej usługi outsourcingowe core businessem i podstawową działalnością jest właśnie ten obszar. Wobec tego posiada ona doświadczenie, know-how oraz korzysta z efektu skali, czy też realizuje oszczędności w zakresie optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów ludzkich i sprzętowych.

Z drugiej strony każda firma outsourcingowa musi agresywnie zarządzać swoimi kosztami operacyjnymi, aby zaoferować swoim klientom tą samą jakość za niższą cenę. Na przykład w zakresie usług outsourcingu zarządzania dokumentami lub obsługi IT firmy, będące zleceniodawcami takich usług w pewien sposób współdzielą przydzielone im zasoby ludzkie i sprzętowe. Klient nie musi ponosić kosztów związanych z budową, utrzymaniem, administrowaniem i zapewnieniem bezpieczeństwa fizycznego infrastruktury serwerowej. Pozwala to osiągnąć maksymalną efektywność wykorzystania zasobów, co z kolei przekłada się na wysokość kosztów ponoszonych przez outsourcera, a w efekcie także cenę dla firmy korzystającej z outsourcingu. Wszystkie te czynniki pozwalają na zaoferowanie klientom atrakcyjnej ceny za usługi o wysokiej jakości. Tym samym rośnie konkurencyjność takiej firmy, która realizuje procesy około biznesowe taniej i lepiej.

Większa elastyczność

Powyżej wymienione - i bodaj najwyraźniejsze - korzyści wynikające z outsourcingu procesów nie są oczywiście jedynymi. Kolejne to na przykład łatwość modyfikacji i dopasowania przebiegu procesów do zmieniających się uwarunkowań wewnętrznych lub zewnętrznych, czy też zwiększenie efektywności oraz skuteczności działania przedsiębiorstwa, poprzez dostarczanie pełnej i obiektywnej informacji dla kadry zarządzającej. Wykorzystując zewnętrznego dostawcę usług firmom łatwiej jest modyfikować i zmieniać przebieg realizacji outsourcowanych procesów. Nie występują tu na przykład standardowe problemy zarządcze związane z oporem przeciwko wprowadzanym zmianom w organizacji, czy bezwładem organizacyjno-decyzyjnym w kontekście wprowadzanych zmian. Procesy wydawane do realizacji na zewnątrz są dobrze zdefiniowane, mają swoich właścicieli w organizacji, przez co łatwiej je dostosowywać do zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych.

Ważny jest też fakt, że z korzyści wynikających z outsourcingu procesów mogą korzystać firmy o różnym stopniu wielkości, reprezentujących różne branże i będące na różnych etapach rozwoju. Praktycznie każda organizacja znajdzie coś dla siebie w ofercie outsourcingu i będzie mogła skorzystać z oferowanych usług w sposób gwarantujący jej podniesienie swojego potencjału konkurencyjnego. Także dlatego jest to rynek, który ciągle rośnie i z którego korzysta coraz więcej podmiotów, świadomych korzyści jakie dzięki temu osiągają.

Autor jest prezesem zarządu firmy Idem.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200