Outsourcing procesów jako zwiększenie konkurencyjności firm
- Paweł Cegła,
- 10.08.2011, godz. 10:20
Outsourcing na stałe wpisał się w zakres działań, które firmy podejmują w celu poprawienia swojej pozycji konkurencyjnej. Nie chodzi tu jednak tylko o cięcie kosztów.
Optymalizacja przez outsourcing
Decyzja o wydzieleniu zewnętrznej firmie części realizowanych przez organizację procesów pozwala na szybkie ich usprawnienie. W jaki sposób? Już sama decyzja o podjęciu współpracy z outsourcerem wymusza na organizacji przegląd do tej pory realizowanych samodzielnie procesów, wraz z ich ponownym zdefiniowaniem i optymalizacją. Poodczas tych prac można skorzystać z doświadczeń firmy outsourcingowej, która wielokrotnie realizowała podobne operacje, posiada niezbędne zasoby i często bogaty know-how. Outsourcer, patrząc z zewnątrz na procesy realizowane u klienta, jest w stanie zidentyfikować wszelkie nieefektywne obszary oraz zaproponować możliwe usprawnienia. Każdorazowo w fazie projektowania tego rodzaju usług prowadzone są szerokie konsultacje z przedstawicielami klienta. Nadrzędnym celem jest bowiem zbudowanie optymalnego rozwiązania, gwarantującego możliwie najwyższy poziom skuteczności usługi oraz jej bezpieczeństwa. Niewątpliwie osiągnięcie tych korzyści i możliwość skupienia się na podstawowej działalności powoduje wzrost pozycji konkurencyjnej.
Zobacz również:
- Outsourcing zbudowany na partnerstwie
- Czym jest dostawca usług zarządzanych? Strategiczny outsourcing usług IT
Należy pamiętać, że outsourcingowi najczęściej podlegają procesy back-office, które charakteryzują się tym, iż angażują w każdej firmie duże zasoby. Zasoby, które dzięki outsourcingowi można uwolnić i skierować do realizacji innych działań. Wszystko to sprawia, że przy prawidłowej identyfikacji procesów i powierzeniu ich do realizacji firmie zewnętrznej - na właściwie zdefiniowanych wzajemnych zasadach współpracy - jako szybko osiągalne korzyści pojawia się faktyczne obniżenie kosztów działalności operacyjnej, zwiększenie bezpieczeństwa oraz szybkości i jakości realizowanych procesów.
Koszty, koszty
Tutaj dochodzimy do drugiego niezaprzeczalnego atutu outsourcingu jakim jest obniżenie kosztów realizowanych procesów. Warto jednak w tym momencie podkreślić, że nie zawsze jest to czynnik najbardziej istotny przy podejmowaniu decyzji o wykorzystaniu zewnętrznych usługodawców. Wysokość i struktura oszczędności również jest płynna i zależy m.in. od rodzaju projektu. Jednocześnie oszczędności dla zleceniodawcy występują prawie zawsze. Podczas negocjacji tego typu kontraktów często spotyka się z pytanie: "Jakim cudem możecie robić to taniej, jednocześnie zachowując jakość realizowanych procesów?". Odpowiedź jest prosta - ponieważ dla firmy świadczącej usługi outsourcingowe core businessem i podstawową działalnością jest właśnie ten obszar. Wobec tego posiada ona doświadczenie, know-how oraz korzysta z efektu skali, czy też realizuje oszczędności w zakresie optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów ludzkich i sprzętowych.
Z drugiej strony każda firma outsourcingowa musi agresywnie zarządzać swoimi kosztami operacyjnymi, aby zaoferować swoim klientom tą samą jakość za niższą cenę. Na przykład w zakresie usług outsourcingu zarządzania dokumentami lub obsługi IT firmy, będące zleceniodawcami takich usług w pewien sposób współdzielą przydzielone im zasoby ludzkie i sprzętowe. Klient nie musi ponosić kosztów związanych z budową, utrzymaniem, administrowaniem i zapewnieniem bezpieczeństwa fizycznego infrastruktury serwerowej. Pozwala to osiągnąć maksymalną efektywność wykorzystania zasobów, co z kolei przekłada się na wysokość kosztów ponoszonych przez outsourcera, a w efekcie także cenę dla firmy korzystającej z outsourcingu. Wszystkie te czynniki pozwalają na zaoferowanie klientom atrakcyjnej ceny za usługi o wysokiej jakości. Tym samym rośnie konkurencyjność takiej firmy, która realizuje procesy około biznesowe taniej i lepiej.
Większa elastyczność
Powyżej wymienione - i bodaj najwyraźniejsze - korzyści wynikające z outsourcingu procesów nie są oczywiście jedynymi. Kolejne to na przykład łatwość modyfikacji i dopasowania przebiegu procesów do zmieniających się uwarunkowań wewnętrznych lub zewnętrznych, czy też zwiększenie efektywności oraz skuteczności działania przedsiębiorstwa, poprzez dostarczanie pełnej i obiektywnej informacji dla kadry zarządzającej. Wykorzystując zewnętrznego dostawcę usług firmom łatwiej jest modyfikować i zmieniać przebieg realizacji outsourcowanych procesów. Nie występują tu na przykład standardowe problemy zarządcze związane z oporem przeciwko wprowadzanym zmianom w organizacji, czy bezwładem organizacyjno-decyzyjnym w kontekście wprowadzanych zmian. Procesy wydawane do realizacji na zewnątrz są dobrze zdefiniowane, mają swoich właścicieli w organizacji, przez co łatwiej je dostosowywać do zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych.
Ważny jest też fakt, że z korzyści wynikających z outsourcingu procesów mogą korzystać firmy o różnym stopniu wielkości, reprezentujących różne branże i będące na różnych etapach rozwoju. Praktycznie każda organizacja znajdzie coś dla siebie w ofercie outsourcingu i będzie mogła skorzystać z oferowanych usług w sposób gwarantujący jej podniesienie swojego potencjału konkurencyjnego. Także dlatego jest to rynek, który ciągle rośnie i z którego korzysta coraz więcej podmiotów, świadomych korzyści jakie dzięki temu osiągają.
Autor jest prezesem zarządu firmy Idem.