Od pewnego czasu w środowisku wykorzystującym sprzęt komputerowy można usłyszeć nowe hasło - "Lotus Notes". W przeróżnych polemikach wymawiane jest mniej lub bardziej śmiało w zależności od stopnia wtajemniczenia rozmówcy. Niektórzy mają możliwość wykorzystania "tego" w pracy codziennej i sprawdzenia jak "to" działa naprawdę, dla innych słowo "Notes" kojarzy się wyłącznie z notesem.

W ciągu 8 lat, które upłynęły od rozpoczęcia prac nad systemem Lotus Notes, stał się on standardem światowym w automatyzacji pracy grupowej. Stworzono nawet specjalnie pojęcie informatyczne GroupWare dla zobrazowania pojęć wynikających z działania tego systemu. Oprócz łatwości obsługi Lotus Notes, która z pewnością jest elementem bardzo istotnym, podstawową cechą zachęcającą do korzystania z niego jest naturalny sposób prezentowania danych. Kolejną cechą jest zdolność adaptacji tego systemu do dowolnej struktury organizacyjnej. W większości instytucji, w których zastosowano Lotus Notes, po utworzeniu podstawowych aplikacji dalsze zmiany i adaptacje były dokonywane przez samych użytkowników, tworząc środowisko zaspokajające ich potrzeby w optymalny sposób. Charakteryzując Lotus Notes można wydzielić w nim trzy zasadnicze środowiska:

* Baz danych, zapewniające współdzielony dostęp dla różnych użytkowników;

* Komunikacyjne, zapewniające przekazywanie informacji między użytkownikami;

* Projektowe, do tworzenia aplikacji umożliwiających optymalne wykorzystanie danych, w formie najlepiej dostosowanej do potrzeb.

Zastosowanie

Chociaż Notes daje rozległą platformę zastosowań, to do najczęstszych należą:

- automatyzacja obiegu dokumentów

- systemy obsługi klienta

- śledzenie stanu zaawansowania prac

- tworzenie bibliotek dokumentów

- forum dyskusyjne

- systemy koordynacji prac

- systemy rezerwacji

- systemy informacji telefonicznej (przy użyciu pakietu Phone Notes)

- wideoserwery (przy użyciu Video Notes).

Każde z tych zastosowań realizowane jest przez odpowiednią aplikację, której działanie może się opierać się na modelu klient/serwer.

Istnieje także możliwość obsługi baz danych tylko w trybie lokalnym, bez podłączenia do sieci komputerowej. Przydaje się to szczególnie użytkownikom okresowo korzystającym z usług sieciowych a stosującym komputery przenośne.

Notes w odróżnieniu do większości znanych baz danych nie jest bazą relacyjną. Jest to środowisko, w którym informacje są przechowywane i przekazywane w formie tzw. dokumentów. Struktura dokumentów jest w znacznym stopniu swobodna. Występują w nim pola o określonym typie i formacie, nadające się do indeksowania oraz pola o wzbogaconym znaczeniu, w których można dołączać obiekty innego typu, np. arkusze kalkulacyjne, dokumenty z innych edytorów tekstowych, zdjęcia, rysunki czy nawet nagrania audiowizualne. Do zapewnienia przenoszenia tych elementów między różnymi platformami sprzętowymi i systemowymi Notes wykorzystuje mechanizmy DDE/OLE (Dynamic Data Exchange/Object Linking and Embedding).

Zastosowano również mechanizm szybkiego przeszukiwania całego tekstu (Full-Text Search firmy Verity Incorporated).

Lotus Notes - system otwarty?

Notes z pewnością nie jest systemem otwartym. Autorem tego systemu i posiadaczem wszystkich praw do niego jest jeden wytwórca. System ten używa własnego formatu danych i własnego API (Application Programing Interface). Ale jaki inny system można uznać za bardziej "otwarty", skoro Notes zapewnia identyczny interfejs użytkownika na komputerach PC pracujących pod kontrolą systemów Windows, OS/2, SCO-UNIX, Macintosh; komputerach Sun-SPARC z systemem Sun Solaris; komputerach HP9000 Serii 700 i 800 pracującymi pod kontrolą systemu HP-UX oraz maszynach serii RS6000 pracującymi pod kontrolą systemu AIX.

Notes współpracuje z takimi popularnymi systemami baz danych jak: dBASE III Plus i dBASE IV wersja 1.5 lub starsza, FoxPro 2.0, IBM OS/2 Database Manager, Informix-OnLine v.4.10 i 5.0, Informix-SETM, Oracle, Paradox Release 4.0 i starsza, Microsoft SQL Server v.4.2 i Ingres oraz zapewnia łączność w sieciach używających protokołów NetBios, Vines, IPX/SPX, Apple Talk, TCP/IP, X.25, SNA.

Oprócz wymienionych sieciowych protokołów komunikacyjnych, Notes może w równie naturalny sposób komunikować się poprzez łącza asynchroniczne. Może on wymieniać informacje z większością systemów poczty elektronicznej, takich jak np.: cc:Mail, Microsoft Mail, VAXMail, Beyond Mail i X.400

Replikacja danych

Notes służy do gromadzenia i wymiany informacji między użytkownikami znajdującymi się często w różnych częściach świata, toteż konieczne było zapewnienie możliwości dostępu do jednakowych danych, niezależnie od geograficznej lokalizacji użytkownika.

Większość typowych baz danych wymaga aktaulizacji danych w trybie "on-line" a co za tym idzie wykorzystywania non stop szybkich łączy komunikacyjnych. Jest to metoda bardzo kosztowna i z technicznego punktu widzenia często niemożliwa do zrealizowania.

W przypadku replikacji w systemie Notes stosowane są identyczne kopie bazy, zlokalizowane w różnych fizycznie miejscach. Każda baza ma identyfikator "replika ID". Aby kopie bazy mogły się replikować muszą mieć ten sam identyfikator. Mechanizm replikacji w zaplanowanym czasie lub na bezpośrednie żądanie synchronizuje informacje między kopiami, tak aby po zakończeniu procesu dane zawarte w bazie były identyczne. Wymagana łączność między serwerami ogranicza się jedynie do ustalenia różnic między kopiami, co znacznie obniża koszty połączenia.

Bezpieczeństwo danych

Ze względu na sposób wykorzystania Notes, zasadnicze znaczenie ma ochrona danych przed niepowołanym dostępem i modyfikacją. System zabezpieczeń Lotus Notes zapewnia wielopoziomową ochronę. Poczynając od ustalenia tożsamości klienta, poprzez ustalanie praw indywidualnych lub grupowych dostępu do baz danych, a na szyfrowaniu konkretnych pól w bazie kończąc, możemy bardzo dokładnie i jednoznacznie ustalić zasady dostępu oraz możliwości modyfikacji informacji.

W szczególnych przypadkach użytkownicy Notes mogą uznać, że nawet tak wyrafinowane mechanizmy ochrony nie są wystarczające. Dlatego twórcy Notes pozostawili możliwość dopisania w języku C własnych procedur szyfrujących, według dowolnego algorytmu poprzez wywołanie funkcji API (Application Programing Interface).

Przyszłość systemu?

Wkrótce pojawi się kolejna wersja Lotus Notes oznaczona numerem 4.0. Jej premiera zapowiadana jest na koniec listopada. W Polsce Lotus Notes dostępne jest w sprzedaży sieci czterech dystrybutorów: Computer 2000, MSP, ABC Data i System 3000. Cena jednego pakietu (niezależnie czy to dla stacji roboczej czy dla serwera) waha się od 500 USD do 700 USD.