Kącik praktyka

Fazowy schemat budowania efektywnego zespołu projektowego

Etap planowania

Na podstawie harmonogramu prac zaplanuj schemat organizacyjny projektu i strukturę (relacje) ról w zespole.

Etap pozyskiwania pracowników

Korzystając z przygotowanego schematu organizacyjnego i planu zatrudnienia, sporządź listę dostępnych (proponowanych przez klienta, producenta i kooperantów) członków zespołu oraz przeprowadź rekrutację i selekcję pracowników na stanowiska jeszcze nie obsadzone. Dobierając pracowników do zespołu projektowego, oceniaj ich kwalifikacje zawodowe, dojrzałość społeczną, tzn. umiejętność współżycia z innymi, oraz zaangażowanie (motywację) w to co robią. Pamiętaj przy tym, że każdy pracownik może występować w wielu rolach i zmieniać swoje przypisanie do nich w różnych fazach projektu.

Etap identyfikacji

Psychologowie twierdzą, że pierwsze wrażenie przy spotkaniu się dwojga ludzi jest najważniejsze i tworzy stereotyp myślenia o danej osobie, który trudno potem zmieniać. Postaraj się zatem, aby pierwsze spotkanie z każdym z członków zespołu odbyło się w sposób nieoficjalny, bez stresu. Daj się poznać jako osoba naturalna, zainteresowana życiem innych i ich problemami. Można np. pod pretekstem świętowania podpisania kontraktu zorganizować nieformalne spotkanie członków zespołu lub po prostu zaprosić zespół na pizzę. W takiej atmosferze można zobaczyć ludzi takimi, jacy są, i nawiązać pierwsze kontakty, rozwiać stereotypy i przekazać swoje zaangażowanie.

Po spotkaniu nie zapomnij sporządzić notatek z rozmów z członkami twojego zespołu. Zapisz swoje pierwsze wrażenia i skonfrontuj je z danymi w CV poszczególnych osób. W ten sposób będziesz mógł łatwiej zaplanować dla nich zadania i miejsce w zespole. Pamiętaj, że na tych danych budujesz możliwość partycypacji i indywidualizacji twoich stosunków z pracownikami. Dodatkową premią są korzyści, jakie możesz osiągnąć, "pamiętając" jeszcze w miesiąc po pierwszej rozmowie o sukcesach sportowych syna swojego szefa jakości lub o pierwszej miłości córki głównego analityka.

Etap integracji

Przygotuj spotkanie organizacyjne projektu. Przedstaw to, co wiesz, i powiedz, co chcesz osiągnąć. Ludzie muszą wiedzieć, że będziesz od nich wymagał dobrej pracy i aktywności. Muszą także wiedzieć, iż mogą mieć do ciebie zaufanie i cenisz krytykę. Zaprezentuj kontekst projektu, jego cel i ogólną strukturę organizacyjną. Rozdziel podstawowe zadania, przedstaw standardy pracy itd. Zrób to w taki sposób, aby każdy członek zespołu mógł odnaleźć się w przeznaczonym dla niego w projekcie miejscu i zrozumieć powód istnienia zespołu i projektu. Nie ma nic gorszego dla wydajności zespołu, jak jego sfrustrowani członkowie, pytający: "Co ja tutaj robię?" Zespół projektowy będzie teraz pozyskiwał dane i wiedzę o projekcie, uczył się efektywnej komunikacji wewnątrzzespołowej i z kooperantami. Jest to okres przejściowy, w którym poszczególni członkowie będą się docierać i uczyć współpracy. Pamiętaj, że ludzie najlepiej sami organizują swoją pracę i przyjmują właściwy dla siebie sposób jej wykonania. Rozliczaj ludzi z tego co mieli zrobić, a nie ze sposobu realizacji. Twoim zadaniem na tym etapie jest kontrola i rozwiązywanie konfliktów, a także usuwanie głównych barier organizacyjnych. Oto kilka rad, jak wydobyć z ludzi to, co najlepsze:

• zauważaj potrzeby innych

• sobie i innym wysoko ustawiaj poprzeczkę

• oczekuj od ludzi tego, co najlepsze

• stwórz klimat, w którym niepowodzenie nie oznacza przegranej

• dołącz do tych, którzy idą tam gdzie ty

• zachęcaj do sukcesów, wskazując dobre wzorce

• okazuj zaufanie i często chwal osiągnięcia

• zachowaj równowagę między motywowaniem pozytywnym i negatywnym

• nie przesadzaj ze współzawodnictwem, stosuj je w sposób umiarkowany

• nagradzaj współpracę

• pozwól, aby czasem nad zespołem przetoczyła się "burza"

• własną motywację zawsze utrzymuj na wysokim poziomie

(wg A. L. McGinnisa)

Etap stabilizacji

Zespół projektowy w naturalny sposób wytworzył wewnętrzne struktury nieformalne i zasady (standardy) pracy. Jeśli są one wydajne, należy je podtrzymywać. Jeśli nie, konieczna jest reintegracja zespołu, by wypracować nowe skuteczniejsze metody działania.

Etap reintegracji

Zespół działa najskuteczniej na końcowym etapie integracji. Jest wtedy najbardziej twórczy. Zbyt długie działanie zespołu według utartych schematów i standardów pracy - mimo sprawnej realizacji rutynowych działań - powoduje zanik elastyczności i kreatywności członków zespołu. Niesie to ze sobą ryzyko niepowodzenia lub w najlepszym razie zmniejszenia produktywności. Pamiętaj, że dla projektu zawsze najistotniejsza jest innowacyjność myślenia i działania. Musisz zatem nieustannie stymulować członków zespołu do stawiania czoła nowym wyzwaniom, rozwijania swoich umiejętności (szkolenia) i ciągłego doskonalenia warsztatu pracy.