Organizacja w procesie

Największe korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów są wtedy, gdy służy on wspieraniu procesów biznesowych.

Największe korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów są wtedy, gdy służy on wspieraniu procesów biznesowych.

Wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów zainteresowane są firmy i instytucje z wielu różnych branż i sektorów - od urzędów administracji publicznej, przez banki i zakłady przemysłowe, po wielkie międzynarodowe korporacje. W wielu z tych miejsc funkcjonuje on już od kilku lat. Systemy obiegu dokumentów wciąż są jednak rozwijane, wyposażane w nowe funkcje i możliwości. Trudno się dziwić tak dużemu, a przy tym wciąż rosnącemu, zainteresowaniu rozwiązaniami z tego zakresu. Nie sposób wyobrazić już sobie nowoczesnej, sprawnie funkcjonującej organizacji bez wymiany dokumentów w formie elektronicznej.

Na zorganizowanej przez nasz tygodnik III Konferencji "Od informacji do decyzji" pokazano wiele rozwiązań i wdrożeń z dziedziny elektronicznego obiegu dokumentów. Uczestnicy obrad zwracali jednak uwagę, by wdrożenia dedykowanych do tego systemów nie traktować jako celu samego w sobie. Ich funkcjonowanie i wykorzystanie jest o wiele efektywniejsze i bardziej racjonalne, jeżeli traktować je jako rozwiązania wpisane w procesy pracy i procesy biznesowe. Wtedy służą one nie tylko do zadań czysto biurowych, ale też wspomagają integrację ludzi i informacji w organizacji, umożliwiają ciągłe doskonalenie procesów w celu poprawy sposobu funkcjonowania.

Funkcjonalność systemów elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje dzisiaj o wiele większy zakres działań niż tylko samo przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną z jednego miejsca na drugie. Mogą chociażby stanowić cenne źródło informacji na temat sposobu funkcjonowania firmy i służyć znajdowaniu rozwiązań poprawiających efektywność jej działania czy konkurencyjność na rynku. Bezcelowe staje się wykorzystywanie tylko ich podstawowych funkcji. Od samego początku trzeba myśleć o integrowaniu ich z systemami obiegu pracy, zarządzania zadaniami, próbować wpisywać je w zdefiniowane w organizacji procesy i funkcjonujące struktury. Jednocześnie należy pilnie analizować pozyskiwane z nich informacje, które mogą okazać się bardzo przydatne do racjonalizacji, optymalizacji, udoskonalania tychże procesów i struktur, bądź też do wprowadzania nowych, bardziej efektywnych rozwiązań.

Porządek w dokumentach elektronicznych

Podmioty publiczne, wykorzystujące do realizacji swoich zadań dokumenty elektroniczne, zobowiązane są do przestrzegania zasad określonych w trzech nowych rozporządzeniach Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Dotyczą one: niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, wymagań technicznych, formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych oraz szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Regulacje te nie dotyczą na razie podmiotów prywatnych.

Biorąc pod uwagę, że z kilkuletnim opóźnieniem przejmujemy wiele innowacji, które pojawiły się w USA, nie można wykluczyć pojawienia się i u nas rozwiązań na wzór amerykańskiego Sarbanes-Oxley Act (SOX). SOX nakazuje firmom m.in. wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów elektronicznych obejmującą procedury backupu i archiwizacji, jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych, prowadzić regularne szkolenia pracowników dotyczące zasad przechowywania danych. Niezależnie jednak od tego warto po prostu dobrze zarządzać całością dokumentacji i danych będących w posiadaniu.

Fragment wykładu Kazimierza Schmidta z Zakładu Naukowego Archiwistyki w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, wygłoszonego podczas III Konferencji "Od informacji do decyzji".


TOP 200