Organizacja gromadzenia informacji

Korekta automatyczna

W wielu przypadkach autorzy oprogramowania, zakładając dobrą wolę operatorów komputerów, ignorują mechanizmy kontroli wprowadzanych danych, oddając to pole w ich wyłączne władanie, jakby zapominając, że użytkownik ma prawo do pomyłek wynikających przecież z różnych przyczyn: roztargnienia, niewiedzy czy niedbalstwa. Brak programowej kontroli wprowadzanej informacji pokutuje najczęściej koniecznością żmudnego procesu korekty, nie będącego zazwyczaj tak prostym zjawiskiem, jak standardowe wprowadzanie danych, co zależy od tego, jak "głęboko" dane zaistniały w systemie oraz jakie przepisy regulują ich korygowanie.

Budując interfejs użytkownika, należy przewidzieć i zastosować wszelkie mechanizmy automatycznej kontroli informacji, tak aby zminimalizować zagrożenie powstania błędnych informacji w bazie danych. Oczywiście kontrola za pośrednictwem oprogramowania może zmniejszyć ryzyko umieszczenia błędnych informacji, jednak nigdy go nie wyeliminuje - przynajmniej w obecnym stadium dysponowania "inteligencją" kodu. Nie wszystkie informacje podlegają kodyfikacji, stąd też ich weryfikowalność musi, niestety, odbywać się pod nadzorem człowieka. Niemniej im więcej pomyłek, często typowych uda się wyeliminować na etapie wstępnym, tym mniejszy problem zaistnieje w momencie wykonywania ręcznej korekty pozostałych danych. Nie wszystkie klasy danych kwalifikują się do zastosowania wobec nich mechanizmów kontrolnych, lecz tam gdzie można przeprowadzać programową korektę, należy to czynić.

Obserwując różne typy systemów, można zgrupować je w pewne klasy pod kątem podejścia do komputerowej kontroli danych pierwotnych:

  • brak jakiejkolwiek kontroli - odpowiedzialność za jakość informacji spoczywa wyłącznie na użytkowniku; dane są zachowywane w takiej postaci, w jakiej zostały wprowadzone

  • kontrola poprzez autoryzację - wprowadzone informacje nie są umieszczane bezpośrednio w bazie danych, lecz w pewnego rodzaju pliku pośrednim i są dostępne tylko upoważnionym audytorom; dopiero po dokonaniu kontroli ich jakości przez upoważnioną osobę, zostają przetransferowane do bazy danych

  • kontrola online - oprogramowanie wspomaga użytkownika w eliminacji ewentualnych błędów i zezwala na zaakceptowanie informacji po spełnieniu niezbędnych ku temu wymogów.
Najczęściej stosowanym rodzajem kontroli danych jest ostatni z wymienionych ze względu na dostępne obecnie możliwości techniczne.

Proces gromadzenia danych wymaga, aby były one prawdziwe i uzyskane we właściwym czasie, co z kolei umożliwia oprogramowaniu dostarczenie wiarygodnych wyników. O prawdziwości danych decydują zastosowane mechanizmy korekty - automatyczne (programowe) i ręczne (autoryzacja przez człowieka). O czasie decyduje pracochłonność i organizacja procesów wprowadzania korekty. Tym sposobem mamy więc wyodrębnione dwa istotne czynniki, decydujące o jakości danych dostarczonych systemowi.

Szczegóły dotyczące zagadnień związanych z techniczną stroną kontroli danych na etapie ich ujmowania nie będą tu poruszane, gdyż tematyka ta jest związana ze sferą techniczną wykonania oprogramowania i wykracza poza łamy niniejszego artykułu. Podsumowując należy jedynie stwierdzić, że im wydajniejszy jest filtr wejś-ciowy, tym liczba danych wymagających korekty wtórnej, ewentualnie następnych, jest mniejsza, co znacznie przyspiesza cykl ujmowania danych (rys. 4). Ponadto należy zauważyć, że nawet najlepszy filtr ma ograniczenia, dotyczące jego wydolności.

Gromadzenie po polsku

W informatycznym krajobrazie naszego kraju dominują systemy obsługujące niewielkie liczby danych. Stan ten ulega i będzie ulegał przeobrażeniom, a wraz z wprowadzaniem kolejnych rozwiązań, uzyskujących status systemów masowych, organizacja zaplecza ich funkcjonowania, oprócz sfery technicznej, stanie się jednym z istotniejszych czynników krytycznych. Obecnie systemy dużej skali napotykają problemy charakterystyczne dla faz wczesnego rozwoju, gdzie niedostatek środków technicznych zastępuje się pewnymi działaniami organizacyjnymi, buforującymi i przyjmującymi na siebie główny ciężar zalewu informacji. Uporanie się z masą danych w formie pierwotnej, dostarczanych na nośnikach papierowych, zawierających dużą liczbę błędów, nie jest zadaniem trywialnym i wymaga angażowania znacznych zasobów kadrowych oraz dokonywania zmian organizacyjnych w celu dotrzymania terminów i jakości.

Brak dostępu online do baz danych we wszystkich punktach obsługi danych masowych stawia organizatorów przedsięwzięć przed koniecznością angażowania szczebli pośrednich i podziału zadań, tworząc tym samym trudniej sterowalne organizmy funkcjonalne o mniejszej wydajności, za to większej złożoności. Gdy dojdziemy do takiego stanu, że w każdym punkcie obsługi klienta danego systemu będzie istniał dostęp online do bazy danych, eliminując w ten sposób wędrówki dokumentów drukowanych, okaże się, iż nie jest to jeszcze rozwiązanie satysfakcjonujące i na miarę epoki. Następnym celem będzie dostęp indywidualny każdego klienta z jego prywatnego terminala. Pomyśleć tylko, jak wyrafinowany musiałby być interfejs programowy, aby wykluczyć wszystkie błędy popełniane przez nas, jak mamy to zwyczaj czynić obecnie na formularzach papierowych, co poprzez mrówczą pracę tysięcy urzędników znajduje odzwierciedlenie w tak nie lubianych przez nas wezwaniach do korekty.


TOP 200