Jak transakcja

Ze względu na transakcyjny sposób myślenia człowieka, proces realizacji projektu często widziany jest jako transakcja: kupno-sprzedaż. Szczególnie klienci i przyszli użytkownicy mają tendencję do takiego patrzenia na projekt. Płacą za nowy system informatyczny i chcą, aby producent zaprojektował go, dostarczył jak najszybciej i skutecznie wdrożył. Jest to model zachowania dobry w sklepie z oprogramowaniem narzędziowym, ale zupełnie nieadekwatny przy "zakupie" projektu nowego oprogramowania. Klient musi mieć od początku świadomość, że powodzenie projektu zależy w takim samym stopniu od niego, jak od innych organizacji realizujących projekt, ponieważ sam jest jedną z ważniejszych składowych ryzyka jego realizacji.

Świadomość klienta i innych organizacji o ich wspólnej odpowiedzialności za projekt nie może być kształtowana przez kierownika projektu. Mimo iż logika zarządzania wymaga podporządkowania się wszystkich członków zespołu projektowego jego kierownikowi, to dla większości z nich kierownik będzie człowiekiem z zewnątrz, obcym, narzuconym "z góry". Jego kompetencje są w jawnym konflikcie z kompetencjami pionowych struktur zarządzania w macierzystych firmach poszczególnych kooperantów. Jego autorytet nie znaczy nic i nie ma żadnej mocy sprawczej bez potwierdzenia i nieustannego wsparcia ze strony kierownictwa poszczególnych firm.

Trudności kierowników

Zagadnienia omawiane przez mnie są trudne do zrozumienia, szczególnie przez najwyższe kierownictwo firm. Kierownikom niełatwo pogodzić się z rolą jeszcze jednego członka zespołu projektowego. Przecież to oni rządzą firmą, wydają polecenia, zlecają wykonanie projektu itd. Okazuje się jednak, że najwyższe kierownictwo firmy jest właściwie na usługach kierownika projektu, który ma prawo zwracać się do niego z prośbą o przydział potrzebnych mu zasobów materialnych i ludzkich oraz o rozwiązanie tych problemów, które nie leżą w jego kompetencjach. Nie chodzi tu o próbę zmiany ról czy odwrócenie klasycznych hierarchicznych struktur zarządzania, ale o realne zastosowanie dojrzałej, świadomej i dwustronnej relacji między pracownikiem i pracodawcą, który - zlecając wykonanie zadania - jest odpowiedzialny za dostarczenie niezbędnych środków do jego realizacji.

Orkiestra i dyrygent

Sytuacja kierownika projektu przypomina rolę dyrygenta w orkiestrze. W organizacji działającej przez projekty wszyscy muzycy są w jednej sali i razem uczestniczą w próbach i koncertach. Wpływ kierownika projektu - dyrygenta i muzyków - członków zespołu projektowego - na kształt dzieła jest bezpośredni. Inna sytuacja będzie w przypadku, kiedy poszczególni muzycy pochodzą z różnych orkiestr i są wynajmowani tylko na czas prób i koncertów. Podstawowym problemem jest tutaj synchronizacja czasu muzyków, tak aby mogli się razem spotkać, oraz ich intelektualne (i artystyczne) rozdwojenie na zupełnie różne repertuary. Możemy sobie wyobrazić ogrom problemów związanych z podobnym przedsięwzięciem. Za motywację poszczególnych muzyków, ich przygotowanie do prób i obecność na nich, nie może być odpowiedzialny sam dyrygent. Musi polegać na swoich kolegach dyrektorach orkiestr lokalnych, którzy zadeklarowali pomoc w dostarczeniu swoich najlepszych ludzi do wspólnego przedsięwzięcia. Jest to sytuacja analogiczna do próby realizowania projektów informatycznych między różnymi organizacjami o różnych strukturach.

Kierownik projektu potrzebuje zatem pomocy ze strony kierownictwa poszczególnych firm (dyrektorów orkiestr lokalnych) w egzekwowaniu swoich kompetencji. Podstawą jest tutaj zrozumienie i zaangażowanie kierownictwa we wspólny projekt. Jest to podstawowy warunek sukcesu, który najczęściej uświadamiamy sobie dopiero przygotowując listę przyczyn niepowodzenia kolejnego projektu.

Kierownik projektu jest odpowiedzialny nie tylko za przeprowadzenie wielu działań projektowych, ale przede wszystkim za zdobycie poparcia (najlepiej udokumentowanego w kontrakcie) najwyższego kierownictwa wszystkich firm realizujących projekt. Jeśli tego poparcia nie zdobędzie i nie będzie go pielęgnował, aby z czasem nie zanikło, projekt jest na dobrej drodze do katastrofy, a jego kierownik może zacząć aktualizować swoje CV.