Optymalizować potem integrować

Gdy mówi się o integracji, zazwyczaj myśli się kategoriami aplikacji, które się ze sobą łączy. Tymczasem jest to jedynie środek, celem powinna być optymalna integracja usług świadczonych przez dział IT lub podmioty zewnętrzne.

Dzisiejsze przedsiębiorstwa rzadko wykorzystują pojedynczą aplikację, która potrafiłaby obsłużyć wszystkie zadania firmowe. Chlebem powszednim jest zatem integracja aplikacji, by tworzyła jeden spójny system obsługujący procesy biznesowe. Każde wdrożenie winno być poprzedzone rozpoznaniem i optymalizacją procesów biznesowych, by uniknąć wdrażania rozwiązania, które usprawnia coś, co działa zupełnie nieoptymalnie. W efekcie nieudanego wdrożenia powstałby organizm, który powielałby schemat zachowań nieprzystający do możliwości dostarczanych przez dzisiejsze technologie. Jaskrawym przykładem jest system obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.

W większości przedsiębiorstw króluje nadal schemat recepcji, która przyjmuje wszystkie dokumenty w formie papierowej i elektronicznej, rozdziela je i umieszcza w segregatorach, popularnie zwanych "gołębnikiem", albo przekazuje dalej pocztą elektroniczną, wprowadzając przy tym do dziennika. Pracownik z kolei co jakiś czas zagląda do skrzynki na recepcji i odbiera pocztę, otrzymując dokumenty, które przekazuje dalej lub załatwia samodzielnie. Gdyby wdrożyć i zintegrować system obiegu dokumentów, bazując na tym schemacie, recepcja po otrzymaniu dokumentu skanowałaby go, wprowadzała do systemu, a następnie dokument czekałby na załatwienie przez pracowników w części odpowiadającej za podział według rozdzielnika. Integracja z systemem ERP umożliwiłaby automatyzację wprowadzenia informacji o dokumencie. Nawet jeśli te zadania wykonywałaby firma zewnętrzna, bez optymalizacji procesów, byłaby to nadal kosztowna i mało sprawna operacja. Tymczasem optymalizacja usług biznesowych i określenie sposobu ich integracji jeszcze przed przeprowadzeniem samego procesu połączenia oprogramowania przynosi znacznie lepsze efekty.

"Wszelkie działania związane z integracją oprogramowania, na przykład obiegu dokumentów, należy poprzedzić optymalizacją procesów biznesowych. Nasze doświadczenia udowadniają, że w ten sposób można działać o wiele sprawniej i osiągnąć znacznie więcej korzyści dla firmy" - mówi Dariusz Szwed, konsultant klientów strategicznych w . W przypadku przedsiębiorstwa, które przyjmuje i przetwarza wiele dokumentów, optymalizacja ta może objąć skrócenie i uproszczenie obiegu, wprowadzenie automatyzacji, obieg zależny od cech dokumentu (na przykład uproszczenie zatwierdzania faktur na niewielkie kwoty). Jeśli przedsiębiorstwo przeprowadziło taką optymalizację, może przekazać w outsourcing masowy ruch związany z największym woluminem dokumentów. Przeniesienie na barki partnera biznesowego obsługi określonej grupy dokumentów przetwarzanych masowo przynosi znacznie większe korzyści biznesowe niż przekazanie wszystkich dokumentów bez uprzedniej optymalizacji. Wynika to stąd, że optymalna obsługa jest o wiele tańsza i lepiej poddaje się automatyzacji.


TOP 200