Dopiero po optymalizacji usług następuje integracja rozwiązań do ich świadczenia, obejmująca połączenie między systemami, ustalenie zasad wymiany informacji i budowa odpowiednich interfejsów, jeśli to jest konieczne. Kluczowym zadaniem nie są jednak prace programistyczne, ale przeprowadzona uprzednio analiza usług IT, które mają być zintegrowane.

Optymalizacja popłaca także przy outsourcingu

Jak wiadomo, przekazanie wybranych części procesów back-office zewnętrznemu podmiotowi przynosi szereg korzyści. Jedną z nich jest dostęp do zaawansowanej technologii bez konieczności inwestowania środków w wymagane w tym celu narzędzia. Jeśli procesy działają optymalnie, wybrana zostanie tylko ta technologia, która naprawdę jest niezbędna do wykonania danego zadania i znacznie lepiej można oszacować wielkość woluminu usług. Dzięki temu dokładnie wiadomo, jakie usługi powinny być zrealizowane, w jakiej formie i z jaką gwarancją SLA. "Rozliczanie z partnerem zazwyczaj odbywa się metodą za zdarzenie - "per click", na przykład za każdą stronę skanowanego lub drukowanego dokumentu - ale cena operacji może bardzo silnie zależeć od wybranej technologii i skali. Gdyby wdrożyć outsourcing bez optymalizacji, do najlepszych ekonomicznie efektów należałoby dochodzić metodą kolejnych kroków, co może wiązać się ze zmianami umów, kosztami wielokrotnej przebudowy aplikacji, interfejsów oraz zasad wymiany danych" - mówi Dariusz Szwed.

Integracja ma zapewnić wygodę pracy

Przy planowaniu łączenia różnych systemów nie wolno zapominać o użytkownikach. Integracja różnych rozwiązań przeprowadzona bez uwzględnienia sprawności pracy użytkowników skutkuje pogorszeniem jakości realizacji zadań. Wrogiem jest tutaj każda niewygoda, którą można było usunąć, integrując rozwiązania w inny sposób. Jeśli w przedsiębiorstwie wdrożono wydruk podążający, który wymaga uwierzytelnienia użytkownika, najkorzystniejszym rozwiązaniem będą karty zbliżeniowe. Jeśli użytkownik musi za każdym razem wpisać login i hasło, nie uzna tego rozwiązania za wygodne, można oczekiwać większej liczby błędów i innych problemów. Przy integracji systemów warto rozważać usprawnienie i automatyzację wielu czynności.

Według Dariusza Szweda, wiele operacji da się usprawnić. "Zamiast ręcznego sortowania można wprowadzić system stron wiodących, wysyłanych lub skanowanych przed właściwym dokumentem, na których podstawie system samoczynnie uzupełni skan o odpowiednie metadane. Zamiast ręcznego oznaczania dokumentów i wpisywania ich właściwości można wykorzystać mechanizm rozpoznawania typu i rodzaju dokumentu, dzięki któremu podział na podstawie wyglądu lub różnych cech, w tym treści, będzie odbywać się automatycznie" - wyjaśnia Dariusz Szwed. Zatem projektowanie integracji usług musi obejmować także to, w jaki sposób użytkownicy będą z tych systemów korzystać.