Optymalizacja kosztów to stały proces

W MSP można trzymać się technologicznych aspektów ograniczania wydatków na IT. W korporacjach optymalizacja tych kosztów to przedsięwzięcie biznesowe. Konieczne jest kompleksowe podejście, zmiany organizacyjne i zrozumienie zależności między IT a biznesem.

W małych i średnich firmach wzrosły budżety IT – wynika z ostatniego raportu Spiceworks, który obejmuje pierwsze półrocze 2013 r. To dobra, ale też zaskakująca wiadomość, ponieważ od lat słyszymy o cięciu wydatków na informatykę. Po bliższym przyjrzeniu się, widać jednak, że większe zasoby finansowe nie są przeznaczane na zatrudnianie dodatkowych specjalistów IT. Zwiększone budżety idą głównie na zakup nowego sprzętu, usług chmurowych czy opłat za hosting. W tym obszarach od lat udaje się optymalizować koszty, co z kolei pozwala uniknąć redukcji zatrudnienia. Aż 69% ankietowanych nie zamierza redukować zatrudnienia, ale jednocześnie tylko 22% planuje przyjęcie nowych pracowników do działu informatycznego. Według raportu IT Metrics przygotowanego przez Gartnera, największą kadrę IT mają instytucje finansowe oraz banki – nawet do 10% wszystkich zatrudnionych. Dla odmiany, ten odsetek spada poniżej2 % w branży spożywczej, budowlanej, materiałowej oraz wydobywczej.

Na co idą pieniądze?

Skoro firmom udaje się utrzymać zatrudnienie, musiały znaleźć sposoby optymalizacji wydatków. Oszczędności przynosi przede wszystkim korzystanie z usług hostowanych i chmurowych. Warto dodać, że w usługi chmurowe inwestują najwięcej firmy zatrudniające poniżej 20 osób. To dobre rozwiązanie, ponieważ pozwala uniknąć dużych wydatków na zakup sprzętu i wdrożenie oprogramowania. Mimo to ankieta przeprowadzano przez Spiceworks pokazała, że firmy zatrudniające do 1000 osób w jednej trzeciej preferują kosztowny zakup sprzętu, a nie rozwiązania chmurowe. Natomiast 46% wszystkich ankietowanych planuje kupno nowych serwerów w ciągu najbliższych sześciu miesięcy. Jednocześnie rośnie w siłę grono firm czerpiących korzyści z chmury. Około 19% zatrudniających poniżej 20 pracowników oraz 11% wszystkich firm wyeliminowało w ten sposób konieczność nabycia nowych serwerów.

Zdaniem analityków Gartnera to właśnie centra danych są miejscem, w którym organizacje ponoszą spore, często niepotrzebne wydatki. Z ankiet wynika, że ta kategoria pochłania aż 22% wydatków na IT wśród w firm z obszaru EMEA. Szczególnie w przypadku małych i średnich firm cięcie wydatków na serwerownię, a w zamian korzystanie z zewnętrznych usług zarządzania IT czy innych usług informatycznych jest na dłuższą metę dobrym sposobem na optymalizację kosztów operacyjnych.

Optymalizacja kosztów

Widać wyraźnie kilka kierunków, w których działy IT powinny podążać, aby zredukować koszty funkcjonowania infrastruktury IT. Jako punkt startowy warto rozważyć trzy rozwiązania. Po pierwsze, szefowie IT powinni prowadzić podległe im działy jak biznes. Należy podejmować inwestycje pozwalające na rozwój, planować działania na wypadek różnych zdarzeń losowych czy korzystać z porad ekspertów. Tak jak można korzystać z outsourcingu w zakresie marketingu, tak samo można zrobić z informatyką, zlecając obsługę specjalistom, co powinno przynieść ograniczenie kosztów, a często także poprawić działanie środowiska IT.

Po drugie, warto obrać kierunek na chmurę. Raport przygotowany przez Spiceworks podkreśla, że im mniejsza firma, tym bardziej prawdopodobne, że będzie korzystać z usług typu cloud. Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ w większości firm przeniesienie IT do chmury oznacza niższe koszty i większą wygodę niż budowanie własnego środowiska informatycznego.

Po trzecie, wirtualizacja. Zaglądając ponownie do raportu Spiceworks, aż trzy czwarte ankietowanych deklaruje, że wirtualizuje swoje środowisko IT (pamięci masowe, serwery, bezpieczeństwo czy wydruk). Ponad połowa wirtualizuje także aplikacje biznesowe. Wirtualizacja tych elementów oznacza, że firmy są w stanie działać bardziej elastycznie, szybko skalować środowisko w górę lub w dół, w zależności od bieżących potrzeb. Jednak tego typu taktyczne działania firmy prowadzą od lat i praktyka pokazuje, że trudno doprowadzić je do finiszu.


TOP 200