Optymalizacja kosztów to stały proces

Korporacyjne wyzwania

Gartner odpytał ponad 2 tys. CIO na całym świecie. Z zebranych odpowiedzi wynika, że główną barierą utrudniającą organizacjom ciągłą optymalizację kosztów IT jest swego rodzaju brak synchronizacji. Brakuje współpracy pomiędzy wszystkimi zasobami i wspólnego dążenia do jednego celu. Zdaniem pytanych dyrektorów IT, jeśli firmy byłyby prawidłowo zmotywowane i dążyły do tego samego celu, możliwe byłoby osiągnięcie znacznie większych oszczędności. Tymczasem w praktyce rzadko udaje się osiągnąć oczekiwane rezultaty. Zdaniem analityków Gartnera można temu zaradzić, stosując się do opracowanych przez nich pięciu zasad, które pozwalają na ciągłą optymalizację kosztów IT.

Jako pierwszą wymieniają dojrzałość w zakresie przejrzystego działania IT. Jest to konieczne, aby firmy mogły podejmować lepsze decyzje w zakresie własnych potrzeb i sposobów ich zaspokajania. To z kolei pozwala na racjonalne cięcie kosztów z zachowaniem zasobów, które są najważniejsze dla przedsiębiorstwa. Usługi IT realizowane na rzecz biznesu powinny być definiowane i oceniane pod kątem przejrzystości i potencjalnej optymalizacji kosztów właśnie przez działy biznesowe. Poziom przejrzystości należy oceniać przez pryzmat osiąganych wyników biznesowych. Nie będzie to możliwe, dopóki biznes i IT nie określą wspólnie, co IT dostarcza biznesowi i czego biznes potrzebuje od IT.

Transparentność

Przejrzystość pozwala osiągnąć też inne korzyści, takie jak: lepsze zarządzanie potrzebami, identyfikacja potrzeb biznesowych, zdolność do prowadzenia IT i biznesu, lepszą ocenę zasobów IT, którymi dysponuje firma. Natomiast brak przejrzystości często zalicza się do najpoważniejszych obaw, jakie żywią akcjonariusze bądź udziałowcy. Stosując zasady przejrzystości, dział IT może dostosowywać swoją rolę do potrzeb biznesowych i prowadzić rzeczowe dyskusje na temat balansu między kosztami realizacji projektów informatycznych a potencjalnymi korzyściami, jakie te projekty mogą przynieść.

Elastyczność

Jednym z głównych czynników decydujących o skutecznej optymalizacji kosztów jest zdolność organizacji do szybszego dostosowywania się do wewnętrznych celów i warunków zewnętrznych. Wyzwaniem w optymalizacji kosztów nie jest dążenie do redukcji kosztów poszczególnych elementów IT, ale próbowanie utrzymania balansu między niższymi kosztami jednostkowymi a finansowaniem IT w taki sposób, aby zapewnić organizacji zdolność do redukcji bądź zwiększania zasobów w odpowiedzi na zmieniające się okoliczności, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

Powszechnie występującym problemem jest znaczna redukcja kosztów przez przedsiębiorstwo, po której okazuje się, że większość kosztów jest stała, a firma jest uwiązana długoterminowymi kontraktami z dostawcami usług i producentami. W efekcie organizacja nie jest w stanie dalej obniżać kosztów, jeśli wystąpi jeszcze większy spadek zapotrzebowania na IT, chyba że poniesie wysokie kary umowny związane z rozwiązaniem kontraktów. Ta sytuacja może również ograniczyć możliwości organizacji w zakresie szybkiego zwiększania zasobów. Dlatego zasilanie IT w zasoby z różnych źródeł to dobra podstawa do stałej optymalizacji kosztów.

Popyt i podaż

Aby w pełni zoptymalizować IT, należy przyjrzeć się nie tylko sposobom zaspokajania potrzeb biznesowych, ale również samym potrzebom. Zbyt często firmy traktują optymalizację jako sposób na najlepsze zaspokojenie potrzeb związanych z IT. To z kolei prowadzi do stworzenia kultury, w której IT działa w reakcji na potrzeby biznesowe, a samo nie wykazuje się inicjatywą, która wpływa na potrzeby. Jeśli szefowie informatyki są w stanie z pewnym prawdopodobieństwem przewidzieć, jakie będzie zapotrzebowanie na IT w przyszłości, stworzą sobie dobre warunki do finansowania zasobów informatycznych w optymalny sposób. Z kolei strategią, która może uczynić biznes bardziej świadomy swoich potrzeb na IT, są takie rozwiązania, jak wprowadzenie cen wewnętrznych.