W praktyce w procesie opracowywania nowego produktu wielokrotnie przechodzi się przez te same etapy prac projektowych - są to działania iteracyjne. Podstawowe z nich to: zbieranie informacji z rynku o potrzebach klientów i działaniach konkurencji, opracowanie konstrukcji, opracowanie procesów wytwórczych, wykonanie prototypów i serii próbnych, próby i testy, weryfikacja na rynku, zebranie uwag i poprawa rozwiązania konstrukcyjnego, i cały ciąg dalszy się powtarza.

Opracowywanie nowych wyrobów zwykle podlega innym prawom i nie może być tak samo zarządzane jak jest to w ERP, gdzie obowiązuje ścisła dyscyplina: sterowanie działalnością w całym przedsiębiorstwie i szerzej w zarządzaniu łańcuchem dostaw. Nadmiar nakazowego zarządzania i władzy księgowych zwykle dusi działalność innowacyjną. Z drugiej strony ERP musi mieć do dyspozycji aktualną dokumentację i niedopuszczalne jest dopuszczanie do produkcji na rynek eksperymentalnych, jednorazowych rozwiązań i dokumentacji.

Aby PLM mogło funkcjonować, niezbędna jest integracja procesów gospodarczych i uporządkowanie przepływu informacji w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu. W skali całego przedsiębiorstwa procesy tworzenia nowych wyrobów muszą uwzględniać możliwości różnych służb: ich silne i słabe strony oraz partnerów zewnętrznych. Procesy te muszą być wbudowane w obsługę bieżących operacji. Przykładem może być obsługa zmian konstrukcyjnych. Technicznie może być realizowana poprzez transfer danych z pliku zarządzanego przez PLM do pliku zarządzanego przez ERP i następnie dane o zmianach mogą być rozpowszechniane i wykorzystywane w ramach ściśle określonych procedur.

Po opracowaniu nowego wyrobu lub podzespołu jego zestawienie materiałowe BOM (Bill Of Materials) może być przekazywane z systemu projektowania wspieranego komputerowo CAD do obsługi zestawień materiałowych w ERP. Wprowadzanie zmian i poprawek w istniejących elementach, które mogą być aktualnie wytwarzane, jest bardziej wrażliwe. Opóźnienie w modyfikacji zestawienia materiałowego na produkcji może skutkować wytworzeniem starej, niepotrzebnej wersji elementu lub zakupem zbędnych po zmianie materiałów.

Moment wprowadzenia zmiany bywa także istotny np. gdy jest to zamiana materiału na inny, równoważny funkcjonalnie, ale tańszy, podczas gdy mamy w magazynach duży zapas materiału zastępowanego. Innym przykładem jest operacja zamiany materiału, którego duża ilość jest w toku dostawy.

Część zmian musi być wprowadzana tylko dla pewnej serii wyrobów produkowanych np. w wersji tropikalnej.

Problemy integracyjne

Jedną z największych trudności w integrowaniu PLM z innymi aplikacjami jest przekazywanie danych pomiędzy aplikacjami w taki sposób, aby zachowana była struktura i sens przekazywanych danych.

Zastosowanie PLM może być interesujące w wielu obszarach działalności przedsiębiorstwa, a w szczególności:

• Ocena rynku, włączając w to segmentację i prognozy demograficzne.

• Przewidywanie zapotrzebowań i nisz rynkowych.

• Koncepcja produktów i określanie parametrów.

• Szczegółowe projektowanie.

• Uruchamianie produkcji i zarządzanie zmianami konstrukcyjnymi.

• Wybór i szukanie elementów i podzespołów oraz szukanie źródeł zaopatrzenia.

• Procesy planowania produkcji.

• Opanowywanie rynku.

• Obsługa posprzedażna.

• Zarządzanie dokumentacją.

Rozwój przedsiębiorstw na globalnym rynku powoduje zapotrzebowanie na współpracę w procesach projektowania wyrobów. Wymagania państwowe i ciągły wzrost liczby przepisów powodują gwałtowny wzrost ilości danych dotyczących nowych produktów, które trzeba obsługiwać.

Przykładem niezbędnego poziomu uzgodnienia danych pomiędzy systemami może być "ilość na", element wyższego rzędu w zestawieniu materiałowym w PLM, która niekoniecznie jest tym samym w systemie ERP. Należy sprawdzić, czy ta wielkość w PLM, a jest to ilość wchodząca na składnik wyższego rzędu, to jest ilość na partię produkcyjną np. 100 szt. składnika wyższego rzędu? Czy jednostki miary są takie same w obu systemach? Czy zawierają współczynniki braków produkcyjnych? Innym problemem są daty obowiązywania w zestawieniach materiałowych. Może się zdarzyć, że do zestawienia materiałowego powinien wejść składnik dostępny z datą późniejszą niż data jego wycofania z użytkowania w przedsiębiorstwie. Takich zagadnień związanych z semantyką danych w systemach PLM i ERP może być wiele, a ich rozwiązanie warunkuje poprawną współpracę.

Zwykle niezbędne jest zweryfikowanie listy elementów, które mogą być stosowane w produkcji, oraz sporządzenie list zamienników. Przykładem może być zastąpienie zespołu elektronicznego A przez zespół B, jednak pod warunkiem, że B będzie zamontowany razem z kondensatorem o określonej pojemności. Często wybór zamiennika zależy bezpośrednio od klienta końcowego, np. elementy dla określonej strefy klimatycznej. Ten problem musi być rozwiązany, aby systemy PLM i ERP mogły ze sobą współpracować.

Najważniejsze jest spełnienie przez PLM wymagań funkcjonalnych przedsiębiorstwa przy możliwości integracji z innymi systemami. Poziom integracji funkcjonalnej i danych należy szczególnie dokładnie sprawdzić, nawet jeśli dostawcą PLM jest nasz dostawca ERP.

Elektroniczne zarządzanie cyklem życia wyrobu e-PLM (electronic life cycle management) jest rozwiniętym zestawem aplikacji do pracy grupowej pozwalającej na zbudowanie zespołu i uzyskanie dobrego wejścia do biznesu elektronicznego, a głównie składania zamówień przez Internet lub handlu elektronicznego. Jednak uzyskanie dobrych rozwiązań software'owych jest trudne, ponieważ bardziej tradycyjni dostawcy zarządzania dokumentami PDM, projektowania wspieranego komputerowo CAD i zarządzania projektami na ogół nie dysponują jeszcze odpowiednim oprogramowaniem. W razie potrzeby można zwrócić się do dostawców dużych systemów ERP.

Przejrzystość etapów

Niezbędne jest uświadomienie sobie, że system PLM musi rozpoznawać różne informacje na różnych etapach opracowywania, produkcji i obsługi posprzedażnej produktu. Podczas gdy produkt przechodzi z fazy opracowania do produkcji, a następnie do eksploatacji, poszczególne osoby zaangażowane na tych etapach cyklu życia wyrobu posługują się różnymi danymi. Początkowo są to zestawienia materiałowe powstające na podstawie rynków konstrukcyjnych i informacji o procesach wytwórczych, następnie o procedurach serwisowych wyrobów i ich końcowym wycofaniu z eksploatacji. Zestawienia materiałowe mogą być utrzymywane oddzielnie dla każdego z etapów życia wyrobu. Etapy te można określić następująco.

W procesie projektowania w trakcie trwania cyklu opracowywania nowych wyrobów, produkt posiada odmienną konfigurację w każdej z faz NPI (New Produkt Introduction). Przechodząc od fazy opracowania koncepcji przez opracowanie konstrukcji i technologii do wprowadzania na rynek wyrób może mieć oddzielne zestawienia materiałowe i związane dokumenty dla wersji prototypowej A lub wersji próbnej B, dopuszczenia do produkcji, wszelakiego rodzaju zezwolenia oraz informacje o poziomie zmian konstrukcyjnych i wykonań. Informacje wstępne są praktycznie zaraz po ich powstaniu dostępne dla osób uprawnionych. Marketing zatwierdza koncepcję wyrobu, produkcja i zakupy dostarcza informacje kosztowe i określa kiedy będzie można rozpocząć produkcję.

Po przekazaniu opracowania konstrukcyjnego do produkcji opracowywane jest rozwinięcie technologiczne wyrobu - plan technologiczny wykonywania wyrobu w konkretnym procesie produkcyjnym na konkretnym wyposażeniu produkcyjnym: maszynach i urządzeniach. Plany technologiczne dla danego wyrobu wytwarzanego w różnych zakładach, a nawet na różnych wydziałach są zwykle różne i indywidualnie dostosowane do wyposażenia produkcyjnego konkretnych lokalizacji. Konkretny plan technologiczny może zawierać zestawienie materiałowe z oznaczeniami - indeksami, które pozwalają na identyfikację materiałów wraz z potrzebnymi ilościami na konkretnych etapach produkcji. Takie zestawienia często zawierają odwołania do dokumentacji produkcyjnej i opisującej procesy kontroli oraz rysunki i listy narzędzi.

Kolejnym ważnym etapem opracowania dokumentacji jest dokumentacja niezbędna do prowadzenia serwisu technicznego wyrobów u klientów. Dokumentacja serwisowa zawiera niezbędne zestawienia materiałowe i inne potrzebne dokumenty, które pozwalają na obsługę techniczną wyrobów w trakcie eksploatacji. Jest to szczególnie istotne w przypadku wyrobów będących zwykle w eksploatacji wiele lat, np. samoloty, autobusy czy wyposażenie central telefonicznych. Samoloty lub autobusy mogą być eksploatowane i regularnie serwisowane w wielu krajach świata. Podzespoły w takich wyrobach często są udoskonalane, a pierwotne zestawienia materiałowe dla serwisu oraz wszystkie dopuszczalne zamienniki dla różnych elementów muszą być przechowywane wraz z wyrobami dla każdej serii wyrobów, a nawet numeru seryjnego.

Etapy cyklu życia wyrobu obsługiwane są zwykle odrębnymi procedurami obiegu dokumentów. Poszczególne systemy informatyczne w przedsiębiorstwie integrują się z aplikacjami e-PLM dla konstrukcji, produkcji i serwisu. Uzyskiwanie istotnych oszczędności możliwe jest dzięki automatyzacji procedur, co pozwala także na ścisłą kontrolę i nadzór niezbędny dla audytu.