Okna z widokiem na klienta
-
- Antoni Bielewicz,
- 16.09.2002
Skala modyfikacji jest zresztą znacznie większa. System pozwala na śledzenie dostaw realizowanych przez kontrahentów Winkhausa. Rok temu WH-Okna wyposażono w moduł do komunikowania się z dilerami i podwykonawcami. "Postanowiliśmy jeszcze bardziej ułatwić naszym klientom ich biznes, wyposażając nasze narzędzie w funkcje umożliwiające kontaktowanie się z ich partnerami biznesowymi" - opowiada Maciej Matella. System pozwala na edycję dokumentów potrzebnych przy składaniu zamówień na okna oraz systemów drzwiowych.
Na własną rękę, na własne ryzyko
Rozwój własnego oprogramowania i regularne wizyty u klientów nie przesłoniły informatykom z Winkhausa najważniejszego celu ich pracy - wsparcia procesów biznesowych zachodzących wewnątrz firmy.
Właśnie w tym celu w ciągu niespełna dekady firma wykorzystywała już trzy systemy wspomagające zarządzanie. Przez pierwsze lata był to system Trawers firmy Tres. Po roku zastąpiono go holenderskim Exactem. "Tamtejszym specjalistom udało się tak zoptymalizować działanie całego systemu, że produkt przewidziany wówczas na 30 użytkowników obsługiwał swobodnie 50, a firmę ciągle odwiedzały wycieczki organizowane przez Exact" - komentuje jeden z wdrożeniowców przez kilka lat śledzący rozwój firmy.
Mimo iż system sprawował się dobrze, już wkrótce Winkhaus miał trafić na listę referencyjną kolejnego dostawcy. W roku 1999 centrala firmy podjęła decyzję o wdrożeniu systemu JD Edwards we wszystkich oddziałach koncernu. W Niemczech prace implementacyjne trwały już od 1,5 roku, a wdrożeniem zajmowała się wyspecjalizowana spółka Winkhaus Data. W Polsce postanowiono zrobić to samodzielnie. Normax, dostawca systemu i usług, był odpowiedzialny za analizę przedwdrożeniową, przeszkolenie zespołu, pomoc przy ewentualnych problemach i trzy istotne w pierwszej fazie projektu modyfikacje programistyczne. "Skoro centrala wyznaczyła zarówno budżet, jak i termin zakończenia projektu nie mieliśmy zbyt wiele do stracenia. Mogliśmy za to zyskać wiedzę, która pozwoliłaby nam na samodzielne modyfikacje tego pożytecznego narzędzia" - mówi Maciej Matella.
Ta ryzykowna decyzja wymagała przeszkolenia administratora systemu IBM AS/400, na którym działała ówczesna wersja JD Edwards World Software, a także programistki w języku RPG. Ponieważ czas naglił, przygotowano również specjalną "szybką ścieżkę wdrożenia". Do stycznia 2000 r. (w niespełna pięć miesięcy) do nowego systemu przeniesiono "krytyczne funkcje", tj. finanse i dystrybucję. Resztę - rozliczanie produkcji i środków trwałych, funkcjonalność magazynów wysokiego składowania - wdrożono w kolejnych miesiącach 2000 r.
Już na tym etapie znalazła uzasadnienie decyzja o samodzielnym wdrożeniu systemu. "w- czesna jego wersja wymagała jednej dość istotnej ingerencji związanej z wielowalutowością. Wynikała ona ze specyficznego sposobu naliczania cen transakcyjnych dla klientów, zależnych od poczynionych z nimi uzgodnień handlowych.
Co dziś mamy na składzie?
Dzięki implementacji JD Edwardsa Winkhaus zna na bieżąco stany magazynowe, koszty działalności i bilans należności. Integracja systemu ERP z systemem Cognos, służącym do analizy danych, zneutralizowała jedną z wad poprzedniej wersji JDE, która wymagała zaangażowania informatyka do projektowania każdego raportu.
Równie szybki dostęp do niektórych danych mają również klienci firmy. We wdrażanej od ponad roku sieci ekstranet mogą sprawdzić statusy realizacji zamówień i śledzić losy dostarczanych przesyłek. Firma zamierza także w przypadku niedoborów informować klientów, kiedy potrzebny element będzie dostępny. Jest to o tyle ważne, iż w wysoko sezonowej branży budowlanej chwilowe braki niektórych towarów dotyczą często wszystkich bez wyjątku dostawców. Dysponując błyskawiczną informacją na ten temat, klienci mogą zadecydować, czy lepiej zaryzykować zamówienie u innego kontrahenta, czy bardziej opłaca się poczekać na nową dostawę elementów. Mają również dostęp do aktualnych danych o swoich należnościach. Pozwala to wyeliminować wiele krytycznych sytuacji, w których nagle wstrzymane są dostawy do firmy ze względu na nieuregulowanie płatności.
Część tych informacji znajduje się również na ogólnie dostępnych stronach internetowych Wink-hausa. Można stamtąd pobrać najnowszą wersję programu WH-Okna, aktualizację baz danych i raportów do programu. Firmowe strony są również źródłem wielu przydatnych informacji technicznych.
Wszystkie projekty w Winkhaus są rozwijane przez wewnętrzny dział informatyki. Pracuje w nim obecnie siedem osób (w tym dwóch programistów rozwijających WH-Okna). Kolejnych sześć oddelegowano do codziennego wsparcia klientów zlokalizowanych na terenie całego kraju. Każdy z nich otacza opieką kilkudziesięciu większych klientów. Wszystkie wizyty są dokumentowanie w postaci notatek zapisywanych w prostym CRM opartym na Lotus Notes. "Zawsze powtarzam moim podwładnym, że są takimi samymi reprezentantami firmy, jak każdy z naszych przedstawicieli handlowych. I uczulam ich, żeby każda wizyta była okazją do zdobycia dodatkowych informacji niekoniecznie związanych ze sprawami informatycznymi" - podkreśla Maciej Matella. Dzięki tej polityce w bazie znalazły się już dane o 5 tys. firm.
Co ciekawe, za obsługę jednej z firm wciąż odpowiada Maciej Matella, który jako dyrektor ds. rozwoju jest odpowiedzialny nie tylko ze technologie informatyczne, ale także za rozwój procesów zachodzących w firmie. "Nie chcę tracić kontaktu z bieżącymi potrzebami klientów. A gdzie mógłbym to zrobić najlepiej niż bezpośrednio na miejscu u jednego z nich" - pyta retorycznie. Oznacza to kolejne obowiązki (miesięcznie dyrektor ds. rozwoju przejeżdża nawet 5 tys. km), daje jednak trudną do przecenienia wiedzę o kliencie.
Czy tak mocne zaangażowanie informatyków w relacje z klientem i inwestycje w IT są korzystne z punktu widzenia firmy? Świadczyłyby o tym chociażby próby zakupu systemu WH-Okna przez konkurencję czy próby skopiowania tego modelu funkcjonowania przez innych dostawców. "Skopiowanie naszego modelu działania jest trudne. Funkcjonujemy tak od lat i znamy dokładnie biznes naszych klientów. Niektórzy dostawcy myślą o zaangażowaniu wyspecjalizowanych firm informatycznych, to jednak wiąże się z pewnym ryzykiem" - mówi Maciej Matella. Potencjalni kontrahenci nie chcą ryzykować. Wolą wybrać jednego dostawcę, zapewniającego wysokiej klasy produkt i obsługę informatyczną na odpowiednim poziomie. O tym, że jest ich wielu, świadczy fakt, że Winkhaus zdobył prawie 50% polskiego rynku okuć.
