Ogarnąć firmowe licencje

Dziwi - częsty w polskich firmach - brak najprostszych nawet procesów związanych z kontrolowaniem stopnia wykorzystania zakupionych licencji, które stanowią przecież istotną część majątku firmy.

Dziwi – częsty w polskich firmach – brak najprostszych nawet procesów związanych z kontrolowaniem stopnia wykorzystania zakupionych licencji, które stanowią przecież istotną część majątku firmy.

Wraz z rozwojem branży IT przybywa sposobów naliczania opłat za korzystanie z oprogramowania. Licencje korporacyjne, stanowiskowe, jednoczesne czy dla konkretnych użytkowników są wykorzystywane równocześnie w wielu firmach. Zarządzanie dostępem do aplikacji, a nawet samo gromadzenie i aktualizowanie informacji na ich temat staje się więc czynnością coraz bardziej skomplikowaną. W przeszłości liczba wykorzystywanych w przedsiębiorstwach aplikacji, a więc również licencji, rosła zwykle proporcjonalnie do liczby komputerów. Poza tym koszt użytkowania aplikacji to nie tylko koszt zakupu określonej liczby licencji. To również koszty tzw. opłat za utrzymanie systemu i wsparcie techniczne.

Oprogramowanie SAM ułatwia odpowiedź na pytania:

- które aplikacje i moduły funkcjonalne są własnością przedsiębiorstwa,

- do kiedy obowiązuje i jakie ograniczenia nakłada posiadana licencja,

- w jaki sposób można zoptymalizować koszty posiadania oprogramowania dzięki lepszemu rozdysponowaniu posiadanych licencji,

- czy stosowanie posiadanych aplikacji jest legalne.

Procesy mające na celu uporządkowanie wiedzy na temat stanu posiadania i wykorzystania aplikacji mocno komplikuje rosnąca popularność systemów zwirtualizowanych oraz wykorzystywanych aplikacji w modelu SaaS (Software-as-a-Service). Aktualnie przybywa również kontraktów rozliczanych z dostawcą na zasadach indywidualnych, w zależności od stopnia wykorzystania poszczególnych modułów i funkcji oprogramowania. Dodatkowe zamieszanie wprowadzają aplikacje publikowane na licencji GNU i pochodnych. Jednak to brak centralizacji i globalnej bazy danych z informacjami na temat posiadanych zasobów programowych jest prawdopodobnie najważniejszą przeszkodą w organizacji skutecznych procesów zarządzania aplikacjami.

Liczyć i zarządzać

Rozwiązania typu Software Asset Management posiadają w ofercie zarówno Microsoft, HP, IBM czy Autodesk, jak i mniej znane firmy. Systemy firmowane znanymi markami zwykle dedykowane są do zarządzania oprogramowaniem danego producenta. Niestety są one dodatkowo płatne. Często umożliwiają również obsługę aplikacji firm trzecich. Niektóre rozwiązania mogą być dodatkowo integrowane m.in. z systemami klasy ERP. Oprogramowanie typu SAM ułatwia odpowiedź na istotne pytania – które aplikacje i moduły funkcjonalne są własnością przedsiębiorstwa, do kiedy obowiązuje i jakie ograniczenia nakłada posiadana licencja oraz w jaki sposób można zoptymalizować koszty posiadania oprogramowania dzięki lepszemu rozdysponowaniu posiadanych licencji. Nie bez znaczenia pozostają również kwestie legalności. Funkcjonalność bardziej rozbudowanych systemów do zarządzania aplikacjami i licencjami ułatwia również kontrolę dostępu do aplikacji oraz ich aktualizowanie.

Część pakietów SAM może automatycznie zbierać potrzebne dane z aplikacji biznesowych, zwykle funkcja ta ogranicza się jednak do oprogramowania tego samego producenta lub jego partnerów. Jednak bodaj najważniejszą korzyścią z zastosowania oprogramowania typu SAM jest scentralizowany dostęp do informacji o posiadanych, wykorzystywanych i potrzebnych licencjach. Najbardziej pracochłonne są najczęściej właśnie procesy gromadzenia informacji o wykorzystywanym oprogramowaniu oraz ich bieżąca aktualizacja. W uproszczeniu wymiany informacji pomóc mają standardowe rozwiązania.

Koszty i kary, a korzyści

Z analiz organizacji ISO i BSA (Business Software Alliance) wynika, że najczęstszym powodem wdrożenia oprogramowania klasy SAM pozostaje chęć stworzenia bazy danych posiadanych licencji, ich terminów ważności, warunków użytkowania oraz informacji na temat odpowiadających im certyfikatów autentyczności i stanowisk, na których konkretne programy są zainstalowane. W wielu organizacjach wdrożenie tego typu narzędzi jest planowane od dawna. Często jednak realizacja tych planów jest odkładana w czasie, na skutek bardziej pilnych projektów.

Liczba

30% kosztów licencji i wsparcia technicznego można oszczędzić dzięki usystematyzowaniu wiedzy o licencjach i optymalizacji wykorzystania posiadanego oprogramowania.

Tymczasem dzięki usystematyzowaniu wiedzy o licencjach możliwa staje się optymalizacja wykorzystania posiadanego oprogramowania w zgodzie z konkretnymi warunkami umowy z dostawcą. Wynikające z niej korzyści finansowe w niektórych przypadkach sięgają nawet 30% kosztów licencji i wsparcia technicznego. Często okazuje się bowiem, że w określonych warunkach zapisy licencyjne pozwalają na jednoczesne korzystanie z aplikacji. Nakłada się na to mniejsze ryzyko dodatkowych kosztów i kar związanych z nieuprawnionym wykorzystywaniem dodatkowych kopii aplikacji, o co bez licencji korporacyjnej nietrudno.

Korzystna standaryzacja

W połowie listopada br. przedstawiciele BSA ogłosili rozpoczęcie prac nad stworzeniem globalnego, adresowanego do firm i dostawców usług IT, programu wsparcia procesów związanych z zarządzaniem aplikacjami biznesowymi. Celem jest opracowanie standardowych procedur i interfejsów wymiany danych, które mogłyby ułatwić wdrożenie mechanizmów związanych z zarządzaniem aplikacjami oraz licencjami. „Od kilku lat obserwujemy w Polsce dynamiczny wzrost zainteresowania audytem i procedurami zarządzania oprogramowaniem. Coraz więcej firm świadczy tego rodzaju usługi, na rynku pojawiają się nowe, polskojęzyczne narzędzia, wspierające zarządzanie oprogramowaniem, coraz więcej firm przeprowadza audyty oprogramowania i wdraża procedury zarządzania nim. Wszyscy zainteresowani podkreślają jednak przydatność międzynarodowego standardu” – mówi Bartłomiej Witucki, rzecznik BSA w Polsce. Docelowo program BSA SAM Advantage ma umożliwiać m.in. optymalizację procesów zarządzania oprogramowaniem, posiadanymi licencjami i racjonalizację dodatkowych inwestycji. Prace wdrożeniowe mają być realizowane przez partnerów BSA. Metodyka ma być gotowa w 2009 r.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200