Office: w pudełku czy w chmurze?

Microsoft oferuje dwie wersje pakietu Office: 2013 - do instalacji - i 365 - jako usługa internetowa. Różnice dotyczą także funkcji, cen i samego modelu płatności. Sprawdzamy, która opcja okaże się korzystniejsza dla firmy.

Chociaż na rynku dostępnych jest wiele różnych aplikacji biurowych, także otwartych i darmowych, to dla wielu osób nadal Word jest synonimem edytora tekstu, Excel - arkusza kalkulacyjnego, a PowerPoint - narzędzia do tworzenia prezentacji. Pakiet Office to jednak także aplikacje do tworzenia notatek (OneNote), obsługi poczty elektronicznej (Outlook), obsługi relacyjnych baz danych (Access) oraz przygotowania do druku (Publisher).

Najnowsza wersja pakietu aplikacji biurowych firmy Microsoft, Office 2013, jest formalnie oferowana od stycznia br. Jednak kiedy w marcu 2013 r. producent poinformował o zakończeniu oficjalnej sprzedaży pakietu Office 2010, zainteresowanie tą wersją pakietu wzrosło. W wielu przypadkach za zakupem Office 2010 przemawiała chęć wykorzystania jednej licencji oprogramowania biurowego na kilku komputerach. W odróżnieniu od obowiązującej wówczas licencji Office 2013 zezwalały na to warunki używania wybranych wersji oprogramowania z 2010 r. Niektórzy dystrybutorzy posiadający ciągle zapasy pudełkowych wersji oprogramowania Office 2010 zwęszyli okazję i podnieśli ceny. Czy warto było wówczas wydać ponad 400 USD - taką cenę proponował m.in. serwis Amazon - na zakup starszej wersji Office Professional?

Nowy Office w nowym roku

Niekoniecznie. W marcu Microsoft wycofał się również z restrykcyjnych zapisów licencyjnych pakietu Office 2013, które uniemożliwiały przeniesienie raz zainstalowanego i aktywowanego oprogramowania na inny komputer. Zmiany w modelu licencjonowania mogą wróżyć początek szerszych działań ukierunkowanych na zwiększenie sprzedaży rodziny aplikacji Office.

Najnowsza wersja pakietu Office to przede wszystkim kolejne usprawnienia interfejsu obsługi poszczególnych aplikacji, w tym również dostosowanie oprogramowania do ekranów dotykowych. Odrębna wersja Office 2013 działa też na wykorzystujących system Windows RT urządzeniach mobilnych. Zmiany względem poprzednich wersji dotyczą również szerokiej integracji z internetowymi usługami Microsoftu oraz rozwiązaniami partnerów. Office 2013 może być łatwo łączony m.in. z usługami SkyDrive i Skype, a także serwisami Outlook.com, Hotmail, Yammer oraz Flickr. Dodano usprawnienia w zakresie obsługi najpopularniejszych, otwartych formatów zapisu dokumentów biurowych - Office Open XML, OpenDocument oraz obsługi formatu PDF.

Być może najważniejszą zmianą jest możliwość połączenia Office 2013 z oferowanymi w chmurze elementami pakietu Office 365. Mowa tu o rozwiązaniach wspierających pracę zespołową, obsługę wideokonferencji, współdzielenie dokumentów na wielu urządzeniach, czy budowanie repozytoriów wiedzy. Taka zmiana przekłada się na możliwość nabycia autonomicznych usług Office 365 - jako samodzielnych rozwiązań, które uzupełnią funkcje Office 2013.

Sam pakiet Office 365 jest ciekawą alternatywą dla aplikacji biurowych instalowanych na poszczególnych komputerach. Nie chodzi tylko o korzyści wynikające ze sposobu licencjonowania. "Najkrócej mówiąc, Office 365 to Office 2013 plus nowe możliwości oparte na usługach internetowych" - podkreśla Radosław Ochotny, odpowiedzialny za pakiet Office 365 w polskim oddziale firmy Microsoft.

Koszty i zyski

Zacznijmy od kosztów. Jednostanowiskowa licencja pakietu Office 2013 w zależności od wersji kosztuje od niecałych 400 zł za podstawowy pakiet do użytku domowego i małych firm do ok. 1800 zł w przypadku najbardziej rozbudowanej wersji do zastosowań biznesowych. Licencja taka uprawnia do nieograniczonego w czasie korzystania z oprogramowania. Używanie Office 365 to z kolei wydatek na poziomie 260-1000 zł rocznie dla każdego użytkownika, ale niezależnie od wykorzystywanego urządzenia. Tak duża rozpiętość opłat miesięcznych wynika z różnego zakresu oferowanych usług. Najbardziej rozbudowana opcja poza podstawowymi aplikacjami biurowymi daje dostęp również do internetowych wersji systemów Exchange, Sharepoint oraz Lync. Prosta kalkulacja pokazuje, że w zależności od wersji Office 365 może już po niecałych dwóch latach kosztować tyle, ile zakup licencji Office 2013.

Takie proste rachunki nie uwzględniają jednak aspektów pozafinansowych. Niektóre z korzyści płynących z wykorzystania Office 365 to typowe walory modelu cloud computing - na dostawcę usług scedowana jest odpowiedzialność za funkcjonowanie aplikacji, tworzenie kopii zapasowych czy obsługę aktualizacji. "Dzięki przerzuceniu odpowiedzialności za typowe działania utrzymaniowe na dostawcę w wielu firmach pojawia się okazja do bezkosztowego przekształcenia działu IT z czynnika kosztowego w element budowania innowacyjności i przewagi konkurencyjnej firmy" - uważa Radosław Ochotny. W wielu przypadkach dodatkową korzyścią jest możliwość księgowania opłat za wykorzystanie oprogramowania jako kosztów zmiennych.

Wybrać optymalnie

"W ramach subskrypcji Office 365 możemy wybrać zarówno pełne pakiety, gwarantujące dostęp do wszystkich aplikacji biurowych Office 2013 oraz usług dodatkowych, takich jak SharePoint, Exchange i Lync. Możemy również dowolnie wybierać poszczególne usługi i kompletować własne pakiety" - dodaje Radosław Ochotny. Jego zdaniem możliwość zakupu autonomicznych usług wchodzących w skład pakietu Office 365 to ogromne ułatwienie, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy poczynili już inwestycje we własną infrastrukturę IT. "Istnieje możliwość tworzenia środowiska mieszanego, czyli takiego, w którym część usług i aplikacji jest dostarczana użytkownikom w tradycyjny sposób i z własnej serwerowni, część zaś w formie usługi i przez przeglądarkę internetową" - wyjaśnia Ochotny. Dobrym przykładem takiego mieszanego środowiska aplikacji biurowych jest działający na poszczególnych komputerach Office 2013 zintegrowany z dostępnymi w modelach usługowych rozwiązaniami Exchange Online i SharePoint Online.

"Optymalnego wyboru można dokonać dzięki analizie przykładowych scenariuszy wykorzystania. Dotyczy to zarówno użytkowników domowych, jak i przedsiębiorstw dowolnej wielkości. Jeżeli firma ma całe środowisko współpracy i komunikacji, narzędzia wideokonferencyjne, profesjonalną pocztę elektroniczną, intranet i narzędzia do wymiany dokumentów z podwykonawcami, partnerami i klientami, będzie pewnie wolała wybrać Office 2013 Professional. W innym przypadku, kiedy oprócz pakietu aplikacji potrzebne są usługi do zbudowania platformy komunikacyjnej i współpracy, najlepszym wyjściem będzie odpowiedni plan Office 365" - uważa Radosław Ochotny.

Ciekawostką jest fakt, że aplikacje pakietu Office 365 mogą być wykorzystywane także w trybie offline. Istnieje bowiem możliwość uruchomienia trybu pozwalającego na normalną pracę z dokumentami w otwartych uprzednio oknach przeglądarki bez połączenia z internetem. Po ponownym nawiązaniu połączenia i przejściu do normalnego trybu pracy wszystkie dokumenty zostaną zsynchronizowane.

Nacisk na usługi

Fakt, że Microsoft usilnie promuje narzędzia biurowe oferowane w modelu usługowym, nie powinien dziwić. Opłaty subskrypcyjne stanowią dla producenta stały i przewidywalny przychód. Z najnowszych informacji wynika, że roczne wpływy Microsoftu z tytułu opłat za korzystanie z Office 365 przekroczą w tym roku 1 mld USD. Z oferowanych w formie usługi aplikacji biurowych Microsoftu korzystać ma już co czwarta firma użytkująca oprogramowanie Office. Nadal jednak przychody z Office 365 stanowią niewielką część ogólnych wpływów koncernu ze sprzedaży oprogramowania biurowego. Ale znaczenia ofercie Office 365 dodaje również zaostrzająca się konkurencja Microsoftu z Google.

Office 2010 będzie sprzedawany na polskim rynku do wyczerpania zapasów. W zależności od zainteresowania, może to potrwać jeszcze nawet kilka miesięcy. Potem opcje wyboru ograniczą się tylko do Office 2013 i Office 365.