Migracja z BPOS (Business Productivity Online Suite) Microsoftu na Office 365 nie powinna być trudna (to w teorii, w praktyce bywa z tym różnie). Ale jeżeli mamy lokalne serwery Exchange, to setup Office 365 staje się poważnym wyzwaniem, szczególnie jeśli nasze serwery były intensywnie dostosowywane. Można jednak selektywnie migrować pocztę e-mail z serwera Exchange Server do serwera Exchange Office 365. Przeniesienie jednego użytkownika lub za jednym razem ich małej grupy można zrobić tak, by nawet nie zauważyli tego faktu.

Polecamy: Microsoft publikuje wideo z życzeniami urodzinowymi dla Linuksa

Zobacz również:

• Najlepsze bezpłatne alternatywy dla pakietu Microsoft (Office) 365
• Microsoft Office 365 - lista wersji, najważniejsze zmiany dla biznesu
• Teams nie będzie integralną częścią Windowsa 11

W teście w kategorii setup Google Apps otrzymuje ocenę 4,5, a Office 365 - 3,5 (zakładając migrację ze środowiska bez serwera Exchange). Jeśli migracja odbywa się z serwera Exchange, dużo zależy od tego, jak bardzo serwer był uprzednio dostosowywany. Gdyby brać pod uwagę migrację z BPOS, to ocena za setup Office 365 powinna wynosić 4,5.

Funkcje: waga ciężka kontra lekka

Porównywanie funkcjonalności Office 365 z Google Apps znów podpada pod przypadek jabłek i gruszek. Wskazanie na zwycięzcę zależy od tego, co będziemy chcieli używać i jak. Office 365 w połączeniu z desktopowym Office spełnia wiele potrzeb - od fantazyjnie udekorowanego e-maila do profesjonalnych prezentacji przesyłanych na smartfony uczestników konferencji; od pracy zespołowej nad skomplikowanym modelem finansowym, przez współdzielenie danych o klientach czy dostawcach, po system głosowy dużo bardziej zaawansowany niż PBX.

Polecamy: Unified Communications, czyli Umiejętnie i Celowo

Z drugiej strony, Google Apps daje nam najróżniejsze narzędzia - do zarządzania firmową pocztą online, przechowywania i współdzielenia: plików, współdzielenia kalendarzy, rozmów telefonicznych, współpracy nad dokumentami, do uruchamiania forum itp. Google Apps zapewnia to wszystko za ok. jedną piątą ceny Office 365 (nie licząc przy tym ceny desktopowego Office). Także potrzeby związane z personelem technicznym są w przypadku Google Apps dużo mniejsze.

Wersje online wszystkich aplikacji - Office Web Apps i Google Docs - nawet w przybliżeniu nie przypominają pełnych desktopowych wersji programów Word, Excel czy PowerPoint. Jeśli mamy niewielkie potrzeby, to Word online albo Google Docs pomogą nam przygotować nieskomplikowany dokument. Jeśli jednak zależy nam na zaawansowanym formatowaniu, to możemy o nich zapomnieć. Word online lepiej niż Google Docs radzi sobie z grafiką, ale otwarcie złożonego dokumentu w jednej z tych aplikacji, dokonanie w nim zmian i próba zachowania go mogą się skończyć niepowodzeniem. Wersje online arkuszy kalkulacyjnych - zarówno Microsoftu, jak i Google - mają problemy z każdym rodzajem grafiki. A prezentacje stworzone w aplikacji online Google’a to tylko namiastka tych z desktopowego PowerPointa.

Polecamy: Modernizacja IT w małej firmie

W większości firm jest grupa pracowników, którzy nie obędą się bez zaawansowanych funkcjonalności Microsoft Office. Pozostałym zatrudnionym będą wystarczały aplikacje online. Jeśli ograniczymy liczbę stacjonarnych wersji Office, możemy poczynić spore oszczędności.

Jeżeli mamy Office 2007 albo 2010 na wszystkich komputerach, ale nie korzystamy z serwerów Exchange, SharePoint albo Lync, to Office 365 da nam większe możliwości. Otrzymamy funkcjonalność Exchange, SharePointa i Lynca, z grubsza taką samą, jaką byśmy mieli na własnych serwerach. Zamiast nich Microsoft proponuje nam back-end w chmurze.