Wyszukiwarki internetowe to podstawowe narzędzia internautów. Łatwość, z jaką w globalnej sieci można odszukać informacje, przekłada się na usprawnienie wielu procesów gospodarczych, a także na zmiany funkcjonowania społeczeństw. Użytkownikom biznesowym coraz mocniej doskwiera brak łatwości w przeszukiwaniu firmowych zasobów informacyjnych. To często przekłada się na dodatkowe koszty - ludzie tracą czas na odszukanie lub ponowne zdobycie informacji. Ułatwieniem jest wdrożenie korporacyjnego repozytorium dokumentów i zbudowanie dedykowanej bazy wiedzy. Nie zawsze jednak takie rozwiązanie jest optymalne lub wystarczające. Odpowiedzią na tego typu problemy są systemy klasy Enterprise Search.

W trosce o cenne zasoby

Rozwiązania tego typu działają w sposób analogiczny do silników wyszukiwania znanych z czołowych wyszukiwarek internetowych. W odróżnieniu od nich, mechanizmy wyszukiwania wewnątrzfirmowego agregują informacje z wielu wewnętrznych źródeł - baz danych, portali intranetowych, systemów poczty elektronicznej, a nawet dysków twardych i archiwów. Gwarantują również kontrolę nad uprawnieniami dostępu do informacji. Nic dziwnego - informacje są dziś najcenniejszym zasobem wielu firm.

Systemów klasy Enterprise Search na rynku nie brakuje. W postaci samodzielnych, dedykowanych rozwiązań biznesowych mechanizmy swojej wyszukiwarki na potrzeby zastosowań korporacyjnych udostępnia koncern Google. Narzędzia takie oferują czołowi dostawcy oprogramowania biznesowego. Co ciekawe, w ich przypadku są to głównie rozwiązania oparte na wyspecjalizowanych aplikacjach przejętych od mniejszych producentów. Przykładowo, Microsoft bazuje na technologii zakupionej w 2008 r. od norweskiej firmy FAST Search and Transfer. Obecnie rozwiązania linii FAST stanowią część platformy Sharepoint. Natomiast oferowane przez Oracle rozwiązania klasy Enterprise Search opierają się m.in. na technologiach firmy Endeca. Z kolei IBM i HP bazują odpowiednio na mechanizmach przejętych wraz z firmami Vivisimo oraz Autonomy. Na rynku dostępny jest też szereg rozwiązań opartych na technologiach Open Source. Narzędzia takie rozwija m.in. firma 3e Internet Software House.

Przeszukać bałagan

Potrzeby biznesu wynikają m.in. z faktu, że firmy gromadzą coraz większe ilości danych. Rzadko informacje te są jednak zapisane w łatwo dostępnych repozytoriach. Jednocześnie presja na podnoszenie efektywności procesów biznesowych oznacza konieczność oparcia ich na jak największej ilości faktycznych danych. Na intuicję w biznesie miejsca jest coraz mniej. "Statystycznie ok. 20% danych, jakimi dysponuje typowa firma, stanowią informacje ustrukturyzowane, przechowywane w sposób uporządkowany - najczęściej w systemach biznesowych. Pozostałe 80% to wiedza zgromadzona w różnego rodzaju notatkach, dokumentach i nieuporządkowanych plikach. Dziś jasne staje się, że to właśnie tę wiedzę trzeba umiejętnie wykorzystać" - mówi Sylwester Deć, Senior Sales Consultant w firmie Oracle. Jego zdaniem tradycyjne podejście do rozwiązań ułatwiających przeszukiwanie korporacyjnych zasobów informacyjnych sprowadza się do kwestii identyfikacji i lokalizacji konkretnych informacji. Tymczasem oczekiwania biznesu zmuszonego do coraz szybszego podejmowania trafnych decyzji idą dużo dalej. "W firmach oczekuje się nie tylko odszukania konkretnego dokumentu, ale także powiązania między przechowywanymi w nim informacjami z innymi dokumentami. Dodatkowo niezbędne stają się też funkcje kategoryzacji treści. Większość organizacji potrzebuje dziś rozwiązań, które pozwolą sprawnie odszukać informacje, ale także skojarzyć między sobą poszczególne dokumenty pochodzące z rożnych źródeł" - mówi Radosław Ochotny, XXXXXX w firmie Microsoft. To właśnie w umiejętnym kojarzeniu informacji - także tych, zapisanych w sposób nieuporządkowany - tkwi jedna z głównych wartości Enterprise Search. "Nowoczesne narzędzia tego typu nie polegają tylko na indeksowaniu danych czy wyrazów. Duże znaczenie mają funkcje kojarzenia informacji czy analizy wzorców treści. To dzięki nim system jest w stanie zrozumieć informacje w sposób podobny do tego, jak rozumie je człowiek" - mówi Robert Lejnert, architekt rozwiązań systemowych w HP Polska.

Mechanizmy Enterprise Search od wyszukiwarek internetowych różni też kontekst wyszukiwania informacji. "Sedno wyszukiwania w internecie jest tak naprawdę przeciwieństwem oczekiwań biznesu. O ile wyszukiwarki internetowe podsuwają nam wyniki zależne od popularności pewnych witryn czy informacji, o tyle biznes oczekuje ułatwień w znalezieniu tych najrzadziej wykorzystanych, wręcz zapomnianych danych" - podkreśla Robert Lejnert. Niebagatelne znaczenie ma również fakt, że tego typu korporacyjne wyszukiwarki muszą być dostosowane do charakteru i sposobu pracy w konkretnej firmie także na poziomie interfejsu obsługi. "Wyszukiwarka wewnątrzfirmowa musi rozumieć hierarchię dostępów i różnorodność uprawnień. Kluczowa jest też poprawna obsługa wielu języków oraz specyficznych dla nich form fleksyjnych" - dodaje Łukasz Kolczyński, członek zarządu firmy 3e. Według niego na duże korzyści z uruchomienia wewnątrzfirmowej wyszukiwarki liczyć może już organizacja zatrudniająca kilkanaście osób.

Niedaleko od BI

Największym usprawnieniem wynikającym z uruchomienia wewnątrzfirmowej wyszukiwarki jest znaczne podniesienie efektywności procesów obiegu informacji w ramach organizacji. Za dodatkową zaletę uznać można fakt, że wdrożenie Enterprise Search nie wymaga ingerencji w istniejące środowisko IT i niesie za sobą niewielkie ryzyko inwestycji. "Często nie trzeba zmieniać nawyków pracowników. Firmowa wyszukiwarka to zwykle dodatkowe narzędzie, do którego prędzej czy później sami się przekonają" - mówi Łukasz Kolczyński. Firmowa wyszukiwarka często bywa wyposażona w nowoczesne funkcje klasyfikacji treści, w tym mechanizmy znane z sieci społecznościowych. "Obsługa tagowania, hiperłączy czy łatwego udostępniania wyników wyszukiwania przekłada się na dodatkowe usprawnienie obiegu informacji w firmie" - dodaje Radosław Ochotny. Kategoryzacja dokumentów może stanowić dodatkowy wymiar działania wyszukiwarki, co okazuje się przydatne w rozległych organizacjach wykorzystujących dużą liczbę dokumentów.

Mechanizmy Enterprise Search często są również wykorzystywane jako platformy wyszukiwania kontekstowego dla innych aplikacji biznesowych. Zwykle w takim przypadku indeksowane są dane z różnych źródeł - także tych pochodzących spoza organizacji. "Coraz częściej w firmach potrzeba rozwiązań, które nie tyle dostarczą odpowiedzi na postawione odgórnie pytania, ile ułatwią stawianie pytań i iteracyjne szukanie zależności między informacjami z różnych źródeł. To pewnego rodzaju analiza bez określonego modelu danych" - dodaje Sylwester Deć. "Możliwe jest też wykorzystanie mechanizmów do wyszukiwania wiedzy i związanych z nią kompetencji. Podobnie analizowanie w sposób ‘miękki’ gromadzonych sygnałów od klientów" - dodaje Robert Lejnert. Dzięki użyciu odpowiednich wzorców oraz integracji z konkretnymi źródłami danych stają się one skutecznymi narzędziami wspierającymi działy marketingu, sprzedaży czy administracji. "Wymiary wyszukiwania są dziś praktycznie nieograniczone. Pozostaje to jednak kwestią zdrowego rozsądku - nadmiernie zawężenie wyników, co ogranicza faktyczną wartość całego działania" - dodaje Radosław Ochotny. Skoro aby odszukać informację w stosie nieuporządkowanych plików, potrzeba je nie tylko zaindeksować, ale także wstępnie ocenić pod kątem zawartości, to dlaczego bezpośrednio nie wykorzystać tego w systemach analityki biznesowej? Rozbudowanym systemom klasy Enterprise Search niedaleko jest do rozwiązań Business Intelligence. W tym kierunku zmierza także ich rozwój.