Taki podział dokumentacji umożliwia delegowanie odpowiedzialności konstruktorów za odpowiednie grupy konstrukcyjne, zgodnie ze specjalizacją zawodową. Ponadto podział ten umożliwia analizę niezawodności konstrukcji w odniesieniu do wyodrębnionej grupy konstrukcyjnej i umożliwia rejestrację wszystkich modyfikacji związanych z rozwojem układu konstrukcyjnego, zachowując jego historię rozwoju. Jeśli na rynku pojawiła się np. nowa generacja katalizatorów spalin, konstruktor uzupełnia odpowiednią grupę konstrukcyjną o nową pozycję. Nowe rozwiązanie konstrukcyjne jest wprowadzane do pliku z datą ważności "od", natomiast poprzednie rozwiązanie obowiązuje do odpowiednio ustalonej daty ważności.

Zapisy dokumentacji produkcyjnej

Struktura produkcyjna wyrobu powstaje na etapie definiowania zamówienia klienta. Celem tego etapu jest sporządzenie struktury i technologii wyrobu przeznaczonego dla klienta. Wynikiem działań zaś jest wycena zamówienia klienta i specyfikacje wyrobu w różnych układach. Struktura produkcyjna powstaje na zasadzie kopiowania poszczególnych pozycji ze struktury konstrukcyjnej wyrobu typowego, a jej uzupełnianie jest realizowane po sprawdzeniu kompletu zapisów w plikach. Informacje "różnicowe" między poszczególnymi plikami zawierają dane o brakującej dokumentacji konstrukcyjnej i technologicznej.

Personel marketingu jest odpowiedzialny za prawidłowe zdefiniowanie wymagań klienta w sposób zrozumiały dla inżyniera. Ma on do dyspozycji odpowiednio zredagowany wzorzec kompletacyjny, na którym zaznacza odpowiednie pozycje występujące w zbiorze konstrukcyjnym dokumentacji. Po uzgodnieniu kompletacji i wpisaniu do pliku zlecenia produkcyjnego otrzymuje się informacje o brakującej dokumentacji technicznej i opisowej. Dane te służą do określenia zakresu prac uzupełniających dla personelu technicznego, planowania, zaopatrzenia itd.

Zapisy dokumentacji związanej z odnową wyrobu

Prowadzone remonty wyrobów po dłuższym okresie eksploatacji wymusiły opracowanie systemu zapisu dokumentacji. Wyroby przeznaczone do remontu różnią się stopniem zniszczenia. Detale składowe mogą być naprawiane w różny sposób, niekiedy wystarczą drobne zabiegi kosmetyczne, innym razem konieczne jest pełne jego odtworzenie. W wielu sytuacjach okazuje się, że wyroby po rozbiórce wymagają większego nakładu pracy niż to ustalono przy jego przyjęciu do naprawy. Ponadto podczas przyjęcia wyrobu do naprawy potrzebne są informacje na temat rysunków i technologii, na podstawie których można odtworzyć poszczególne pozycje. System zapisu dokumentacji wyrobu przeznaczonego do naprawy określa zasady nadawania numerów pozycji w pliku i sporządzania struktur. Pozycje przeznaczone do naprawy w zbiorze głównym są wyróżnione odpowiednim wyróżnikiem.

Za prawidłowe zdefiniowanie wyrobu przeznaczonego do naprawy odpowiada wyznaczony technolog. Dysponuje on odpowiednio zredagowanym wzorcem kompletacyjnym, gdzie wpisuje pozycje przeznaczone do regeneracji lub odtworzenia. Rozpoczyna on pracę po otwarciu zlecenia produkcyjnego, w którym rejestrowane są wszelkie transakcje dotyczące remontu wyrobu i odchylenia związane z dodatkowymi nakładami pracy i materiałów.

Zlecenia

W systemie zapisu informacji komputerowych występują dwa typy zleceń:

• wewnętrzne

• systemowe.

Zlecenia wewnętrzne nadzoruje personel ekonomiczny. Podejmuje on decyzję co do sposobu numerowania zlecenia, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Przyjęta przez ekonomistów numeracja zleceń obowiązuje we wszystkich dokumentach księgowych (przewodnikach, dowodach materiałowych itp.).

Zlecenia systemowe nadawane są automatycznie przez system komputerowy w momencie uruchomienia produkcji. W praktyce oznacza to, że dla każdego wyrobu realizowanego dla klienta (zlecenia wewnętrznego) tworzone są zlecenia systemowe w zależności od stopnia złożoności wyrobu. Ten sposób tworzenia zleceń powoduje, że na dokumentacji produkcyjnej pojawia się informacja o nowym znaczeniu, tzn. numer zlecenia systemowego.