1. Ocena powinna być przeprowadzona w niewielkim odstępie czasowym od podejmowania decyzji personalnych. Wykorzystanie informacji o efektach do przyznania podwyżek wybranym pracownikom powinno mieć miejsce niedługo po ocenie owych efektów. Dzięki temu, pracownicy dostrzegają związek przyczynowo-skutkowy.

2. Osoby oceniające powinny mieć możliwość częstego obserwowania pracy ocenianych osób lub posiadać kompletne informacje na temat wyników pracy. Jest to kryterium istotne szczególnie ze względu na istnienie dość powszechnego poczucia pracowników, iż osoby oceniające nieadekwatnie oceniają faktyczny wkład i indywidualne efekty pracy.

Wiele przedsiębiorstw opiera oceny wyników (i związane z nimi decyzje personalne) na raportach satysfakcji klientów. Jest to zabieg powszechny szczególnie w ocenie wyników sprzedaży. Aby jednak metoda ta została uznana za sprawiedliwą, a w związku z tym przyczyniła się do wzrostu ich motywacji zawodowej, należy spełnić dwa kryteria:

* zgromadzenie dużej ilości raportów na temat satysfakcji klienta, dzięki temu, wyniki osiągnięte przez poszczególnych pracowników nie są zakłócane przypadkowymi, odstającymi opiniami pojedynczych klientów;

* powiązanie satysfakcji klientów z funkcjonowaniem konkretnych pracowników.

Warunkiem skuteczności tej praktyki oceniania jest zachowanie odpowiedniej częstotliwości procesów analizy pracy (w postaci obserwacji, dzienniczków pracy itp.). Dzięki temu, osoby oceniające mogą mieć pewność co do trafności i rzetelności danych na temat pracowników.

3. Wyniki oceny powinny być przekazywane w określonych interwałach czasowych. Odstęp pomiędzy przekazaniu pracownikom kolejnych informacji o efektach ich pracy nie powinien być zbyt krótki, gdyż rodzi poczucie ciągłej kontroli. Nie powinien być także zbyt długi, gdyż traci wtedy funkcję rozwojową i ukierunkowującą na osiąganie pożądanych efektów.

Niezależność oceny

Pozyskiwania informacji o pracownikach z kilku niezależnych źródeł pozwala zmniejszyć stronniczość oceny efektów.

1. Wyniki oceny powinny zostać zatwierdzone przez eksperta, lub ocena powinna zostać przeprowadzona przez kilka osób. Dzięki zastosowaniu takiej procedury, możliwe staje się wychwycenie ewentualnych błędów lub braku obiektywizmu w procesie oceny.

2. Powinna istnieć możliwość odwołania się od wyników oceny. Pracownik, który nie zgadza się z wynikiem otrzymanej oceny, powinien mieć prawo do wyrażenia opinii. Świadomość istnienia takowej możliwości sprawia, iż osoby odpowiedzialne za ocenę wyników przeprowadzają ów proces z należytą starannością. Ponadto, procedura ta umożliwia pracownikowi otrzymanie szczegółowego uzasadnienia dla poszczególnych aspektów oceny.

3. Proces i wyniki oceny powinny być rzetelnie udokumentowane. Owa dokumentacja powinna sprzyjać zobiektywizowaniu procesu oceny. Dostarcza ona także pewności co do tego, że ocena wyników danego pracownika zostanie odczytana tak samo przez każdą osobę operującą owymi wynikami.