W Książnicy Pomorskiej w Szczecinie informatyka towarzyszy czytelnikom i bibliotekarzom niemal na każdym kroku.

Instytucja ta od kilku już lat inwestuje w rozwiązania poprawiające jakość oferowanych usług informacyjnych, poszerzające zakres udostępnianej wiedzy, umożliwiające rozwój nowych form działalności, usprawniające zarządzanie posiadanymi zbiorami. Już po raz trzeci znajduje się w gronie finalistów Konkursu Lider Informatyki.

"Techniki informacyjne stają się powoli tradycyjnym narzędziem pracy bibliotekarza" - uważa Lilia Marcinkiewicz, główny specjalista ds. komputeryzacji biblioteki. Jej zdaniem trudno już dzisiaj wyobrazić sobie sprawnie działającą bibliotekę bez dostępu do Internetu, baz danych czy zbiorów książek i czasopism na CD-ROM-ach. Rośnie bowiem zapotrzebowanie na szybką, kompleksową informację. "Postęp w informatyce przynosi nowe możliwości działania, czytelnicy oczekują wdrażania nowych rozwiązań również w bibliotekach" - wyjaśnia.

Stuprocentowa integracja

Książnica Pomorska korzysta ze zintegrowanego systemu bibliotecznego Aleph. Zapewnia on bibliotekarzom kompleksową obsługę wykonywanych zadań oraz szybki dostęp do informacji o zbiorach (własnych i w innych bibliotekach). Dzięki niemu informacje o książce lub innych dokumentach przyjmowanych do zbiorów (czasopismach, starodrukach, mikrofilmach, mapach, nutach, kasetach itp.) są wprowadzane do wspólnego obiegu tylko raz i w jednym miejscu. Później dane te są przetwarzane automatycznie na potrzeby różnych działów i procesów - przy opracowywaniu i inwentaryzacji zbiorów, w wypożyczalni i czytelniach, w magazynie, do sporządzania zestawień i statystyk.

Czytelnicy mają możliwość korzystania z katalogu bibliotecznego online oraz składania zamówień i kontroli własnego konta przez Internet. Takie rozwiązanie daje im dostęp do szybkiej i pełnej informacji o zbiorach Książnicy oraz wszystkich bibliotek na świecie funkcjonujących w sieci.

Stały dostęp do informacji usprawnia także zarządzanie biblioteką, m.in. poprzez bieżące śledzenie potrzeb czytelników. Możliwość rejestracji liczby wypożyczeń każdego tytułu umożliwia efektywne dysponowanie funduszem na zakup zbiorów. Elektroniczny dostęp do witryn wydawców pozwala na wybranie najtańszego, co umożliwia zwiększenie liczby zakupionych tytułów.

Biblioteka uczestniczy w tworzeniu Katalogu Centralnego Zbiorów Bibliotecznych w Polsce, który umożliwia bibliotekarzom wspólne katalogowanie dokumentów i wzajemną wymianę opisów bibliograficznych. "Dzięki rozwiązaniom IT możliwa stała się realizacja marzeń bibliotekarzy o wspólnej pracy nad opracowywaniem zbiorów" - podkreśla Lilia Marcinkiewicz. Powoli zanika konieczność opracowywania wszystkich pozycji przez wszystkie biblioteki. Dotąd była jedynie możliwość przejmowania opisów z Biblioteki Kongresu USA, obecnie jest to kilkadziesiąt bibliotek krajowych i zagranicznych. Dzięki zdalnemu korzystaniu z baz innych bibliotek możliwe jest utrzymanie zatrudnienia w dziale opracowania zbiorów na stałym poziomie - mimo zwiększającej się liczby nowych książek i nowych zadań do realizacji. Funkcja raportowania wykonanych zadań poszczególnym pracownikom umożliwia kontrolę jakości i ilości wykonanych opisów. System umożliwia także dokładne monitorowanie wypożyczeń i skuteczne egzekwowanie kar za przetrzymywanie książek (po wdrożeniu wpływy te zwiększyły się o połowę). W związku z bezpośrednim dostępem do katalogów innych bibliotek skrócony jest także czas poszukiwania i rezerwowania materiałów zamawianych przez czytelników w wypożyczeniach międzybibliotecznych.

Technika służy nie tylko do opisu i udostępniania zbiorów, ale i do ich ochrony. Książnica dysponuje nowym gmachem wybudowanym w technologii tzw. inteligentnego budynku. Ma on m.in. system przeciwpożarowy, antywłamaniowy i automatycznej wentylacji magazynów. System kontroli książek uniemożliwia zaś bezprawne ich wyniesienie.

W stronę cyfrowych zbiorów

Zespół Książnicy Pomorskiej wciąż wybiega myślami w przód. W planach jest przejście na nowszą wersję systemu Aleph. Zakupiony ma być specjalny system do zarządzania zasobami cyfrowymi (DigiTool). Daje on możliwość tworzenia, archiwizowania, wyszukiwania i wyświetlania zbiorów cyfrowych. Do zarządzania nim będzie wykorzystany system SFX. Udostępnia on m.in. kontekstowe połączenia pomiędzy wszystkimi częściami elektronicznego zbioru biblioteki, co da czytelnikom możliwość jak najpełniejszego wykorzystania zasobów Książnicy.