Obsługa oddana na zewnątrz
- Piotr Waszczuk,
- 30.09.2008
Outsourcing IT jest jednym z najważniejszych trendów ostatnich lat. Dla większości firm okazuje się źródłem oszczędności i ułatwienia w zakresie prowadzenia biznesu.
Outsourcing IT jest jednym z najważniejszych trendów ostatnich lat. Dla większości firm okazuje się źródłem oszczędności i ułatwienia w zakresie prowadzenia biznesu.
Oddanie informatyki na zewnątrz może być sposobem na zmniejszenie ryzyka operacyjnego, czy uzyskanie dostępu do potrzebnego oprogramowania, sprzętu lub kompetencji. Zakres umowy może być bardzo różny - od pełnego outsourcingu wszystkich procesów związanych z obsługą IT, przez przekazanie odpowiedzialności za obsługę wybranych elementów środowiska informatycznego, po wsparcie w sytuacjach awaryjnych.
Analitycy Gartnera prognozują, że za trzy lata wydatki na outsourcing usług oraz infrastruktury IT wyniosą w skali globalnej ok. 30% kosztów działalności przypadających na informatykę. Popularność tego rodzaju usług wzrasta, nawet pomimo potencjalnych zagrożeń związanych m.in. z poważnym uzależnieniem własnej działalności od firmy z zewnątrz. Co więcej, kolejne firmy chcąc skupić się na najważniejszych procesach biznesowych, decydują się oddawać w ręce partnerów coraz większy zakres obsługi IT. Z czasem na posiadanie własnych służb informatycznych będą decydować się tylko największe firmy.
Zintegrowany outsourcing
Od prawie czterech lat z modelu outsourcingu systemu SAP ERP korzysta toruńska Fabryka Cukiernicza Kopernik. Od tego czasu system jest w całości obsługiwany, rozwijany i administrowany przez konsultantów firmy BCC. Jak przekonują przedstawiciele firmy Kopernik, decyzja o wdrożeniu zintegrowanego systemu SAP była podyktowana określonymi potrzebami biznesowymi, m.in. koniecznością posiadania informacji na temat rzeczywistych kosztów produkcji oraz rentowności. Z kolei o decyzji wyboru oferty pełnego outsourcingu systemu zadecydowały względy ekonomiczne."Dzięki outsourcingowi system jest dla nas po prostu tańszy. To, że nie musimy przeznaczać dużych środków na infrastrukturę IT i koszty związane z obsługą systemu, to poważny argument" - podkreśla Karolina Ziółkowska-Wachowiak, dyrektor finansowy i SAP Manager w FC Kopernik. Jej zdaniem wykorzystanie modelu outsourcingu znacznie zmniejsza koszty wdrożenia systemów klasy ERP. Upraszcza również planowanie i budżetowanie kosztów związanych z wykorzystaniem systemu. Jest to szczególnie istotne w przypadku mniejszych firm, które dysponują stosunkowo niskimi środkami i starają się planować ich wykorzystanie w jak najdłuższej perspektywie czasu.
"Jest też dodatkowa korzyść" - uważa Karolina Ziółkowska-Wachowiak. "Nie musimy martwić się wzrostem cen zakupu kompetencji w zakresie obsługi systemu, nie przejmujemy się też wyjazdami informatyków i trudnościami na rynku pracy" - dodaje.
Zewnętrzna obsługa wydruku
wartości sprzętu drukującego to początkowa opłata inicjacyjna w kontraktach outsourcingu systemów druku, do tego dochodzi ryczałt miesięczny.
Przykładem firmy, która zdecydowała się zlecić obsługę całego środowiska druku partnerowi z zewnątrz, jest Alstom Power. Jak przyznaje Tomasz Romanowski, dyrektor Krajowego Centrum Informatyki firmy, jednym z ważniejszych powodów wykorzystania usług outsourcingu była chęć unifikacji posiadanego wcześniej środowiska systemów druku. Obsługa i zapewnienie materiałów eksploatacyjnych do kilkuset różnego rodzaju drukarek, skanerów i kopiarek zajmowały coraz więcej czasu. Wybór dostawcy i wdrożenie nowego sprzętu poprzedziła szczegółowa analiza kosztów i korzyści wynikających z wyprowadzenia części usług obsługi IT poza kompetencje wewnętrznego działu IT. Obecnie na całość środowiska wydruku składa się niewiele ponad 30 wielofunkcyjnych urządzeń drukujących wraz z dodatkową infrastrukturą IT. "Xerox zajmuje się całością obsługi wydruku - od dzierżawy urządzeń, przez ich serwis, po dostarczanie materiałów eksploatacyjnych" - mówi Tomasz Romanowski. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych możliwy jest m.in. zdalny monitoring stanu każdego urządzenia oraz aktualnego poziomu wykorzystania tonera i papieru. Za prawidłowe funkcjonowanie środowiska odpowiada oddelegowany do elbląskiego oddziału Alstom serwisant firmy Xerox.
Z czasem pojawiły się jednak korzyści innego rodzaju. Efektem outsourcingu obsługi środowiska druku były kilkunastoprocentowy spadek kosztów i znaczne uproszczenie umów serwisowych. W pełni zinformatyzowane środowisko druku ułatwia również rejestrowanie kosztów materiałów eksploatacyjnych oraz ich rozdzielanie według rzeczywistego zużycia. W dużej mierze dzięki temu spadła również liczba drukowanych dokumentów. "Urządzenia wielofunkcyjne ustawione są na korytarzach, odbiór wydrukowanej strony wiąże się więc z koniecznością krótkiego spaceru" - twierdzi Tomasz Romanowski. Stało się to również pierwszym krokiem w stronę wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
Outsourcing jako ubezpieczenie
Wspomniane wyżej firmy traktują usługi outsourcingu jako sposób na zaspokojenie własnych potrzeb informatycznych przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Z outsourcingu obsługi technicznej korzysta także Grupa Raben. Konsultanci itelligence wspierają wewnętrzny zespół informatyków w tej firmie, nawet jeśli część ich zadań pokrywa się z obowiązkami własnych pracowników IT firmy. "Outsourcing nadzoru nad środowiskiem IT jest pewnego rodzaju ubezpieczeniem" - mówi Sławomir Pawlak, dyrektor ds. informatyki i telekomunikacji w Grupie Raben.Jego zdaniem koszt outsourcingu jest odpowiednikiem składki ubezpieczeniowej, jaką firma opłaca w zamian za zapewnienie nieprzerwanej pracy najbardziej istotnych serwerów. Podniesienie ich bezpieczeństwa we własnym zakresie byłoby bardziej kosztowne i wiązałoby się z koniecznością zatrudnienia dodatkowych pracowników.
Po stronie itelligence nadzór nad projektem sprawuje 10 specjalistów. Z ich kompetencji Grupa Raben może korzystać według bieżących potrzeb. "W sytuacjach awaryjnych, kiedy moi wszyscy specjaliści są zajęci innymi projektami lub znajdują się w terenie, mam zapewnioną dodatkową pomoc. Outsourcing traktuję również jako sposób odciążenia mojego zespołu z pewnych zadań" - wyjaśnia Sławomir Pawlak. Opieka obejmuje m.in. pełny monitoring kluczowych serwerów i przeprowadzanie okresowych testów. W przypadku awarii itelligence odpowiada także za uruchomienie procedury naprawczej oraz nadzór serwisu świadczonego przez dostawców sprzętu IT.
Dodatkowe korzyści dla Grupy Raben wynikają z możliwości skonsultowania efektywności posiadanych rozwiązań serwerowo-klastrowych z obserwacjami niezależnych specjalistów.
- redukcja kosztów inwestycyjnych,
- optymalizacja kosztów obsługi IT,
- ułatwienie dostępu do nowych technologii i specjalistycznej wiedzy,
- uproszczenie struktury
- organizacyjnej firmy,
- zabezpieczenie przed zmianami na rynku pracy.