Aplikacje do wspomagania zarządzania obiegiem dokumentów, pracą grupową, przebiegiem informacji o zadaniach wykonywanych przez pracowników umożliwiają automatyzację wielu typowych, powtarzalnych zadań i czynności związanych z tworzeniem, przekazywaniem i archiwizacją dokumentów.

Choć stwierdzenie, że systemy obiegu dokumentów zwiększają efektywność pracy wygląda na typowy slogan reklamowy, to nie można mieć wątpliwości, że szybki i łatwy dostęp do dokumentów i informacji jest przydatny praktycznie w każdej firmie. Na polskim rynku co najmniej kilkadziesiąt firm ma w ofercie tego typu systemy. W większości są to samodzielne programy, czasami jednak stanowią element większych pakietów do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem.

Podstawowe mechanizmy pracy grupowej i obsługi obiegu dokumentów dostępne są również w takich aplikacjach, jak Microsoft Outlook i Novell GroupWise, choć często są praktycznie niewykorzystywane. Wynika to m.in. z tego, że uniwersalne rozwiązania z reguły wymagają pracochłonnego dostosowania do specyficznych wymagań, a często nie udostępniają niezbędnej, specjalizowanej funkcjonalności.

Najstarszym i najpopularniejszym systemem pracy grupowej jest Lotus Notes/Domino. Lotus, przejęty następnie przez IBM, był pionierem w opracowywaniu systemów tego typu. Rozwiązanie to znajduje jednak zastosowanie głównie w dużych firmach. Należy też zauważyć, że jest to przede wszystkim platforma, która służy do budowy aplikacji przystosowanych do konkretnych wymagań i zastosowań.

Technologia to tylko narzędzia, wykorzystanie zależy od użytkowników

Efektywne wdrożenie systemu zarządzania obiegiem dokumentów i ewentualnie zadań wymaga dobrego zdefiniowania procesów biznesowych i procedur stosowanych w firmie. Dlatego jest ono łatwiejsze w przedsiębiorstwie o dobrej organizacji, choć jednocześnie przynosi mu mniejsze korzyści niż w przypadku firmy, gdzie decyzje są podejmowane na podstawie bieżących uzgodnień i intuicyjnych ocen, a nie formalnej analizy rynku, wyników finansowych i perspektyw rozwoju.

Należy też pamiętać, że samo dostarczenie narzędzi do zarządzania dokumentami, obsługi pracy grupowej i komunikacji nie wystarcza, aby zwiększyć efektywność pracy. Niezbędna jest przede wszystkim zmiana przyzwyczajeń, zachowań i stylu pracy użytkowników. Największymi problemami w efektywnym wdrażaniu tego typu systemów są więc: dopasowanie narzędzi do rzeczywistej sytuacji i wymagań firmy; przekonanie użytkowników, że służą one ułatwieniu pracy; a przede wszystkim odpowiednie ich przeszkolenie, aby korzystanie z aplikacji nie było trudne i stresujące. Osoby podejmujące decyzje w przedsiębiorstwach powinny zdawać sobie sprawę z istnienia barier psychologicznych. Systemy zarządzania dokumentami i obiegiem zadań dają duże możliwości bieżącej kontroli działania pracowników, które mogą wywołać w nich poczucie zagrożenia. Jeśli tak będzie, może to istotnie utrudnić, a nawet uniemożliwić efektywne wdrożenie oprogramowania, które z założenia miało zwiększyć wydajność pracy.

Dostawcy oprogramowania najczęściej deklarują, że ich system przeznaczony jest dla każdego. Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu warto jednak zastanowić się, czy oferowane rozwiązanie jest zgodne z rzeczywistymi potrzebami, aby nie okazało się, że nowe oprogramowanie zamiast ułatwić, zwiększyć efektywność i przyspieszyć pracę jest źródłem niekończących się problemów. Bo "szeroki i bogaty zestaw różnorodnych funkcji" nie jest wartością samą w sobie, a czasem może utrudnić wdrożenie i zwiększyć koszty np. związane ze szkoleniami pracowników.

Od papieru do spamu

Słowo dokument kojarzy się przede wszystkim z kartkami papieru zawierającymi odręcznie lub maszynowo zapisaną treść. Skojarzenie to wynika głównie z przyzwyczajeń, bo dotychczas ludzie najczęściej spotykali się z tego typu formą dokumentów. Dlatego też do tzw. dokumentów elektronicznych wiele osób wciąż podchodzi z rezerwą i nie traktuje ich równie poważnie, jak dokumenty papierowe. Z punktu widzenia definicji dokumentu nie jest to uzasadnione.

Według Encyklopedii PWN dokument to "każdy przedmiot materialny wyrażający myśl ludzką lub służący do udowodnienia jakiegoś twierdzenia", a więc jest nim również fotografia, film, nagranie dźwiękowe. Łatwo rozszerzyć tę definicję również na pliki elektroniczne, bo zapis informacji na dysku, taśmie magnetycznej, czy płycie optycznej jest podobny do zapisu na papierze. Inny jest tylko nośnik i sposób zapisu/odczytu danych. Największe zalety dokumentów elektronicznych to łatwość szybkiego ich przekazywania na duże odległości, zarządzania ich obiegiem, przeszukiwania i archiwizacji.

Słowo się rzekło... faktura zatwierdzona

Jednym z nowych formatów dokumentów, który dopiero zaczyna się pojawiać na horyzoncie zastosowań są wiadomości przesyłane za pośrednictwem komunikatorów typu IM (Instant Messaging).

Według przewidywań Gartnera, do 2009 r. 80% wszystkich aplikacji do obsługi pracy grupowej będzie standardowo wyposażonych w zintegrowane mechanizmy komunikacji w czasie rzeczywistym. Aplikacje IM mają znaleźć poważne zastosowania biznesowe, uzupełniając funkcjonalność takich metod komunikacji, jak telefony i poczta elektroniczna.

Idea IM sprowadza się do wyposażenia każdego pracownika w narzędzia umożliwiające łatwe i szybkie sprawdzenie dostępności osób, z którymi ma się skontaktować, i wybranie metody komunikacji (chat, tele- lub wideokonferencja, e-mail) przy jednoczesnej współpracy i wymianie informacji z odpowiednią aplikacją biznesową, która pozwala na współdzielenie dokumentów i uzgadnianie wprowadzanych zmian lub modyfikacji.