Systemy obiegu dokumentów powinny posiadać także narzędzia do pełnotekstowego wyszukiwania w treści. Taka wyszukiwarka bezwarunkowo musi uwzględniać polską fleksję. Należy też indeksować wszystkie dokumenty, zawierające czytelną treść. Dlatego przy wdrożeniu systemu obiegu dokumentów warto zadbać o skaner z opcją OCR w języku polskim lub odpowiednie oprogramowanie w samym systemie obiegu, opracować mechanizm tworzenia plików PDF z warstwą tekstową i upewnić się, że system wspiera najważniejsze standardy formatów dokumentów w obiegu (co najmniej pliki tekstowe ISO 32000-1:2008 - PDF 1.7 wraz z rozszerzeniami, takimi jak Compact PDF; Microsoft Office 97/2003 i ISO/IEC 26300 - ODF). Niektóre systemy potrafią organizować dowolne pliki, w tym także dźwięki, zdjęcia i pliki wideo, a nawet rysunki w programach inżynierskich, takich jak AutoCAD. Dobry program obiegu może także zawierać opcje tworzenia podglądów dokumentu w przeglądarce internetowej, narzędzia do szybkiej konwersji i eksportu w innym formacie.

Procedury i audyty

Ważną cechą dobrego systemu obiegu jest też sprawny mechanizm powiadomień. W gąszczu dokumentów łatwo coś przeoczyć, dlatego w zaplanowanym obiegu powinny znaleźć się reguły, które kontrolują jego działanie. Reguła taka może uruchamiać powiadomienie pocztą elektroniczną czy za pomocą wiadomości systemowej wtedy, gdy dokument jest na danym etapie obiegu zbyt długo. Powiadomienia mogą także być wyzwalane przy publikacji jego nowej wersji (szczególnie ważne jest przy dokumentach systemu zarządzania jakością i przy publikacji aktów prawnych) oraz przy zmianie jego statusu, np. po zatwierdzeniu. Razem z powiadomieniami powinien zostać wdrożony system monitoringu, za którego pomocą pracownicy mogą poznać stan załatwiania danej sprawy. W tym przypadku należy wziąć pod uwagę mechanizmy zabezpieczeń przed nieupoważnionym dostępem do informacji związanych z kolejnymi etapami obiegu.

Jeśli firma zamierza wdrożyć system zarządzania jakością, niezbędne będzie zrealizowanie środowiska, które umożliwi publikację, dystrybucję i organizację dokumentów tego systemu. System taki musi odzwierciedlać strukturę dokumentacji systemu zarządzania jakością, posiadać mechanizm publikacji procedur i załączników, umożliwiać powiadomienia o nowej wersji dokumentu, a także rejestrować odczytanie procedury. Oprócz udostępniania procedur, należy w systemie uwzględnić obsługę audytów wewnętrznych, dokumentacje działań korygujących niezgodności i inne działania, które dotyczą pracy systemu zarządzania jakością.