Kancelaria w komputerze

Najważniejsze urządzenia kancelaryjne, takie jak dziennik, rzeczowy wykaz akt, terminarz czy rejestr wydanych dokumentów, muszą znaleźć odpowiedniki w systemach obiegu dokumentów. Ponieważ w wielu organizacjach stosuje się dzienniki komunikacji, właśnie to urządzenie kancelaryjne posiada odzwierciedlenie w elektronicznych systemach workflow. System taki może importować dane z różnych źródeł (najczęściej jest to skan, fax i poczta elektroniczna), rejestrując każde zdarzenie, podobnie rozwiązuje się komunikację wychodzącą.

W wielu przypadkach niezbędne jest znakowanie kwalifikowanym znacznikiem czasu, aby miał miejsce skutek daty pewnej, w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Dzięki temu, że dzienniki oraz spisy można łatwo przeszukać, system obiegu dokumentów umożliwia sprawne odnalezienie wszystkich żądanych dokumentów i spraw, których one dotyczą. Jeszcze sprawniejsze jest wyszukiwanie pełnotekstowe.

Ważną cechą, która ułatwia pracę w systemie jest automatyczna numeracja zgodnie z przyjętymi zasadami i mechanizm kontroli poprawności przypisania dokumentów. W przypadku kancelarii prowadzonej w systemie mieszanym (jednocześnie stosowany jest dziennik w uproszczonej formie, a dokumenty przypisuje się do sprawy, jak w systemie bezdziennikowym), system obiegu musi uwzględnić konieczność podawania sygnatur zarówno dziennika korespondencyjnego (przy wejściu dokumentu w obieg), jak i sprawy, do której dany dokument jest przypisany (to przypisanie wykonuje właściwy referent). System powinien także zawierać mechanizm automatycznego tworzenia sprawy, jeśli dany dokument ją otwiera. Razem z powstaniem nowej wersji dokumentu lub nowego dokumentu w danej sprawie, proces obiegu powinien uruchamiać się automatycznie, powinny być też zapisywane informacje o dostępie oraz punktach zatrzymania.

Uwzględnić nieobecnych

Dobry system musi także prawidłowo rozwiązywać problemy nieobecności pracowników związanych z załatwieniem danej sprawy. Gdy osoba odpowiedzialna za załatwianie takich spraw jest nieobecna, w obiegu powinny się znaleźć informacje o osobach, które ją mogą zastąpić. W praktyce często umieszcza się tutaj przełożonego danej osoby, ale należy wziąć pod uwagę to, że niektóre operacje powinny być zatwierdzane przez dwie osoby. Jeśli więc przełożony nieobecnego pracownika dokonał jakichś czynności w jego zastępstwie, pozostałe akcje - takie jak zatwierdzenie do wypłaty - wciąż musi potwierdzić inna osoba. Dobrze zaplanowany obieg powinien uwzględniać także takie przypadki i sprawdzać dostępność za pomocą odpytania właściwego modułu systemu klasy ERP.