Obieg niepełny

Obecnie funkcjonowanie systemu obiegu dokumentów elektronicznych w urzędzie zazwyczaj sprowadza się do zarządzania korespondencją i cyklem życiowym jej elementów składowych. To za mało, by można było mówić o nowoczesnej administracji.

Obecnie funkcjonowanie systemu obiegu dokumentów elektronicznych w urzędzie zazwyczaj sprowadza się do zarządzania korespondencją i cyklem życiowym jej elementów składowych. To za mało, by można było mówić o nowoczesnej administracji.

W większości polskich urzędów stosuje się metody przetwarzania dokumentów zainspirowane przez Bismarcka jeszcze w XIX w. "Tymczasem dostępne dzisiaj narzędzia IT powinny nam kazać zerwać z tą przeszłością" - stwierdził Kajetan Wojsyk w trakcie naszej II Konferencji "Od informacji do decyzji", poświęconej tym razem zarządzaniu obiegiem dokumentów elektronicznych. Tematyka spotkania, które cieszyło się dużym zainteresowaniem, skupiała się wokół zagadnienia wprowadzania rozwiązań obiegu dokumentów elektronicznych w praktyce funkcjonowania administracji publicznej. Z jednej strony rynek ten napędza dążenie do poprawy funkcjonowania instytucji państwowych i samorządowych, z drugiej zaś otoczenie legislacyjne wymusza elektronizację urzędów. Są to przede wszystkim ustawy o podpisie elektronicznym i informatyzacji.

Wdrażanie systemów elektronicznego obiegu dokumentów w praktyce działalności urzędowej obnaża zarówno niesprawność samego urzędu, jak i niewydolność jego otoczenia. Zawsze pojawiają się tutaj dwa fundamentalne problemy - jak zerwać z urzędniczą mentalnością przywiązania do dokumentu w postaci papieru oraz w jaki sposób współpracować z podmiotami zewnętrznymi, które wcale nie muszą działać w obiegu elektronicznym. W przypadku administracji to w szczególności także kwestia przekazywania dokumentów do archiwum państwowego.

Wyzwania i niedopowiedzenia

Obieg niepełny

Marek Zawidzki

W przypadku wdrażania takich systemów w administracji, w stopniu rzadko spotykanym w innych przypadkach okazuje się, że różnica między teorią a praktyką jest bardzo duża. W trakcie wdrożenia okazuje się bowiem, jak wiele niuansów i trudnych do dostrzeżenia wcześniej zależności dotyczy elektronicznego przetwarzania dokumentów. Co więcej, okazuje się jak trudne jest takie skonstruowanie systemu, aby odpowiadał on na aktualne uwarunkowania prawne, a wiadomo przecież, że w przypadku administracji publicznej legislacyjne wytyczne dotyczące obiegu i przechowywania dokumentów w toku załatwiania różnych spraw urzędowych są rzeczą fundamentalną, od której tak naprawdę zależy codzienne funkcjonowanie poszczególnych instytucji. Problemem jest chociażby samo przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej. Dla wielu urzędów i urzędników staje się to bowiem ważniejsze od tego, co ma być efektem jej działania.

Mówił o tym dość dobitnie Kazimierz Schmidt, doradca naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych. Nie dość, że urzędy muszą tkwić w legislacyjnym rozkroku, bowiem sprawy traktowania elektronicznych dokumentów regulowane są przez różne akty prawne, to wciąż wpada się w legislacyjną pustkę, bo kluczowe rozporządzenia dotyczące kwestii praktycznych wciąż nie zostały wydane, mimo upływu lat od wprowadzenia samych ustaw. Brak ostatecznych, jednoznacznych decyzji w ogromnym stopniu utrudnia budowanie takich systemów na potrzeby administracji państwowej. Nie wiadomo bowiem, jak powinien być taki system skonstruowany, aby w przyszłości był w pełni zgodny z przyjmowanymi regulacjami prawnymi. Specjaliści twierdzą, że lepsza jest sytuacja, w której mamy złe wytyczne i standardy niż ta, w której nie ma ich w ogóle.

Dotyczy to np. ustalenia metadanych opisujących strukturę archiwizowanych dokumentów. Trwają obecnie prace nad stworzeniem zbioru obowiązkowych znaczników (ok. 60), opisujących dokumenty, tak aby później dało się je łatwo przeszukiwać i lokalizować. To także kwestie taksonomii, czyli podziału dokumentów na klasy, rzeczy fundamentalnej dla systemów zarządzania dokumentami. "To sprawa MSWiA, aby ustalić standardy i konwencje oraz by nakazać administracji publicznej ich spełnianie" - mówił w trakcie dyskusji panelowej Kazimierz Schmidt. "To niech administracja centralna wreszcie to ustali" - ripostował Witold Staniszkis, prezes zarządu Rodan System. Twórcy rozwiązań dokumentów elektronicznych muszą się bowiem nadal poruszać w sferze domysłów, które - jeśli niesłuszne - będą wymagać istotnej modyfikacji już wdrożonych systemów.

Obieg niepełny

Tematyka systemów elektronicznego obiegu dokumentów cieszyła się tak dużym zainteresowaniem, Że na sali w trakcie konferencji było zajętych... 120% miejsc.

W obecnym stanie prawnym w tych wszystkich kwestiach sporo do powiedzenia ma minister kultury, jemu to bowiem przypisano kompetencje wydania rozporządzeń dotyczących archiwizacji dokumentacji (zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym). Jak jednak wiadomo, akurat to ministerstwo jest dalekie od zrozumienia specyfiki przetwarzania dokumentów elektronicznych. Tymczasem złośliwi żartują, że Ministerstwo Kultury jest jak najbardziej odpowiednią instytucją dla archiwizacji dokumentów urzędowych, chodzi bowiem o przechowywanie "zabytków z celulozy".

Pojawiają się tutaj istotne pytania o spójność rozwiązań zawartych w delegacjach do odpowiednich ustaw. Są to trzy rozporządzenia do Ustawy archiwalnej: struktura dokumentów elektronicznych, postępowanie z dokumentami elektronicznymi oraz przekazywanie dokumentów na nośnikach elektronicznych do archiwów państwowych oraz kolejne trzy do Ustawy o informatyzacji: warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych oraz minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej. Czy tak rzeczywiście jest, trudno do końca stwierdzić, skoro większość z tych rozporządzeń nie istnieje.

Ciążenie przeszłości

Dla urzędu korzystającego z systemu elektronicznego obiegu dokumentów idealna sytuacja to taka, w której do minimum udaje się ograniczyć stosowanie dokumentów papierowych. Zasadniczo dotyczy to tylko przyjęcia dokumentu i jego zeskanowania, a następnie wydrukowania finalnej decyzji. Niestety, obecnie obowiązujące prawo nie umożliwia tego. Trzeba działać dwutorowo, pewne sprawy są realizowane na drodze elektronicznej, pozostałe zaś drogą tradycyjną.

Obieg niepełny

Kazimierz Schmidt, doradca naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych

Mówił o tym m.in. Marek Zawidzki z Urzędu Miejskiego w Koninie, gdzie mimo wdrożenia systemu bazującego na Lotus Notes wiele spraw nadal od początku do końca musi być realizowanych na drodze obiegu dokumentów papierowych, zaś system IT służy głównie jako baza danych o lokalizacji dokumentów i stanie załatwienia spraw. Co oczywiście niesie ze sobą konieczność duplikacji pewnych czynności, ręcznych i tych dokonywanych w systemie informatycznym.

Doświadczenia konińskiego urzędu z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów wskazują również na to, jak istotna jest kwestia szkoleń użytkowników. Realizowano je metodą drobnych kroków w miarę podłączania do systemu kolejnych stanowisk pracy. Oczywiście początkowo użytkownicy niechętnie korzystają z nowego rozwiązania także z tego powodu, że system pozwala na dobre monitorowanie wydajności poszczególnych pracowników i samego urzędu. W praktyce administracyjnej to chociażby długotrwałość załatwiania spraw, wydajność przetwarzanych dokumentów, czy wydawanych decyzji w ciągu jednego dnia.

Rozwój i funkcjonowanie

"Technologia w obszarze systemów elektronicznego obiegu dokumentów zmienia się tak szybko, że co najmniej raz w roku trzeba się intensywnie szkolić" - twierdził Wojciech Mazurkiewicz, dyrektor techniczny z FileNet Polska. Jednak z punktu widzenia klienta nie ma to aż takiego znaczenia. Dobrze wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów zlewa się bowiem po prostu z funkcjonowaniem danej instytucji czy firmy i w wielu takich miejscach można spotkać stosunkowo stare technologicznie rozwiązania.

Sprawom związanym z systemami elektronicznego obiegu dokumentów, ich archiwizacji i regulacji prawnych w kontekście działalności urzędów administracji publicznej poświęcone jest forum internetowe pod adresemhttp://epl.icm.edu.pl/forum .

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200