Wdrożenie poprzedził audyt przeprowadzony przez firmę Coopers & Lybrand. "W ten sposób dokładnie określiliśmy zakres przedmiotowy projektu i ustaliliśmy wymagania stawiane dostawcom. Uchroniło to nas przed nagminnymi problemami ze zmianą założeń i zakresu wdrożenia" - ocenia Jacek Purzycki. - "Dzięki inwestycji w audyt zaoszczędziliśmy na kosztach wdrożenia". Projekt był realizowany we współpracy z firmą Plaut Polska. "Wypracowałem z nimi rozwiązanie, że rozliczamy się dopiero po realizacji kolejnych etapów projektu. Konsultanci trochę narzekali, jednak zapewne dzięki temu udało się nam zachować harmonogram wdrożenia i nie przekroczyć założonego budżetu. Kosztowało to nas jednak wiele wysiłku" - opowiada Jacek Purzycki.

Magia koordynacji remontów

W spółce wdrożono moduły: inwestycyjny, środków trwałych, zaopatrzenia i gospodarki materiałowej, moduł gospodarki remontowej, koordynujący usuwanie awarii sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, a także moduł finansowy i controlling. Równocześnie rozpoczęto pracę nad wdrożeniem systemu obiegu dokumentów opartych na Lotus Domino, a także map cyfrowych GIS bazujących na rozwią- zaniach ArcInfo - SDE firmy ESRI. System obiegu dokumentów MIS Partner skrócił czas pracy nad wpływającą do firmy pocztą. Równolegle rozpoczęto także digitalizację map posiadanych zasobów, tworząc cyfrowe warstwy sieci wodociągowej.

Jednak najważniejszym elementem infrastruktury był system wspoma-gający zarządzanie. Wdrożenie SAP R/3 pozwoliło na poznanie dokład- nej struktury zleceń i centrów zys- ku, a także kosztów i przychodów pochodzących z poszczególnych dziedzin działalności - dostarczania wody i odprowadzania ścieków, a także usług dodatkowych. Nowoczesny system umożliwił również analizę kosztów generowanych z poszczególnych obszarów działalności, a także szczegółowe śledzenie całego programu inwestycyjnego. Dzięki funkcjom automatycznego składania zamówień i rezerwacji materiałów, dokonywanych przez każdy z działów, zarząd spółki może dokładnie oszacować koszty ich działalności. Ma również pełną kontrolę nad realizacją umów z dostawcami. SAP R/3 pozwolił na szczegółowe śledzenie kosztów realizacji programu inwestycyjnego.

Dzięki modułowi gospodarki remontowej przeprowadzono ewidencję wszystkich urządzeń i loka- lizacji funkcjonalnych w przedsię- biorstwie (w tym 30 tys. wodomierzy wymagających systematycznej ob-sługi, remontów, legalizacji). System usprawnił również współpracę z wydzielonymi ze spółki podmiotami, przede wszystkim z Aqua System, czyli dawnym działem budowy i remontów sieci. Dzięki jego wdrożeniu zawiadomienie o awarii, zgłoszone w biurze obsługi klienta, jest natychmiast wysyłane do odpowiedniego pracownika w firmie remontowej. Dyspozytor przyjmujący zgłoszenie zaznacza je na mapie numerycznej w MapTool. Stamtąd trafia ono poprzez interfejs z ArcInfo do systemu SAP R/3, gdzie są dołączane informacje na temat infrastruktury tego odcinka sieci. Takie zgłoszenie wędruje pocztą elektroniczną do pracownika firmy remontowej, który automatycznie rezerwuje w magazynie niezbędne części, a po usunięciu awarii wystawia w systemie fakturę wg ustalonego wcześniej cennika.

O różnicowaniu opłat i pułapkach czyhających na śmiałków

Gruntowna informatyzacja pozwo- liła na dokładną analizę kosztów działalności przedsiębiorstwa. "Nowa ustawa o zbiorowym zaopatrze-niu w wodę i odprowadzaniu ścieków - wchodząca w życie w styczniu przyszłego roku - nakłada na firmy wodno- kanalizacyjne obowiązek kształto-wania cen na podstawie kosztów ponoszonych na danym terenie. My dysponujemy takimi możliwościami już od dawna" - mówi Jacek Purzycki. Tak naprawdę dzięki wdrożonemu systemowi kierownictwo spółki już teraz mogłoby przygotować indywidualny cennik, uwzględniający rzeczywisty koszt usług. To jednak na pewno wywołałoby wiele kontrowersji. Nagle okazałoby się, że ludzie mieszkający na terenie położonym kilka metrów wyżej musieliby płacić za wodę i ścieki nawet kilka razy więcej niż ich sąsiedzi mieszkający niżej. Jak przyznają sami pracownicy spółki, na to jest jeszcze za wcześnie. Dwa lata temu Aqua SA przeprowadziła podobny eksperyment. Wprowadzono wtedy nowy rodzaj opłat za ścieki, tzw. deszczówkę, nalicza-ny od wielkości opadów deszczu i utwardzonej powierzchni np. dachu. Wszystkie podmioty i właściciele mieszkań prywatnych musieli płacić odpowiednie kwoty za ścieki odprowadzane do kanalizacji miejskiej. Mimo rzetelnego uzasadnie-nia ekonomicznego, spotkało się to z ogromnym sprzeciwem mieszkańców. Teraz sprawa ucichła, a podobne opłaty zaczęły wprowadzać także inne zakłady wodno-kanalizacyjne z całej Polski.

Mimo tych kontrowersji, mieszkańcy Bielska-Białej pozytywnie oceniają jakość usług świadczonych przez Aqua SA. Zdolności menedżerskie zarządu zostały docenione także przez rajców miejskich. Bogdan Traczyk, długoletni prezes spółki, już od 4 lat rządzi Bielsko-Białą jako prezydent miasta. Fakt ten napawa dumą pracowników spółki, choć jak sami przyznają, bywa to także źródłem problemów. Ktoś, kto chce zaatakować prezydenta, robi to krytykując spółkę, i na odwrót, argumenty, które powinny być użyte przeciwko spółce, są wyciągane wobec prezydenta. Na pewno jednak stanowi to kolejny dowód sukcesu odniesionego przez bielską firmę.