Co nowego w menu

Zmieniono również system posługiwania się menu, wprowadzając menu rozwijalne (od dawna dobrze znane użytkownikom Quattro Pro). Rozwinięcie menu podrzędnego następuje po wybraniu odpowiedniego polecenia z menu nadrzędnego. Wprowadzenie menu podrzędnych pozwoliło na funkcjonalne grupowanie poleceń i znaczne skrócenie menu zasadniczych, co spowodowało istotne zwiększenie przejrzystości układu sterowania programem.

Po staremu (jak w "czwórce"), trzema kropkami są oznaczane rys. 3 polecenia, których użycie powoduje wyświetlenie pól dialogowych, ale same pola mają zwykle inną postać. Na przykład po wybraniu polecenia Format/Cells pojawia się pokazane na rys. 4 pole dialogowe nowego typu. Ciąg zakładek pod paskiem tytułu pozwala na przekształcenie pola do postaci umożliwiającej: formatowanie liczb (Numbers), wyrównanie zawartości komórek (Alignment), zmianę kroju i wielkości czcionek (Font), kreślenie obramowań (Border), wybranie wzorów wypełnienia (Patterns) i wreszcie ochronę dokumentu (Protection). W poprzedniej wersji Excela wszystkie te opcje były dostępne przez wybieranie oddzielnych poleceń z odpowiednio długich menu.

Coś dla miłośników ładnych tabelek i kaligrafii

W Excelu 5.0 jest możliwa edycja zapisu bezpośrednio w komórce, w której - w trakcie pisania danych - pojawia się kursor. Zarówno w wierszu edycji, jak i wewnątrz komórki można za pomocą myszy zaznaczyć blok, na którym będą wykonywane operacje edycyjne lub formatujące. Pozwala to na formatowanie części zapisu w komórce w taki sam sposób, jak w edytorach środowiska Windows; po zaznaczeniu bloku wystarczy wybrać odpowiedni krój pisma i w miarę potrzeby jego wytłuszczenie, pochylenie i wielkość. Odeszło w zapomnienie, stosowane niegdyś w arkuszach, wpisywanie w tekście znaków formatujących.

Zmiana kroju i wielkości pisma, tak jak i w wersji poprzedniej jest również możliwa przy użyciu opcji dostępnych na pasku formatowania, lecz teraz liczba bezpośrednio dostępnych narzędzi i zakres ich działania są znacznie szersze. Trzy ostatnie przyciski po prawej stronie paska formatowania są zaopatrzone w strzałki pozwalające na rozwijanie podręcznych palet z wyborem opcji odpowiednio: kreślenia obramowań, zmiany koloru tła i tekstu. Palety te można oderwać od paska narzędziowego i umieścić w dowolnym miejscu arkusza. Na rysunku 4 pokazano paletę koloru tekstu przeniesioną w pobliże formatowanego tekstu i paletę koloru tła pozostawioną na miejscu rozwinięcia u dołu rozwijającego ją przycisku. Użycie koloru tła do napisania jednego ze słów w komórce A4 spowodowało zniknięcie go z arkusza, choć nadal jest widoczne w wierszu edycji.

Prawy klawisz myszy i inne wygodne przyciski

Rozszerzono znacznie zastosowanie prawego klawisza myszy, który poprzednio służył jedynie do wywoływania zawsze jednakowego menu podręcznego, zawierającego najczęściej używane polecenia dotyczące komórek arkusza. Obecnie uruchamia różne menu, zależnie od punktu wskazywanego przez kursor myszy. Naciśnięcie go przy wskazaniu literowego oznaczenia kolumny na krawędzi arkusza spowodowało, jak pokazano na rys. 5, pojawienie się menu pozwalającego na wykonywanie operacji dotyczących całych kolumn.

Bardzo wygodne jest korzystanie z dodanego do standardowego paska narzędzi przycisku umożliwiającego podgląd arkusza przed wydrukiem. Użyteczne są również narzędzia do szybkiego sortowania w wybranym bloku oraz, pozwalający na szybkie wklejanie funkcji, przycisk nazwany Function Wizard, który zapewne w wersji polskiej programu zostanie nazwany Kreatorem funkcji (analogicznie do przycisku Chart Wizard, nazwanego Kreatorem rysunku w Excelu 4.0 PL).

Uaktywnienie mającego postać świecącej żarówki przycisku Tip Wizard (Kreatora dobrych rad), powoduje śledzenie wykonywanych przez nas działań i wyświetlanie podpowiedzi podających sposoby ich optymalizacji. Pomysł - w zasadzie świetny - nie został dopracowany w szczegółach i pojawiające się informacje nie zawsze są związane z wykonywanymi czynnościami. Czytając wyświetlane napisy można dowiedzieć się wielu bardzo pożytecznych rzeczy, które warto znać, lecz których nie należy bez zastanowienia stosować podczas bieżącego działania.

Warto zauważyć umieszczenie na pasku standardowym przycisków Undo (Cofnij) i Repeat (Powtórz), dzięki czemu w razie pomyłki nie musimy sięgać do menu.

Zwróćmy w końcu uwagę na przycisk Format Painter, służący do kopiowania i wklejania formatów. Zobaczymy, jak zostanie nazwany w polskiej wersji programu.

Złap i obejrzyj

Tworzenie rysunków było łatwe i przyjemne już w poprzedniej wersji Excela. W wersji 5.0, poza nieco rozbudowanymi możliwościami prezentacji graficznej wartości liczbowych, znajdujemy nowy mechanizm pozwalający na szybkie dołączanie nowych porcji danych do już istniejącego rysunku. Wystarczy zaznaczyć blok zawierający kolejny ciąg danych, uchwycić jego krawędź i przeciągnąć do wnętrza obszaru rysunku. Dane zawarte w bloku zostaną natychmiast pokazane na wykresie.

Pivot Tables

Ulepszeniem bardzo istotnym, mogącym znaleźć liczne zastosowania zwłaszcza w zarządzaniu firmami, są Pivot Tables, które być może zostaną nazwane tablicami obrotowymi lub obracanymi. Ułatwiają i przyspieszają wykonywanie jednego z najpotrzebniejszych i najtrudniejszych zadań, jakim jest otrzymywanie właściwych informacji ze zbioru surowych danych. Działanie Pivot Tables najlepiej zrozumieć na przykładzie. W górnej części rys. 6 umieszczona jest prosta baza danych, tworzona na bieżąco w czasie sprzedaży oprogramowania. Każdego dnia wpisywano do odpowiednich pól datę, miesiąc, rok, nazwę i liczbę sprzedanych programów wraz z nazwiskiem sprzedającego. W dolnej części rysunku widać, w jaki sposób, za pomocą opcji Pivot Tables można łatwo uzyskać informację o liczbie programów sprzedanych w wybranym miesiącu przez poszczególnych sprzedawców. Korzystając z listy rozwijanej w polu Miesiąc można z łatwością śledzić wyniki działania sprzedawców i popyt na wybrane programy w kolejnych miesiącach. Inne skonstruowanie tabeli obrotowej nie nastręcza kłopotów. Korzystając z tej samej bazy można śledzić np. wartość sprzedaży wybieranych kolejno sprzedawców w rozbiciu na poszczególne programy i miesiące. Liczba kombinacji jest olbrzymia, a o pożytkach płynących z korzystania z nowej opcji Excela nie trzeba chyba przekonywać nikogo, kto choć raz próbował wyłuskać potrzebne informacje z ciągu zapisanych kolejno rekordów.