Nowoczesny sklep

Oprócz mebli sklepowych, kasy fiskalnej i systemu magazynowego, coraz częściej niezbędnym elementem nowoczesnego sklepu są: terminale POS, czytniki kodów kreskowych zintegrowane z PDA, a w przyszłości zapewne staną się nim systemy RFID.

Oprócz mebli sklepowych, kasy fiskalnej i systemu magazynowego, coraz częściej niezbędnym elementem nowoczesnego sklepu są: terminale POS, czytniki kodów kreskowych zintegrowane z PDA, a w przyszłości zapewne staną się nim systemy RFID.

Kluczowym elementem, który często jest odpowiedzialny za rzeczywistą liczbę klientów, dokonujących zakupów, jest kasa. Najważniejszym usprawnieniem, które zrewolucjonizowało kasy był system kodów kreskowych, który umożliwia automatyczne obliczanie listy towarów każdego klienta oraz podliczanie kwoty do zapłaty. Jest on stosowany do dziś, gdyż jest prosty, niezawodny, sprawny i doskonale nadaje się do optymalizacji. Kasy występują w wielu odmianach. Najprostsze z nich, tak zwane ECR (Electronic Cash Register) są dedykowanymi urządzeniami, często zaplombowanymi i nierozbieralnymi. Po uruchomieniu kasy w trybie fiskalnym, raporty dzienne są zapisywane do modułu fiskalnego wbudowanego w ECR.

Zazwyczaj nie ma możliwości rozbudowy takiej kasy. Zaletą kas ECR jest jednak prostota ich użycia, niewielki koszt zakupu i eksploatacji, zaś poważną wadą utrudniona integracja z systemami obsługi sprzedaży i magazynu. Kasy takie posiadają niewielką pamięć, która potrafi przechować tylko ograniczoną ilość kompletnych informacji o sprzedaży (tzw. rolek paragonowych), zazwyczaj około tysiąca ostatnio wystawionych paragonów. To ograniczenie uniemożliwia skuteczne analizowanie sprzedaży. Dodatkowym problemem w przypadku dużych sklepów jest serwis takich kas, gdyż ECR są konstrukcjami zamkniętymi.

Gdy kasa to zbyt mało

Od tych problemów wolne są terminale elektroniczne zwane EPOS (Electronic Point of Sale), które są komputerem klasy PC wyposażonym w dedykowane oprogramowanie obsługi kasy, wyświetlacz dla klienta, skaner kodów kreskowych oraz podłączenie do modułu drukarki fiskalnej i otwierania szuflady z pieniędzmi. Komputer taki posiada odpowiednią pamięć masową oraz połączenia do systemu sprzedażowego i analitycznego. Dzięki temu, że jest to normalny komputer klasy PC, serwis terminali jest znacznie prostszy.

Oprogramowanie EPOS może pracować w środowisku dowolnego systemu operacyjnego (używane to głównie MS-DOS, Windows oraz Linux). Obostrzeniom serwisowym i homologacji podlega jedynie drukarka wyposażona w moduł fiskalny, zaś sam program czy sprzęt kasy nie wymaga badań, może być dostosowany dla potrzeb sklepu. Oddzielenie fiskalizacji sprzedaży (oraz druku paragonów) od samego procesu rejestracji sprzedawanych przedmiotów jest dobrym rozwiązaniem w dużych sklepach.

Terminal EPOS, który został połączony z systemem sprzedaży, umożliwia przechowanie w systemie informacji o każdej transakcji, wliczając informacje o towarach sprzedanych każdemu z klientów. Dzięki temu można analizować sprzedaż pod kątem typowych towarów oraz reguł rządzących zachowaniem klientów. W taki sposób można więc określić skuteczność akcji marketingowych, czy wpływ zmian w wystroju lub lokalizacji towarów na sprzedaż.

Plastikowe pieniądze

Czytniki kodów kreskowych pomagają pracownikom wykonać spis towaru na półkach i w magazynie, gdyż wystarczy przeskanowanie kodu kreskowego i wpisanie rzeczywistego stanu na półce, aby dokonać inwentaryzacji.

Czytniki kodów kreskowych pomagają pracownikom wykonać spis towaru na półkach i w magazynie, gdyż wystarczy przeskanowanie kodu kreskowego i wpisanie rzeczywistego stanu na półce, aby dokonać inwentaryzacji.

Dodatkową zaletą terminali komputerowych EPOS jest łatwa integracja z operatorem płatności bezgotówkowych (karty płatnicze, bony towarowe), umożliwiająca autoryzację płatności bez konieczności przepisywania kwoty do osobnego terminala, utrzymywania urządzeń przy każdej kasie, czy każdorazowego zestawiania połączenia do centrum autoryzacyjnego. Wiele supermarketów posiada taki system, gdyż daje on istotne oszczędności przy dużej skali wdrożenia. Dodatkowo EPOS umożliwia realizację innych usług płatniczych (doładowania telefonów komórkowych czy płatności dla firm trzecich), realizując w ten sposób usługi dodane, dostępne w kasie. Nowością jest system płatności bezdotykowej (np. PayPass), w którym niewielkie należności są regulowane z konta posiadacza karty w sposób uproszczony, bez autoryzacji. Specjaliści są jednak zdania, że systemy bezdotykowe są obarczone pewnym ryzykiem.

Warto podkreślić, że terminale EPOS mogą być zintegrowane z dowolnym instrumentem płatniczym, znane są wdrożenia obejmujące obsługę systemów kart płatniczych, bonów towarowych, kart lojalnościowych, płatności partnerskich, doładowań telefonów komórkowych, a nawet systemu bankowego powiązanego ze spłatą karty kredytowej. Niektóre sklepy nadal używają tradycyjnych terminali do obsługi kart płatniczych. Przyczyną może być np. umowa z operatorem płatności bezgotówkowych, który nie posiada lub nie chce integrować swoich rozwiązań z systemami klientów. Dla takich sklepów ciekawym rozwiązaniem jest połączenie terminala autoryzacyjnego kart z terminalem EPOS tak, by informacja o kwocie była do niego automatycznie przenoszona. W ten sposób z terminali płatniczych korzystają niektóre stacje paliwowe.

Waga w sieci

Wiele sklepów sprzedaje towary na wagę, zatem w sklepie powinna być waga przeliczająca. Może pracować online w połączeniu z systemem sprzedaży, ale może tylko nadrukowywać na opakowania kod paskowy z informacją o towarze. Supermarkety często wybierają to drugie rozwiązanie, gdyż jest tańsze i prostsze. Kod paskowy może nie zawierać w ogóle informacji o cenie towaru, ta jest pobierana z systemu do terminala EPOS w momencie sprzedaży, ale może także zawierać czytelną dla klienta cenę za kilogram wagi i kwotę należności. Jeśli waga uwzględnia cenę na wydrukowanej etykiecie, pracownik przy każdej zmianie cen ważonego towaru musi dokonać korekty ustawień. To jest minusem takich wag.

Waga zintegrowana z systemem sprzedaży może być częścią boksu kasowego, w ten sposób terminal EPOS może wyceniać towar na podstawie informacji z wagi oraz wpisanego kodu towaru. W takim przypadku waga umieszczona w sali sprzedaży sklepu będzie jedynie pełniła rolę kontrolną, informacyjną dla klientów, zaś ostateczna cena towaru będzie obliczona przy regulowaniu należności w kasie.

Utarg gotówkowy z wielu sklepów nie jest zwykle od razu odwożony do banku, ale przechowywany w sejfie. Zazwyczaj posiada on otwór wrzutowy, za pomocą którego nadmiar gotówki jest wrzucany do środka, zaś obsługa nie posiada do niego dostępu. Sejfy takie posiadają zamki zegarowe, które uniemożliwiają ich otwarcie poza ustalonymi godzinami. Transakcje bezgotówkowe zmniejszyły rolę sejfów, gdyż transakcji gotówkowych jest coraz mniej, ale w niektórych sklepach tego typu zabezpieczenia będą używane jeszcze przez długi czas. Bardzo dobrym miejscem dla instalacji sejfów z wrzutnią są stacje paliwowe pracujące całodobowo. Supermarkety budują czasami system poczty pneumatycznej, która usprawnia przekazywanie utargu z kas sklepu. System taki umożliwia szybkie i bezpieczne przesłanie puszki z pieniędzmi poza halę sprzedaży.

Inwentaryzacja w biegu

Dokładny stan magazynowy jest bardzo ważną informacją, niezbędną dla sprawnego prowadzenia sklepu. Systemy IT muszą zatem posiadać narzędzia prowadzące magazyn, przetwarzające informacje o rozchodach towaru (dostępne z systemu kasowego), jego przychodach (dostawy, przeniesienia z magazynów) oraz uaktualnienia stanu magazynu podczas okresowych inwentaryzacji. Ponieważ nowoczesny sklep nie podlega zamknięciu w celu przyjęcia towaru (tak słynnego w okresie gospodarki socjalistycznej), proces aktualizacji informacji o stanie i dostawach towaru musi odbywać się równolegle ze sprzedażą.

Okresowo należy także uaktualniać stan magazynowy, wykonując inwentaryzację. W tym celu w wielu sklepach wykorzystuje się przenośne terminale, które posiadają czytnik kodów kreskowych oraz połączenie z systemem za pomocą sieci bezprzewodowej. Czytniki kodów pomagają pracownikom wykonać spis towaru na półkach i w magazynie, gdyż wystarczy przeskanowanie kodu kreskowego i wpisanie rzeczywistego stanu na półce, aby dokonać inwentaryzacji. Cały proces może odbywać się w trakcie sprzedaży, bez przerw w pracy sklepu. Oprócz inwentaryzacji, czytniki są powszechnie używane w magazynach, gdyż minimalizują ilość pomyłek, umożliwiają optymalizację pracy pracowników, dzięki zaś współpracy z oprogramowaniem obsługującym magazyn, wspomagają pracę magazynierów.

Do tego celu używane są różne terminale, często są to urządzenia klasy PDA o konstrukcji przemysłowej, odpornej na trudne warunki eksploatacji. Oferta jest dość szeroka, najczęściej używane są urządzenia firm PSION Teklogix, Motorola i Symbol Technologies. Typowa konfiguracja urządzeń obejmuje czytnik kodów kreskowych jednowymiarowych (opcjonalnie dwuwymiarowych), klawiaturę alfanumeryczną, interfejs bezprzewodowy Wi-Fi (lub Bluetooth), z ładowarką i połączeniem USB oraz zestaw wymiennych akumulatorów. Urządzenie łączy się za pomocą sieci bezprzewodowej, aby wymienić informacje z systemem magazynowym albo stosowane jest składowanie danych w pamięci terminala i kopiowanie ich do systemu po zadokowaniu urządzenia.

Czujne oko kamery

Ochrona towaru przed kradzieżą przez klientów jest ważnym zadaniem w każdym sklepie. Stosuje się odpowiednio ustawione lustra, kamery przemysłowe, które rejestrują zachowanie klientów, system etykietek umożliwiający łatwe odróżnienie towarów. Kamery przemysłowe są niedrogie, łatwe w instalacji i po podłączeniu do rejestratora umożliwiają przedstawienie obrazu policji. Typowy rejestrator obsługuje od 4 do 64 kamer, rejestrując obraz poklatkowo albo w sposób ciągły. Większość z nich posiada także opcje aktywacji zapisu przez ruch w polu widzenia kamery.

Co ważne, prosta instalacja może być rozszerzona o kamery zdalnie sterowane, wyposażone w obrotową podstawę i obiektyw o zmiennej ogniskowej. Taką kamerę często instaluje się wewnątrz półprzezroczystej kopuły wmontowanej w opuszczany sufit lub podwiesza się do elementów sali sklepowej. Zestaw kamer, po których widać, że działają - np. umieszczono monitor odtwarzający obraz z jednej z nich - pełni rolę odstraszacza drobnych złodziei.

Przy instalacji kamer, szczególną uwagę należy zwrócić na to, aby pola widzenia kamer zachodziły na siebie, by nie było niewidocznego miejsca. Czasami jest to trudne do spełnienia, warto jednak się postarać, gdyż obecnie nawet nastoletni złodzieje doskonale znają słabości systemów kamer i bezlitośnie je wykorzystują. W małych sklepach zadanie spełniają proste środki, choć często wymagane jest rozwiązanie, które częściowo wyręczy obsługę z ciągłego obserwowania klientów.

Bramki z alarmem

Może nim być system elektronicznego zabezpieczenia towarów, który wykrywa obecność etykiet podczas przejścia przez bramki stawiane przy wyjściu ze sklepu. Rozwiązania takie stosowane są zwykle w średnio- i wielkopowierzchniowych sklepach. Powszechnie wykorzystywane są rozwiązania rezonansowe, które działają na zasadzie wykrywania konkretnej częstotliwości sygnału, który jest obecny, gdy znacznik - klips, naklejka - pojawi się w bezpośredniej bliskości bramek. Bramka emituje sygnał radiowy o ustalonej częstotliwości, zaś w klipsie lub naklejce jest obecny element, który powoduje powstanie sygnału wykrywanego przez bramki. To z kolei wyzwala alarm. Znaczniki takie są przymocowywane do towarów lub naklejane razem z etykietkami. Do zdejmowania służą specjalne urządzenia, dzięki czemu ich demontaż przez nieuczciwych klientów jest mocno utrudniony. Drobne lub cenniejsze towary można zapakować w przezroczyste pudełka zabezpieczające, które posiadają wbudowany znacznik ochronny.

Praktycznie każda firma sprzedająca wyposażenie sklepów posiada w ofercie bramki oraz systemy znaczników. Stosowane są trzy standardy - pracujące na częstotliwościach radiowych z zakresu fal krótkich (8,2 MHz), średnich (1,95 MHz) oraz akustycznych (rzędu kHz). Urządzenia z zakresu fal krótkich dobrze sprawdzają się w sklepach, które wymagają niedużych etykiet (np. drogerie, sklepy z wieloma drobnymi towarami), zaś bramki i znaczniki z zakresu akustycznego są bardzo dobrze wykrywane nawet na powierzchniach metalowych. Im mniejsza częstotliwość pracy, tym szersze może być przejście pomiędzy bramkami, dlatego bramki akustomagnetyczne są powszechnie używane w dużych sklepach z odzieżą, gdzie wymagane są szerokie przejścia. W takich sklepach znacznik ochronny może być (i jest) duży, aby zwracać na siebie uwagę.

Instalacja bramek jest prosta i urządzenia są dość skuteczne wobec większości złodziei. Problemem są jedynie ci z nich, którzy potrafią takie znaczniki zdjąć, np. w przymierzalni.

Poznać liczby i obyczaje

Liczba klientów, którzy wchodzą do sklepu jest istotną informacją. Umożliwia ona określenie m.in. skuteczności akcji reklamowych, nawyków klientów, wpływu zmian w sklepie na ilość klientów itd. Urządzenia zliczające są umieszczane w przejściu do sklepu, wykorzystują fotokomórkę. Przerwanie strumienia promieni podczerwonych oznacza przejście osoby i podlega zliczaniu. Niektóre sklepy sprzedające ubrania stosują inne sposoby, by poznać obyczaje klientów. Naklejają one znaczniki RFID na towar, zaś w kilku miejscach sklepu instalowane są ich czytniki. Nie są one powiązane z systemem kasowym, służą jedynie do pozyskiwania informacji o przemieszczeniach konkretnych sztuk towaru. Podobne rozwiązanie, wykorzystujące umieszczanie tagów RFID podczas pakowania towarów jest stosowane w kilku polskich supermarketach.

Gdy złodziej jest pracownikiem

Najpoważniejszym problemem są kradzieże towaru przez pracowników sklepu. Ten proceder jest plagą wielu sklepów, bowiem pracownicy znają dokładnie zabezpieczenia i potrafią je obchodzić. Gdy dojdzie do zmowy pracownika z kimś spoza sklepu, kradzież jest bardzo prosta w realizacji i trudno ją udowodnić. Jeszcze trudniej udowodnić sam fakt zmowy. Polska jest jednym z krajów przodujących w tej niechlubnej statystyce. Jak podaje Rzeczpospolita w publikacji z 9 lipca 2008 r., udział pracowników w kradzieżach sklepowych dochodzi do 35%, średnia oscyluje w okolicach 30%, zaś w Grecji jest poniżej 17%. Polskie sklepy tracą w wyniku kradzieży 1,5% obrotów.

Typowym procederem jest naklejanie niewłaściwych etykiet cenowych. Dzięki temu osoba zmówiona z pracownikiem sklepu może kupić znacznie droższy towar w cenie tańszego. Naklejenie nowej etykiety nie stanowi problemu przy oznaczaniu towaru przed jego włożeniem na półki, zaś osoba dokonująca takiego zakupu w świetle procedur sklepowych jest niewinna - po prostu wybrała towar z półki sklepowej i udała się do kasy, aby za niego zapłacić. Nowoczesne rozwiązania, takie jak znaczniki RFID umieszczane na etapie produkcji towaru mogą pomóc ochronie, ale nie zawsze są skuteczne. Sposobem ukrócenia kradzieży w sklepach są dość częste kontrole przez ochronę sklepu.