Google, Apple czy Tesla to wybrani giganci technologiczni, którzy po ponad dwóch latach pracy zdalnej wprowadzili model pracy hybrydowej. Powrót pracowników do biur wymaga nowej reorganizacji przestrzeni pracy. Aktualnie w wielu branżach nikt nie wyobraża sobie już pracy tylko i wyłącznie z biura, co stwarza problemy przy organizacji spotkań. Aktualnie spotkania biznesowe najczęściej odbywają się w formule hybrydowej, która pozwala optymalizować koszty, a także ogranicza konieczność podróży służbowych.

Pandemia COVID-19 wymusiła na organizacjach z całego świata szerokozakrojone inwestycje w sprzęt i narzędzia do pracy zdalnej. Powrót do pracy hybrydowej również wymaga odpowiedniego przygotowania.

Zobacz również:

• AI od Google tworzy trójwymiarowe obrazy ludzi

Aktualna forma pracy sprawia, że spotkania odbywają się w salach konferencyjnych, ale najcześciej wymagane jest również zdalne połączenie z wybranymi pracownikami z wykorzystaniem narzędzi do wideokonferencji. Taka forma współpracy w dużych firmach popularna była również przed pandemią. Obecnie dotknęła niemalże każde przedsiębiorstwo niezależnie od wielkości i branży. Jak zatem odpowiednio przygotować sale konferencyjną, aby poprawić jakość wideokonferencji oraz ograniczyć problemy techniczne wynikające z niekompatybilności urządzeń oraz brakami infrastrukturalnymi?

Ze względu na rozproszenie pracowników kontakt międzyludzki nadal jest ograniczony, co utrudnia współpracę pomiędzy działami, które najczęściej pracują z biura w różne dni oraz klientami, którzy odzwyczaili się od fizycznych spotkań ze swoimi partnerami biznesowymi.

Wyżej wymienione powody sprawiają, że sale konferencyjne są aktualnie pomieszczeniami biurowymi o strategicznym znaczeniu dla przeważającej większości nowoczesnych organizacji.

W jaki sprzęt warto zainwestować aby sala konferencyjna zwiększała produktywność pracowników? Przedstawiamy uniwersalne rady, które pozwolą uniknąć problemów z kompatybilnością i ograniczą czas niezbędny na przygotowanie się do spotkania.

1. Modularny stół z zasilaniem oraz dostępem do popularnych złączy

Nowoczesna sala konferencyjna powinna być wyposażona w specjalnie zaprojektowany stół z wbudowanym okablowaniem. Na powierzchni blatu powinny znajdować się schowki z dostępem do zasilania oraz popularnych złączy. Mowa o gniazdach HDMI umożliwiających podłączenie do sprzętu Audio/Video, porcie USB do ładowania telefonu komórkowego oraz złączu RJ-45 pozwalającemu szybko połączyć się z siecią przewodową naszej organizacji.

2. Przejściówki to znak dzisiejszych czasów

Czasy, w których komputery przenośne posiadały na wyposażeniu wszystkie niezbędne do pracy złącza dawno minęły. W dobie miniaturyzacji oraz unifikacji złącz podstawowym portem w większości komputerów ultraprzenośnych jest USB Typu C z Thunderbolt 3/4 lub USB Typu C obsługujące standard DisplayPort. Większość menedżerów i dyrektorów posiada aktualnie komputery bez wbudowanych złączy HDMI czy RJ-45. Z tego powodu na wyposażeniu każdej sali konferencyjnej powinien znajdować się replikator portów. To jeden z najtańszych elementów wyposażenia, a akcesorium to pozwala uniknąć niezbędnego stresu.

Na wyposażeniu sali konferencyjnej powinna znaleźć się przejściówka z USB Typu C na HDMI, USB Typu A oraz opcjonalnie złącze RJ-45. Taki adapter pozwoli również na podłączenie do sprzętu Audio/Video tabletów oraz telefonów komórkowych.

3. Dedykowana sieć Wi-Fi o wysokiej przepustowości

Warto zadbać o to, aby nasza sala konferencyjna posiadała dostęp do dedykowanej podsieci z własnym AP znajdującym się w jej wnętrzu. Sieć powinna zostać skonfigurowana tak, aby Access Point znajdujący się w sali konferencyjnej obsługiwał również sieć dla gości. Dzięki temu rozwiązaniu znacząco większymi bezpieczeństwo firmowej sieci.

Dedykowany Access Point dla sali konferencyjnej pozwoli na poprawną konfigurację sprzętu Audio/Video. Wybrane rozwiązania pozwalają automatycznie wykrywać, że służbowe laptopy znajdują się w sali konferencyjnej i proponować wysyłanie obrazu na ekran lub połączenie z zestawem głośnomówiącym. Tego typu rozwiązania dostarczają największe firmy zajmujące się produkcją sprzętu telekonferencyjnego. Dzięki tej opcji pracownicy nie muszą ręcznie łączyć się z akcesoriami - wystarczy że znają nazwę sali konferencyjnej, którą wybiorą z listy dostępnych pokoi w narzędziu do przeprowadzani wideorozmów takim jak MS Teams, Cisco Webex czy Zoom.

Sieć w sali konferencyjnej powinna oferować wysoką przepustowość na poziomie minimum 100 MBps/25 MBps (pobieranie/wysyłanie), aby można było wykorzystać przesyłanie obrazu w rozdzielczości 4K z dźwiękiem HD Voice.

4. Odpowiedni sprzęt Audio/Video z certyfikatem

W organizacjach korzysta się przede wszystkim z jednego narzędzia do współpracy online. W przeważającej większości jest to Microsoft Teams. Często spotkamy również Zooma oraz Cisco Webex. Decydując się na sprzęt Audio/Video do sali konferencyjnej warto zadbać o wybór modelu posiadającego certyfikację z daną platformą do wideokonferencji. Rozwiązanie to gwarantuje pełną kompatybilność oraz najwyższą dostępna jakość połączenia. Dodatkowo certyfikowane urządzenia nie wymagają dodatkowych sterowników oraz są dostępne dla wszystkich użytkowników bez konfiguracji wstępnej. Wystarczy wybrać je z listy dostępnych akcesoriów. Producenci najczęściej oferują identyczny sprzęt w kilku wersjach dostosowanych do popularnych platform.

W większych salach konferencyjnych (powyżej 6 uczestników lokalnych) warto zainwestować w dodatkowe mikrofony znajdujące się na stole wideokonferencyjnym, aby zadbać o odpowiednią jakość dźwięku i identyczną słyszalność każdego z uczestników spotkania.

5. Odpowiedni wyświetlacz

Nowoczesna sala konferencyjna powinna mieć również odpowiedni wyświetlacz. W zależności od wielkości oraz położenia sali konferencyjne w biurze można zdecydować się na duży telewizor lub projektor. Każde z rozwiązań posiada swoje wady i zalety.

Telewizor to bardziej uniwersalny wybór. Uzyskujemy jaśniejszy obraz, co sprawdzi się w salach konferencyjnych z dostępem do świata słonecznego. Dodatkowo telewizor posiada głośniki, które często można wykorzystać do odtwarzania dźwięku i ograniczyć wydatki na sprzęt audio/video. Telewizor to także tańsze rozwiazanie. Największym minusem wykorzystania telewizora jest wielkość. Do sali konferencyjnej najlepiej wybierać modele 55 lub 65 calowe, które zostaną zawieszone na ścianie nieopodal stołu konferencyjnej.

Projektor jest droższy w zakupie oraz wymaga lepiej zaciemnionej sali konferencyjnej. Ma jednak sporą przewagę - pozwala wyświetlać obraz o przekątnej ponad 100-cali. Projektor lepiej sprawdzi się w salach konferencyjnych wykorzystywanych do przeprowadzania prezentacji. Należy pamiętać, że konfiguracja z projektorem wymaga zewnętrznego systemu nagłośnienia.

Podsumowanie - liczą się szczegóły

Przy projektowaniu sali konferencyjnej liczą się nawet drobne szczegóły. Można stworzyć wysokiej klasy salę konferencyjną z topowym sprzętem Audio/Video, która będzie bezużyteczna, ponieważ zabraknie kompatybilności pomiędzy sprzętem Audio/Video, urządzeniami końcowymi, a oprogramowaniem do wideokonferencji.

Warto dokładnie przeanalizować potrzeby oraz zdecydować się na sprzęt z certyfikacją dla najczęściej wykorzystywanej platformy do wideokonferencji. Wybór ten pozwoli ograniczyć problemy z konfiguracją oraz kompatybilnością. Należy pamiętać również nie tylko o samym sprzęcie. Niezbędny jest odpowiedni stół, wygłuszenie, oświetlenie oraz odpowiednio wygodne krzesła, które pozwala na wygodne uczestnictwo w spotkaniach.