Monitorowanie stanu realizacji odbywa się za pomocą konsoli menedżerskiej (tzw. portfolio dashboard), która zapewnia wizualizację stanu projektów realizowanych w ramach portfela. Wizualizacja konsoli może być dopasowana do oczekiwań użytkownika. Zapewnia to śledzenie projektów pod kątem wskaźników, które są istotne z jego punktu widzenia.

Wdrożenie głównych funkcjonalności systemu jest w trakcie realizacji. Przed pracownikami Polkomtela i Microsoftu jest jeszcze jedno wyzwanie — pełna integracja Microsoft Office Project Portfolio Server z systemem finansowo-księgowym SAP. Pełna integracja pozwoli na precyzyjne śledzenie kosztów poniesionych na projekt na każdym etapie jego realizacji. Dzięki temu Polkomtel już wkrótce będzie dysponował kompletną, zintegrowaną informacją na temat każdego z kilkudziesięciu realizowanych równolegle projektów w obszarze rozwoju aplikacji IT.

<HR>

Zarządzanie projektami w SAP

Rozwiązanie SAP xRPM umożliwiło integrację wszystkich danych potrzebnychdo zarządzania projektami w banku BPH.

To prawdopodobnie w tej chwili największa tego typu instalacja oparta na aplikacjach kompozytowych SAP (xApps) na świecie, zastosowana w bankowości. Wdrożenie nowego rozwiązania trwało prawie rok. Nie ma w tym jednak nic dziwnego. Bank BPH to prawie 11 tys. pracowników zatrudnionych w ponad 200 departamentach i jednostkach organizacyjnych, które mogą brać udział w projekcie oraz ponad 100 kierowników projektów.

Do tej pory za wsparcie zarządzania projektami w tej rozproszonej strukturze odpowiadały funkcje zawarte w kilku aplikacjach. Dane na temat kompetencji potencjalnych uczestników projektu były przechowywane w systemie wspomagającym zarządzanie personelem. Te potrzebne do konstrukcji budżetu były w systemie finansowo-księgowym i controllingowym. Ewidencja projektów była prowadzona w odrębnej, samodzielnie zbudowanej aplikacji. Większość tych rozwiązań oparta była na systemie zintegrowanym SAP, który dodatkowo stanowił podstawę portalu korporacyjnego wspierającego komunikację wewnątrz banku. Dlatego też absolutnie naturalnym wyjściem była integracja tych danych w obrębie jednego rozwiązania do zarządzania projektami. Naturalnym, ale ryzykownym, gdyżrozwiązanie do zarządzania portfelem projektów jest dostępne w ofercie SAP od zaledwie roku. "Wdrożenie SAP xRPM było wyzwaniem organizacyjnym i technologicznym. Rozwiązanie w architekturze kompozytowej integruje dane z wielu systemów, które nie są replikowane w żadnej nowej bazie danych, ale są dostarczane użytkownikom w postaci serwisu" — mówi Arkadiusz Suś, kierownik Zespołu Rozwoju SAP DAI w BPH. Właśnie dlatego implementacja nowego rozwiązania trwała tak długo. Za tę cenę bank znacząco usprawnił proces zarządzania portfolio projektów.

Kierownik projektu planujący nową inicjatywę loguje się w portalu, gdzie tworzy plan biznesowy i określa potrzebne zasoby. Informacja na ten temat trafia do osób odpowiedzialnych za nadzór nad projektami. Jeśli otrzyma wstępną akceptację od przełożonych, dane na temat projektu trafiają do modułu odpowiedzialnego za zarządzanie projektami oraz controlling, gdzie przechowywane są dane budżetowe.

System xRPM to również narzędzie pracy grupowej. Obsługuje komunikację w całym cyklu życia projektu, monitoruje budżetowanie, zawiadamia o konieczności wykonania kolejnych czynności za pomocą poczty elektronicznej Lotus Notes. Kierownik projektu ma także możliwość przydzielania i egzekucji zadań.

Podobnie robią uczestnicy projektu, którzy po zalogowaniu do portalu podają status zleconego zadania, a także liczbę poświęconych mu godzin. Całość tych danych jest potem zatwierdzana przez kierownika projektu i wprowadzana do systemu rejestracji czasu pracy. "W systemie mamy wszystkie dane na temat projektu. Wiemy, ile czasu pracownicy poświęcili na realizację zadań. Znamy ich wynagrodzenie. Mamy dane na temat amortyzacji środków trwałych wykorzystywanych przy realizacji projektu. Dzięki temu w koszt amortyzacji projektu możemy włączyć także koszty związane z jego zasobami potrzebnymi do dostarczenia produktu. W rezultacie amortyzujemy trochę wyższe kwoty niż kiedyś" — mówi Arkadiusz Suś.

<HR>

Krytyczne zarządzanie zmianą

Dla ING Banku Śląskiego najważniejszym czynnikiem decydującym o zakupiesystemu wspomagającego zarządzanie projektami były funkcje związanez "zarządzaniem zmianą".

Dobiega końca pierwszy etap wdrożenia systemu Clarity firmy CA w ING Banku Śląskim. To pierwszy tego typu projekt zrealizowany w Polsce.

Jeszcze do niedawna za koordynację i wsparcie dla zarządzania zmianą w ING Banku Śląskim odpowiadało kilka aplikacji zaprojektowanych przez dział IT. Był to m.in. Rejestr Projektów, oparty na Lotus Domino, system RTT (Request Tracking Tool), odpowiadający za rejestrację tzw. małych usprawnień, ETS (Error Tracking System), służący do zarządzania wyprowadzaniem błędów z aplikacji oraz system Rejzad (rejestracji czasu pracy). "Naszym celem było nie tylko zastąpienie tych systemów jednym zintegrowanym rozwiązaniem. Szukaliśmy systemu, który pozwoliłby na «kompleksowe zarządzanie zmianą»" - mówi Waldemar Maj, kierownik projektu w ING Banku Śląskim.

Zarządzanie zmianą, czyli projekty, małe usprawnienia oraz usuwanie błędów w aplikacjach, to jeden z kluczowych problemów, z którymi borykają się duże organizacje. Najważniejszych i często trudnych do opanowania."To właśnie tego typu usprawnienia stanowią klasyczne wąskie gardło (bottleneck) w wielu projektach. Wdrożenie wielkiego systemu nie jest możliwe bez często nieoczekiwanych zmian w 5—10 innych aplikacjach" - mówi Marek Królikowski, dyrektor ds. sprzedaży w CA. To problem, który dotyka nie tylko departamentu technologicznego, ale w jakimś zakresie niemal każdego z przedsięwzięć realizowanych w banku.

Właśnie dobrze zaprojektowana funkcjonalność związana z zarządzaniem zmianą i fakt, że system przejęty przez CA wraz z firmą Niku jest jednym z najbardziej kompleksowych rozwiązań z zakresu IT Governance, zadecydowały o wyborze Clarity. Duże znaczenie miał też fakt, że Clarity zostało wybrane również przez inne podmioty Grupy ING na świecie. "Największe wrażenie zrobiła na nas przyjazność oraz elastyczność aplikacji. Clarity pozwala użytkownikowi posiadającemu odpowiednią wiedzę praktyczną na samodzielne dostosowywanie systemu do wymagań użytkownika" - mówi Waldemar Maj z ING Banku Śląskiego.

Do końca roku do nowego systemu zostanie przeniesiona ewidencja około 100 projektów realizowanych obecnie w banku. W najbliższym czasie planowane jest rozszerzenie wykorzystania aplikacji na zarządzanie pozostałymi rodzajami zmian, co umożliwi m.in. konfrontowanie zgłaszanych inicjatyw w zakresie rozwoju z możliwościami ich zrealizowania.