Wydarzenia ostatnich tygodni wywołały do tablicy temat pracy zdalnej. Wiele organizacji stanęło przed wyzwaniem zapewnienia ciągłości pracy pracownikom, którzy zostali praktycznie z dnia na dzień odcięci od fizycznego biura. Firmy muszą więc przebudować model działania, dostosować się do aktualnej sytuacji i realizować swoje cele biznesowe. A do tego potrzebują odpowiednich narzędzi.

Nie sprowadzajmy tematu zdalnej pracy i narzędzi jedynie do kontekstu koronawirusa. Jest wiele sytuacji losowych, które uniemożliwiają pracownikom wykonywanie pracy w biurze. Budujmy raczej świadomość istnienia odpowiednich narzędzi, które mogą wspomóc zdalną pracę. Ale też zgodzę się z tym, że ta obecnie wymuszona praca zdalna odkryła pewne niedostatki komunikacyjne w niektórych organizacjach. Myślę, że wyzwaniem nie jest zapewnienie pracownikowi dostępu do firmowych zasobów czy firmowej poczty, bo to oczywiste narzędzia, które właściwie każdy ma, ale jest nim odpowiednia organizacja pracy grupowej. To nie jest tak, że w firmach pracownicy są samotnymi wyspami. Pracują wspólnie nad projektami, komunikują się, spotykają na omówieniu projektów, celów, strategii. I to tu widzę wyzwanie dla organizacji. Jak zbudować wirtualne biuro, w którym zapewni się interoperacyjność pracowników, pozwoli się im rozmawiać ze sobą w grupach, wymieniać się dokumentami, pracować w czasie rzeczywistym.

Mi przychodzi do głowy jedno słowo – Teams…

No właśnie, Microsoft trzy lata temu zdecydował się wypuścić na rynek swoją nową usługę Teams. Wiem, że Pana firma nie tylko jest dystrybutorem tego rozwiązania, ale sama z niej korzysta. Możecie więc, korzystając z własnego doświadczenia, pomóc innym organizacjom wejść w świat narzedzi do pracy zdalnej. Czy nauczenie się pracy w Teams wymaga szczególnych umiejętności?

W Grupie 3S w której pracuję, mamy Teamsa, pracujemy w zespołach w kilku lokalizacjach fizycznych. Uważamy, że jest to bardzo wydajne i elastyczne narzędzie. Dlatego też możemy dobrze doradzić organizacjom, jak wdrożyć to rozwiązanie i przejść na zupełnie inny styl pracy. Wejście w to środowisko może być naprawdę płynnie przeprowadzone. Jesteśmy w stanie przekazać zainteresowanej organizacji licencje testowe, które działają bez opłat przez cały miesiąc. Służymy wiedzą, jak to uruchomić. Wszystko jest tak intuicyjne, że przeważnie po kilku godzinach oswajania się z nową aplikacją pracownicy są w stanie zacząć na niej już pracować. Oczywiście zawsze pojawiają się pytania, ale od tego mamy certyfikowanych inżynierów technologii Microsoft, by mogli oni odpowiedzieć na pytania organizacji i wspierać ją w zmianie.

Ten biznesowy komunikator, zintegrowany z Office 365 , wykorzystujący cały wachlarz narzędzi i aplikacji, szybko zadomowił się w dużych organizacjach. Jego przeznaczeniem nie jest jednak tylko segment enterprise, ale też mniejsze firmy. Czy, żeby odkryć i docenić zalety Teamsa, potrzebna jest nieco bardziej rozbudowana znajomość narzędzi Microsoft Office 365 niż istnienie Worda i Excela…?

Przede wszystkim większość polskich firm ma pewne podstawy do przejścia do środowiska Teams, ponieważ korzysta z Office 365, a więc zna dobrze przynajmniej część narzędzi Microsoft.

To jednak kwestia budowania świadomości wśród menedżerów i pracowników. Office 365, mimo swego ogromnego potencjału został sprowadzony do znanej roli narzędzia do pisania (Word) i tworzenia tabel (Excel). Organizacje, szczególnie te mniejsze, nie znają funkcjonalności Teams i możliwości pracy na współdzielonych dokumentach. To ciekawy przypadek, ponieważ takie narzędzie jest na wyciągnięcie ręki, często już dostępne z firmowym pakietem Office 365, a mimo to część firm nadal chce pracować w „tradycyjny” sposób.

Czyli?

W wielu organizacjach ludzie do tej pory pracują w ten sposób, że dokument, na jakim pracuje kilka czy kilkanaście osób, jest przesyłany od osoby do osoby w formie załącznika do maila, każdy wprowadza swoje zmiany, robi kolejną wersję nazewniczą danego pliku ze swoimi uwagami, a na koniec ktoś musi te wszystkie pliki poskładać w jedną całość. Takie czynności trwają, poprawki mogą się zagubić, zamazuje się obraz całości. Teams może to zmienić. Pomaga tutaj jedna ze wspomnianych wcześniej funkcjonalności Teams, czyli współdzieleniu dokumentów. Teraz, będąc w swoich domach, każdy z pracowników, który musi pracować na wspólnym dokumencie, może to robić jednocześnie w danym momencie czy w dłuższej przestrzeni czasu. Kluczem jest tu możliwość jednoczesnej edycji i pracy w czasie rzeczywistym na dokumencie. Każda zaangażowana w projekt osoba dostanie dokument w formie pliku, umieszczonym na jednym z narzędzi Office 365, czyli na One Drive. Wszyscy będą pracować na wspólnym dokumencie, będą go widzieć, będą mogli go zmieniać na bieżąco, a w tym czasie mogą wykonać wspólne połączenie telefoniczne w ramach Teams, by przedyskutować aktualne zmiany. Albo wideokonferencję. Teams ma potencjał. Można za jego pomocą budować w zespole zestawy narzędzi, które posłużą do pracy osobom o wielu kompetencjach w firmie. Ma możliwość dodawania poszczególnych narzędzi, które wspierają pracę nad podstawowym dokumentem. W jednym miejscu agregujemy rzeczy dotyczące danego projektu – dokumenty Word, Excel, strony internetowe, aplikację To Do, aplikacja Planner, kalendarz. Możemy dodawać pliki wideo, odnośniki itd. Dzięki dostępowi do kolejnych narzędzi możemy efektywnie rozdzielać zadania do konkretnych członków zespołu i monitorować poszczególne etapy ich realizacji. Czyli z pracy nad jednym dokumentem można stworzyć duży projekt, edytowany na jednym pulpicie, widoczny dla wszystkich zaangażowanych.

A co z osobami z zewnątrz organizacji? Czy ich można zaprosić do wspólnej pracy zdalnej? I czy to jest bezpieczne dla organizacji?

Jak najbardziej. To dość standardowa sytuacja, że musimy skonsultować poszczególne dokumenty z osobami spoza organizacji, poradzić się zewnętrznego eksperta, zaprosić do pracy konsultanta. Co do bezpieczeństwa, to Microsoft je gwarantuje. Tu mamy do czynienia z bardzo ciekawą sytuacją, ponieważ za pomocą Teams nie tylko zabezpieczymy pliki udostępniane na zewnątrz, ale możemy stworzyć wewnętrzne polityki bezpieczeństwa. Jeśli chodzi o zapraszanie osób z zewnątrz organizacji do edycji współdzielonego dokumentu, to przede wszystkim takie osoby dostają link do dokumentu składowanego na dysku One Drive. To pozwala na kontrolę, co dzieje się z naszym dokumentem na zewnątrz. Tradycyjnie wraz z wysłaniem dokumentu w formie załącznika mailem, to traciliśmy go z pola widzenia, gdy tylko wyszedł on poza serwer pocztowy organizacji. Nie było wiadomo, kto go otwiera, czy go kopiuje i rozsyła dalej, drukuje. Wysłanie linku do dokumentu zapewnia dalszą kontrolę nad losem pliku. Możemy zabezpieczyć w ten sposób informację nie tylko znajdującą się w dokumencie w Wordzie, ale i informacje znajdujące się w mailach. Możemy poszczególne dane oznaczać jako na przykład poufne i ustawiać odpowiednie polityki, które zapewniają, że pewne informacje z organizacji nie wypłyną. Nie będzie można wysłać ich mailem, wydrukować, udostępnić. Co więcej, jeśli ktoś będzie próbował to zrobić, to osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo otrzyma odpowiednie powiadomienie.

Czy za pomocą Teams możemy wpływać na politykę bezpieczeństwa wewnątrz organizacji?

Wyobraźmy sobie sytuację, że kilkanaście osób musi zapoznać się z bardzo ważną prezentacją dotyczącą strategii biznesowej organizacji. Ale jest to na tyle wrażliwy dokument, że nie może znaleźć się na dyskach komputerów pracowników niższego szczebla. Osoba, która tworzy taki dokument, może nadać uprawnienia wybranym osobom do edycji, inni pracownicy będą mogli go tylko przeczytać czy zobaczyć. W Teams można ustawić odpowiednie znaczniki na dokumencie. W stopce prezentacji wpisujemy informację, że dokument jest poufny. Jeśli przyjęliśmy politykę globalną w organizacji, że dokument zawierający słowo „poufne” nie może zostać wydrukowany i wysłany poza organizację, to jedynym sposobem dla pracowników, by się z nim zapoznać, jest wyświetlenie go. I tyle. Narzędzia Microsoft dają naprawdę wiele możliwości zarządzania treścią.