Nowa poczta

Z Grzegorzem Cenkierem, doradcą dyrektora Biura Strategii i Współpracy z Zagranicą w Centralnym Zarządzie Poczty Polskiej, rozmawia Adam Jadczak.

Z Grzegorzem Cenkierem, doradcą dyrektora Biura Strategii i Współpracy z Zagranicą w Centralnym Zarządzie Poczty Polskiej, rozmawia Adam Jadczak.

Dlaczego opracowanie strategii zlecono firmie zewnętrznej? Pracownicy poczty z pewnością lepiej znają jej realia...

Teoretycznie moglibyśmy zrobić to sami, jednak tym razem potrzebowaliśmy praktyków zdolnych do nadania strategii profesjonalnego formatu. Musimy mieć dobrze sformułowany i uzasadniony dokument, aby udowodnić, że zmiany, które chcemy wprowadzić, nie są jedynie wymysłem grupy osób w centralnym zarządzie poczty. Firma zewnętrzna nie podlega zmianom koniunkturalnym, a jej strategia jest oparta na najlepszej wierze i wiedzy. Może dzięki temu uda się także zapobiec zmianom strategii po każdej zmianie w kierownictwie Poczty Polskiej. W czasie mojej pracy miałem już trzech ministrów i trzech dyrektorów generalnych.

W ciągu najbliższych tygodni strategia opracowana przez Ernst & Young powinna zostać przyjęta przez zarząd. Musi być także zaprezentowana związkom zawodowym.

Co jest głównym elementem nowej strategii?

Przede wszystkim wskaźniki z tzw. zrównoważonej karty wyników (balanced scorecard - przyp. red.), które pozwolą skutecznie mierzyć proces przebudowy poczty. Strategia Ernst & Young jest w dużej mierze oparta na tych rozwiązaniach. Będziemy mierzyć nie tylko wyniki finansowe, co jest najprostsze, ale także wskaźniki organizacyjne i technologiczne. Będziemy mogli określać, które usługi i oddziały przynoszą zyski, a które nie. Poczta jest przedsiębiorstwem użyteczności publicznej, należałoby więc zmierzyć nawet jej użyteczność. Gdyby oceniać wyłącznie nasze wyniki finansowe, moglibyśmy niczego nie zmieniać, bo przynosimy zyski.

Gdyby strategia była pisana w sposób tradycyjny, nacisk w niej byłby położony na zwiększanie zysków m.in. poprzez zwolnienia ludzi i ograniczanie wachlarza produktów. Strategia opracowywana przez Ernst & Young miała być podporządkowana dwóm podstawowym warunkom: zachowaniu dotychczasowego poziomu zatrudnienia i udziału w rynku po wejściu w 2003 r. konkurencji zagranicznej.

Czy poczta myśli o wykorzystaniu Internetu? Powstają firmy, które obiecują oferować usługi płatności elektronicznych taniej niż Poczta Polska. Taką spółkę powołała poczta szwedzka...

Rozważany jest internetowy serwis, który można by określić jako wirtualny urząd pocztowy. Wkrótce będziemy gotowi go uruchomić. Za pośrednictwem wirtualnego urzędu pocztowego będzie można opłacić abonament radiowy i telewizyjny, wykupić prenumeratę, a nawet wysłać telegram.

Czy nowa strategia poczty jest w jakikolwiek sposób związana z informatyzacją?

Wytypowaliśmy jedenaście punktów, które obejmuje przygotowywana strategia. Informatyzacja jest jednym z nich, chociaż nie można powiedzieć, aby ta kwestia była najważniejsza. Wcześniej musimy usprawnić logistykę. Na drugim miejscu jest zarządzanie zasobami ludzkimi - na poczcie pracuje ponad 102 tys. osób, a nikt nie zamierza przeprowadzać redukcji zatrudnienia.

Liczba placówek Poczty Polskiej wynosi prawie 8 tys. Co się z nimi stanie po wprowadzeniu strategii?

Liczba ta nawet wzrośnie. Placówki będą powstawać, zwłaszcza w dużych miastach, bo tam są najbardziej dochodowe. Natomiast oddziały poczty w małych miejscowościach będą wynajmowane na zasadzie zbliżonej do franchisingu. Tam, gdzie jest mały lub niedochodowy urząd pocztowy, zostanie on przejęty przez dotychczasowych pracowników, którzy będą mogli w nim prowadzić również inną działalność.

A co z urzędami, które pozostaną w strukturach Poczty Polskiej? Czy wszystkie zostaną zinformatyzowane?

Obecnie mamy skomputeryzowanych ponad 2 tys. urzędów. Docelowo zinformatyzujemy je wszystkie. Sądzimy, że w tym roku uda nam się skomputeryzować kolejnych 1000. Zależy to od pieniędzy, dostaw sprzętu i możliwości wdrażania oprogramowania. Informatyzacja jednego urzędu to zakup ok. 3 komputerów, serwera, położenie okablowania i instalacja aplikacji. Koszt wynosi 50 tys. zł. Biorąc więc pod uwagę liczbę placówek, nie są przesadzone szacunki, które podają, że Poczta Polska w ciągu kilku najbliższych lat zainwestuje kilka miliardów zł. Oczywiście, inwestycje nie będą dotyczyć tylko informatyki, ale także przebudowy systemu logistyki i szkoleń ludzi.

Przed 2 laty ówczesny dyrektor informatyki Poczty Polskiej wspominał o planach wdrożenia własnego systemu finansowo-księgowego Mrówka. Czy jest on nadal wykorzystywany?

Jest wdrażany, ale tylko w zakładach transportu samochodowego. Oprócz nich, w skład Poczty Polskiej wchodzi centralny zarząd, 10 dyrekcji okręgowych, 67 rejonowych urzędów pocztowych i tzw. jednostki wydzielone. We wszystkich tych ośrodkach wdrażane są dwa systemy firm Awek i Cron, wybrane w 1999 r. Ich wdrożenie wiąże się z ujednoliceniem rachunku kosztów i zasad księgowości. Jest to bardzo ważne ze względu na zobowiązania międzynarodowe, zgodnie z którymi w każdej chwili musimy wyliczyć koszt jednostkowy wysłania paczki czy listu. Dopiero po wprowadzeniu w całej Polsce jednolitej księgowości będziemy w stanie to zrobić. Być może wtedy także zaczniemy myśleć o wdrożeniu systemu klasy MRP II/ERP.

Kilka lat temu Poczta Polska rozpoczęła wdrożenie systemu śledzenia przesyłek, który miał dostarczyć Unisys. Czy projekt ten został zaniechany?

Wdrożenie systemu Unisysa nie zostało zaniechane. Przeprowadziliśmy wdrożenie pilotowe w Warszawie, Pile, Poznaniu i Katowicach. Testy wykazały jednak istnienie problemów, które wynikały głównie z przepisów wewnętrznych poczty. Poza tym przez wytypowane ośrodki przechodzi kilkadziesiąt tysięcy paczek dziennie. Ręczne skanery, które zastosowano w projekcie, nie mogły sobie poradzić z taką ilością przesyłek. Należałoby zastosować skanery bramkowe, co wiąże się z koniecznością przebudowy urzędów przewozu poczty. Na pewno jednak do tego pomysłu powrócimy.

Wcześniej musimy dokonać reorganizacji wewnętrznej. W ciągu roku powinniśmy zakończyć budowę w okolicach Warszawy Centrum Ekspedycyjno-Rozdzielczego, jednego z największych w Europie. Zostanie ono od razu wyposażone w nowoczesne narzędzia informatyczne, w tym także system śledzenia przesyłek. Kolejny węzeł powstaje w Poznaniu.

Na czym miałaby polegać przebudowa logistyki w Poczcie Polskiej?

Chcemy dokonać optymalizacji tras przewozowych. Częściowo jest to związane z tym, że powoli odchodzimy od transportu kolejowego na rzecz samochodowego i lotniczego. Tworzymy także komputerowy system symulacji i optymalizacji logistyki. Jest to bardzo skomplikowane zagadnienie, w które jest zaangażowany Instytut Transportu jednej z polskich uczelni. Ma on - opierając się na teorii grafów - opracować model systemu. Na jego podstawie jedna z firm komputerowych przygotuje aplikację. Nie zakończyliśmy jeszcze rozmów, nie mogę więc powiedzieć, kto będzie uczestniczył w projekcie. System zostanie zasilony ogromną ilością danych, wprowadzone zostaną do niego informacje o kursach pocztowych, których w ciągu jednego dnia jest kilka, kilkanaście tysięcy. Do tej pory optymalizacja logistyki odbywała się ręcznie raz w roku podczas tygodniowej Konferencji Komunikacji Pocztowej.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200