Normy ISO 9000 w przeglądarce

Firma Speed oferuje pakiet łączący funkcje systemu zarządzania obiegiem dokumentów i kontroli zgodności z normami ISO 9000.

Firma Speed oferuje pakiet łączący funkcje systemu zarządzania obiegiem dokumentów i kontroli zgodności z normami ISO 9000.

Speed z Gdyni opracowała oprogramowanie ISO@NET. Pakiet jest przeznaczony dla małych i średnich przedsiębiorstw, które ubiegają się o certyfikaty ISO. Zawiera moduły do zarządzania obiegiem dokumentów, a jednocześnie do kontroli i zarządzania systemem zapewnienia jakości.

Obieg i kontrola dokumentów

Aplikacja jest instalowana na serwerze wykorzystującym bazę danych SQL Server lub Oracle. Nie wymaga oprogramowania klienckiego, ponieważ dostęp do dokumentów jest realizowany za pośrednictwem przeglądarek internetowych. Dzięki temu - jak podkreśla producent - implementacja ISO@NET nie nastręcza trudności w firmach wielooddziałowych i takich, w których pracownicy posługują się w terenie komputerami przenośnymi i palmtopami.

Wszystkie dokumenty są przechowywane i archiwizowane na centralnym serwerze, gdzie zapisywane są również informacje o ich przepływie i dokonywanych modyfikacjach. Każdemu użytkownikowi można przydzielić indywidualne prawa dostępu do dokumentacji i jej modyfikacji. Rodzaj stosowanych zabezpieczeń zależy od wymagań przedsiębiorstwa - ISO@NET pozwala na używanie haseł, identyfikatorów PIN, kart mikroprocesorowych lub podpisu elektronicznego.

Podstawowe formularze dokumentów są tworzone przy wykorzystaniu edytora Microsoft Word, a następnie zapisywane i udostępniane w formatach HTML lub XML. System wyposażono w funkcję generowania raportów (w formatach Word i Excel). Jest on zgodny z tzw. instrukcją kancelaryjną, określającą zasady postępowania z dokumentami w urzędach administracji publicznej.

Dla kogo ISO

Przedstawiciele firmy Speed są przekonani, że ISO@NET powinien zainteresować niewielkie firmy, zwłaszcza te, które nie wykorzystywały dotąd oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów. Za największy atut swojej oferty uważają powiązanie zarządzania dokumentami z obsługą informatyczną procedur ISO. Większość tego typu pakietów dostępnych na polskim rynku jest przeznaczona dla dużych przedsiębiorstw. Speed oczekuje, że ISO@NET spotka się z zainteresowaniem m.in. firm z przemysłu spożywczego, dla których certyfikaty ISO staną się po wejściu Polski do Unii Europejskiej niezbędnym elementem w konkurencji z przedsiębiorstwami zachodnimi.

Niewątpliwie zaletą rozwiązania firmy Speed jest sposób licencjonowania - klient jest jedynie zobowiązany do zakupu licencji dla serwera, z którego może korzystać bez dodatkowych opłat dowolna liczba użytkowników. Licencja na ISO@NET kosztuje ok. 10 tys. zł. Trzeba jednak pamiętać, że standardowy system należy przystosować do wymagań konkretnej firmy, rodzaju jej działalności i obsługi norm, według których przeprowadzono certyfikację. Zdaniem Piotra Grodzkiego, dyrektora ds. sprzedaży firmy Speed, średni koszt wdrożenia ISO@NET dla sieci, w której pracuje 30 użytkowników, wynosi ok. 20 tys. zł.

Nowoczesna biurokracja

Implementacja SZJ (System Zarządzania Jakością lub System Zapewniania Jakości) i uzyskanie certyfikatu ISO wymagają trzech elementów: systemu zarządzania obiegiem dokumentów, systemu kontroli zgodności z odpowiednimi normami i przeprowadzenia certyfikacji. Każda implementacja takiego systemu jest inna. Normy ISO nie określają bowiem szczegółowych rozwiązań, formularzy i algorytmów obiegu dokumentów. Są definiowane odpowiednio do specyficznych wymagań i rodzaju działalności konkretnych przedsiębiorstw.

Jedną z najważniejszych cech dobrego systemu SZJ jest możliwość łatwej modyfikacji procedur i algorytmów obiegu dokumentów oraz formularzy, tak aby były one dostosowane do zmieniającej się sytuacji rynkowej. Mariusz Byrke z Centrum Kształcenia i Doradztwa Profes twierdzi wręcz, że jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma świadomości ciągłego doskonalenia i dopasowywania się do zachodzących w otoczeniu zmian, a wprowadzony SZJ ogranicza się tylko do opisania zgodnie z wymaganiami norm ISO stanu obecnego, w efekcie może to doprowadzić do obniżenia konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Koszt uzyskania certyfikatu ISO kształtuje się różnie w przypadku każdego wdrożenia. Próby oszacowania niezbędnych wydatków podjął się Andrzej Michalski w artykule Kosztowne, ale konieczne, opublikowanym w serwisie www.iso.pl. Ocenia on, że za doradztwo firmy konsultingowej, która pomaga w dostosowaniu przedsiębiorstwa do norm ISO, średniej wielkości firma (ok. 150 pracowników) zapłaci ok. 40 tys. zł. Ponadto przed wydaniem certyfikatu firma do tego upoważniona przeprowadza tzw. ocenę certyfikacyjną, polegającą na sprawdzeniu czy przedsiębiorstwo jest przygotowane do uzyskania certyfikatu. Ocena taka kosztuje 12-25 tys. zł. Kolejnym etapem jest audyt certyfikacyjny, czyli sprawdzian, czy przedsiębiorstwo dostosowało się do norm. Jedna z uprawnionych firm pobiera za tę usługę 2700-8100 zł. Dopiero po tym następuje przyznawanie certyfikatu (jego wystawienie kosztuje ok. 5 tys. zł). Według Andrzeja Michalskiego, niezbędne koszty bezpośrednio związane z uzyskaniem certyfikatu ISO 9000 wynoszą więc 59 700-78 100 zł.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200