W Krakowie wykorzystywany jest system firmy Tandberg. W planach Urzędu Miasta jest udostępnienie terminali wideokonferencyjnych dla mieszkańców i turystów w formie infomatów stojących w miejscach publicznych. "Chodzi o to, aby dać ludziom możliwość porozmawiania z pracownikiem informacji turystycznej, dyżurnym straży miejskiej czy urzędnikiem odpowiedzialnym za określony obszar funkcjonowania miasta" - tłumaczy założenia projektu Piotr Malcharek.

Bez stania w korkach

Czy zastępowanie bezpośrednich, osobistych kontaktów przedstawicieli urzędów i instytucji publicznych kontaktami wirtualnymi, na odległość, nie odbywa się ze szkodą dla efektywności rozmów i skuteczności

prowadzonej komunikacji? "Wszystko zależy od celu, jakiemu ma to służyć. Jeżeli chodzi o doprecyzowanie szczegółów działań czy wymianę doświadczeń bez konieczności prowadzenia bezpośrednich uzgodnień, to się sprawdza" - uważa Wojciech Pelc z Urzędu Miasta Poznania. Jego zdaniem, wykorzystanie rozwiązań wideokonferencyjnych ma i tę zaletę, że sprzyja oswajaniu się urzędników z nowymi technologiami i uświadamianiu możliwości ich wykorzystania. "Ważna jest racjonalizacja kosztów. Jeżeli w połączeniu na odległość uzyskuje się tę samą skuteczność, co w kontaktach bezpośrednich, to nie potrzeba wydawać środków na wyjazdy. Pod warunkiem, że wideokonferencji nie traktuje się jak gadżetu, lecz jako normalne narzędzie pracy" - ocenia Wojciech Pelc.

"Jest to bardzo wygodna i szybka forma kontaktu. Nie zabiera tyle czasu, co uczestniczenie w zebraniu. Szczególnie, gdy trzeba na nie dojechać z drugiego końca miasta, w korkach" - tłumaczy Marek Staniewski z Urzędu Miasta Bydgoszczy. W opinii Piotra Malcharka z Urzędu Miasta Krakowa, wideokonferencja sprawdza się znakomicie w sytuacji, gdy w różnych miejscach jest kilku interesariuszy, którzy muszą szybko coś między sobą uzgodnić. "To powinno być dzisiaj normalne, standardowe narzędzie pracy urzędnika. Zamiast jeździć do siebie, tracić czas na stanie w korkach, mogą się między sobą kontaktować lepiej i wygodniej niż za pomocą telefonu" - mówi Piotr Malcharek.

Największą barierą w wykorzystaniu rozwiązań wideokonferencyjnych na większą niż dotychczas skalę jest, zdaniem Piotra Malcharka, bariera mentalna. "Wiele osób jest wciąż przyzwyczajonych do kontaktów bezpośrednich. Uważają, że trzeba siąść przy kawie, pogadać twarzą w twarz, bo inaczej nie da się niczego załatwić" - tłumaczy Piotr Malcharek.