Przedstawiciele Urzędu Miasta i instytucji samorządowych Poznania uczestniczyli w trybie wideokonferencyjnym w spotkaniu zorganizowanym w Londynie dla Polaków zamierzających wrócić do kraju. Prezydent Poznania brał też udział w telekonferencji zorganizowanej z prezydentami innych miast z okazji obchodów rocznicy Poznańskiego Czerwca. Zdarzały się też robocze spotkania przedstawicieli poznańskiego samorządu z samorządowcami sąsiednich miast, na przykład z Piły.

Urząd Miasta Poznania wykorzystuje narzędzia udostępniane przez Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe, z którym od lat już ściśle współpracuje w zakresie obecności w Internecie. Pod koniec roku do dyspozycji działu IT poznańskiego urzędu ma trafić mobilny system wideokonferencyjny, zainstalowany na laptopie.

Od telespotkania prezydenta miasta oraz przedstawicieli różnych instytucji miejskich z rodakami w Londynie zaczęło się również korzystanie z rozwiązań wideokonferencyjnych w Urzędzie Miasta Bydgoszczy. Bydgoscy

urzędnicy byli na tyle zadowoleni, zarówno z samej formy kontaktu, jak i możliwych do osiągnięcia tą drogą efektów, że postanowiono stosować ją również w codziennej pracy w mieście. Urząd Miasta Bydgoszczy ma kilka lokalizacji, porozrzucane po całym mieście są również rozmaite miejskie instytucje, służby i jednostki samorządowe. Prezydent Bydgoszczy prowadzi więc często uzgodnienia i rozmowy z dyrektorami podległych sobie organizacji. Także kierownicy tych placówek coraz częściej kontaktują się ze sobą za pośrednictwem telekonferencji.

Urzędnicy miejscy w Bydgoszczy zestawiają połączenia wideokonferencyjne korzystając z systemu OCS firmy Microsoft. Umożliwia on dołączanie plików, wysyłanie dokumentów i prezentacji. "Zaletą jest możliwość korzystania w każdym miejscu, z laptopa" - ocenia Marek Staniewski, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy. Ważna dla użytkowników jest też możliwość synchronizacji systemu z kalendarzem w programie Exchange. "To usprawnia organizację telespotkań; uzgadnianie terminów odbywa się bez udziału sekretarek" - dodaje Marek Staniewski.

Wideokonferencje mogą być też znakomitym sposobem na kontaktowanie się władz miasta z obywatelami. Urząd Miasta Krakowa zastosował to rozwiązanie do transmisji w Internecie obrad okrągłego stołu związanego z budową spalarni. Wideokonferencje są ponadto używane do konsultacji planów zagospodarowania przestrzennego czy programów rozwoju miasta. Prezydent, wiceprezydenci oraz inne osoby z urzędu kontaktują się tą drogą między sobą, żeby ustalić pewne kwestie lub też komunikują się z osobami na zewnątrz, na przykład z projektantami czy ekspertami. "W takich sytuacjach sprawdza się to bardzo dobrze" - przekonuje Piotr Malcharek, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Krakowa.