Także system informatyczny ma swój zbiór funkcji i procedur, który można opisać w podobny sposób, jak funkcje organizacji. Często jest on opisany w modelach referencyjnych systemu, w dokumentacji wdrożeniowej lub po prostu jest przedstawiony w uproszczonej formie jako standardowe menu użytkownika.

Gdy dostępne są obydwa modele - model przedsiębiorstwa i model systemu, możliwe jest ich porównanie. W zależności od stopnia szczegółowości modeli możliwe jest skonfrontowanie większej lub mniejszej liczby zagadnień na różnych stopniach szczegółowości. Należy liczyć się z tym, że modele dostarczone przez firmę oferującą system i modele stworzone dla potrzeb wyboru systemu nie będą zawierały szczegółowych informacji o parametrach systemu czy też o funkcjach i procesach elementarnych przedsiębiorstwa. Za pomocą tych modeli powinno być jednak możliwe:

• sprawdzenie czy system w ma funkcje predefiniowane do obsługi istotnych dla przedsiębiorstwa procesów lub funkcji

• wstępne określenie możliwości wsparcia przez system podstawowych procesów przedsiębiorstwa

• ogólne zapoznanie się z nowymi koncepcjami działania, które zawarte są w logice funkcjonowania systemu

• wyspecyfikowanie na podstawie modeli systemu modułów funkcjonalnych, które zostałyby ujęte w ewentualnym kontrakcie na wdrożenie systemu.

Porównania tych modeli powinny dokonać wspólnie osoby wyznaczone do wyboru systemu i konsultanci potencjalnej firmy wdrożeniowej. Wspólne omówienie wybranych zagadnień pozwoli na prawidłowe zrozumienie modeli przedstawionych przez obie strony, a tym samym rzetelną ocenę możliwości systemu.

Budowa modelu

Model opisujący funkcjonalność systemu jest dostarczany przez firmę oferującą system. Natomiast model, który należy zbudować, opisuje przedsiębiorstwo. Budowę każdego modelu powinno się rozpocząć od postawienia prostego pytania: do czego potrzebujemy naszego modelu? Znając odpowiedź na to pytanie możemy określić, co będziemy modelować, na jakim stopniu szczegółowości i jaką metodą.

Co modelować?

W modelu powinny znaleźć się funkcje, tzn. działania i czynności, które występują w organizacji. Z reguły funkcje wystarczają do ogólnego opisania działania wybranej sfery przedsiębiorstwa. Jednak w przypadku konkretnych funkcji, mogą okazać się istotne dla nas inne elementy, takie jak: tworzone wydruki, informacje na ekranie, pracochłonność obsługi itp. Należy je uwzględnić w modelu. Wybrane obiekty możemy modelować w formie hierarchicznych zbiorów obiektów (np. drzewo funkcji), mapy procesów lub innej.

Na jakim poziomie szczegółowości wykonać model?

Obszary przedsiębiorstwa o szczególnym znaczeniu powinny być modelowane precyzyjnie. Skonfrontowanie z modelem systemu musi jednoznacznie potwierdzić (lub odrzucić) możliwość efektywnego, zgodnego z celami projektu, wsparcia funkcjonowania tych sfer przedsiębiorstwa. Pozostałe obszary mogą być w ogóle nie opisywane, przyjmując założenie, że sposób prowadzenia biznesu w danej sferze przedsiębiorstwa jest standardowy i zostanie efektywnie wsparty funkcjami systemu.

Jaką metodę modelowania wybrać?

Jest co najmniej kilkadziesiąt usystematyzowanych i opisanych metod modelowania. Jednak wiele przedsięwzięć związanych z modelowaniem przebiega w unikalny sposób, korzystając tylko w pewnym stopniu z oficjalnych metod.

Jest to naturalna konsekwencja tego, że żadna metoda nie może zapewnić wsparcia dla różnorodnych potrzeb, dla których stosuje się modele. Wybierając jednak do działania metodę, należy uwzględnić przede wszystkim: możliwość modelowania wybranych przez nas obiektów, posiadane zasoby (ludzie, narzędzia do modelowania, czas, jakim dysponujemy itp.) oraz formę, w jakiej chcemy wykonać model (odpowiednią notację zapewniającą użyteczność i zrozumiałość modelu).