Niezbędnik przedsiębiorcy

Simple-Business - pakiet do kompleksowej obsługi i zarządzania firmą.

Simple-Business - pakiet do kompleksowej obsługi i zarządzania firmą.

Simple-Business jest systemem ułatwiającym zarządzanie średnimi i dużymi przedsiębiorstwami, który od wielu lat jest konsekwentnie rozwijany. Został on opracowany przy wykorzystaniu języka Microsoft C++ i systemu zarządzania bazami danych BtSbase opracowanego przez firmę . Osią systemu jest moduł FK (finansowo-księgowy), który ściśle współpracuje z modułami kadrowo-płacowym, rozliczeń podatków, gospodarki magazynowej, obsługi zleceń, zakupów i sprzedaży oraz arkuszem analitycznym. Wszelkie informacje przekazywane są automatycznie (np. za pomocą szablonów dekretów lub odpowiednich funkcji), a całość systemu odwołuje się do wspólnej bazy danych.

Niezbyt powszechną wśród systemów obecnych na naszym rynku właściwością Simple-Business jest możliwość połączenia bazy danych z aplikacjami, takimi jak Excel lub Access. Pozwala to na tworzenie wyrafinowanych raportów i zestawień oraz sporządzanie szczegółowych, także graficznych, analiz dla potrzeb kadry kierowniczej przedsiębiorstwa.

Księgowość finansowa

Oferowany plan kont jest w pełni definiowalny przez użytkownika - każde konto składa się z trzycyfrowej syntetyki, analityk wykorzystujących do dziewięciu cyfr oraz siedmiu poziomów głębokości, które można podawać jako numer lub skorowidz, tzn. listę obiektów (grup środków trwałych, wykaz pracowników) z przypisanymi ciągami cyfr, stanowiącymi segment konta analitycznego. Skorowidze takie są przydatne, gdy istnieje potrzeba dokładniejszego opisania konta lub gdy kilka kont syntetycznych posiada te same analityki.

Przy księgowaniu program oferuje dwustopniowe wprowadzanie dokumentów - początkowo do tzw. obszarów roboczych, w których dekretuje się je, lecz nie zmieniają one stanów na kontach. Dopiero po przeprowadzeniu kontroli formalnej i merytorycznej oraz naniesieniu poprawek, odbywa się rozksięgowywanie. Przed zatwierdzeniem, dokumenty można podzielić tematycznie (np. bank, sprzedaż), a poszczególnym operatorom nadać uprawnienia do wprowadzania danych dotyczących wyłącznie określonej grupy dowodów.

Nie zapomniano również o automatach księgujących, które potrafią generować odpowiednie dowody wewnętrzne (wprowadzane automatycznie do wspomnianych obszarów roboczych), funkcjach generowania przelewów, śledzenia rozrachunków i wystawiania not odsetkowych oraz bogatych mechanizmach raportowania z możliwością tworzenia zestawień zdefiniowanych przez użytkownika.

Moduł kadrowo-płacowy

Moduł ten odpowiada za obsługę spraw związanych z ewidencją osobową pracowników oraz obliczanie płac i podatków. Baza danych tej części systemu zawiera kartoteki, w których przechowywane są podstawowe informacje o pracownikach. Program jest wyposażony w funkcje umożliwiające obliczanie płac oraz sporządzanie zestawień. Na podstawie listy płac tworzone są odpowiednie deklaracje: ZUS (pełna i niepełna), PIT-4, PIT-8B, PIT-11 oraz zestawienia dla wewnętrznych potrzeb firmy. Ponadto istnieje możliwość wyliczania wartości składników płacowych z poziomu arkusza kalkulacyjnego i wpisywania ich na tworzoną listę płac.

Zarejestrowane na listach wynagrodzenia pracowników mogą być wykorzystane do przygotowania informacji o dochodach, wystawienia deklaracji zaliczki na podatek dochodowy oraz deklaracji rocznej PIT-11. Zaliczka jest wyliczana automatycznie, z uwzględnieniem kolejnych progów podatkowych. Ponadto system umożliwia rejestrację dochodów z tytułu umów zleceń lub o dzieło. Informacje są uwzględniane przy wyliczaniu podatku. Automatycznie generowane dekrety kierowane są do części księgowej systemu.

Moduły dystrybucyjne

Modułami odpowiedzialnymi za zarządzanie dystrybucją towarów są: zlecenia, zakupy i sprzedaż oraz obrót magazynowy. Podstawową funkcją pierwszego z nich jest rejestracja zleceń oraz drukowanie raportów, takich jak: bilans towarów potrzebnych do ich realizacji lub sumaryczne zestawienie ilościowe i wartościowe towarów w przekroju zleceń. Każde z przyjętych zleceń otrzymuje własny, unikatowy symbol i może być łatwo kopiowane na faktury oraz dokumenty magazynowe.

Moduł zakupy umożliwia rejestrację faktur VAT i rachunków uproszczonych oraz prowadzenie rejestru zakupów VAT.

Zatwierdzenie wprowadzonego dokumentu powoduje automatyczne zaksięgowanie wydatku w odpowiedniej kolumnie księgi podatkowej lub wysłanie dekretu do modułu finanse i księgowość. Jednocześnie powstaje dokument magazynowy i towary zostają przyjęte do magazynu. Automatyczne tworzenie dokumentu magazynowego i zaksięgowanie wydatku można wyłączyć.

Moduł sprzedaż wspomaga prowadzenie sprzedaży towarów i usług, aktualizuje stany magazynowe oraz automatycznie rejestruje skutki finansowe operacji gospodarczych w module FK. Potrafi on współpracować z kasami fiskalnymi , a przede wszystkim umożliwia rejestrowanie zamówień oraz automatyczną kontrolę zadłużenia kontrahenta. Obsługuje też przedpłaty i rejestrację zamówień dla dostawców z uwzględnieniem identyfikatorów i nazw towarów, jak również ewidencjonowanie różnych cen na te same artykuły.

Funkcja fakturowania oferuje mechanizmy kontroli na etapie inicjowania, potwierdzania i wystawiania faktury, możliwość operowania tabelami zmian cen na podstawie zadanych współczynników dla towarów lub ich grup oraz opcję generowania katalogów zawierających tzw. komplety handlowe (towar plus usługa jako pojedyncza pozycja).

Obrót magazynowy

Naturalnym uzupełnieniem modułu sprzedaż jest program obrót magazynowy. Jego zadaniem jest wspomaganie prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej obrotu magazynowego. Wystawianie dokumentu odbywa się w dwóch etapach - roboczym, w trakcie którego wprowadzane dane mogą ulec późniejszej modyfikacji oraz ostatecznego zatwierdzenia, po którym następuje automatyczna zmiana stanów magazynowych i wygenerowanie dekretów dla modułu finansowo-księgowego. Wystawiane dokumenty mogą być korygowane za pomocą dokumentów korygujących lub stornowane.

W obrocie magazynowym niestandardowo potraktowano korekty dokumentów Pz. Istnieje bowiem możliwość wprowadzania korekt zarówno do dokumentów przychodowych Pz wystawionych z fakturą, jak też bez niej. W obu przypadkach korekta dokumentów magazynowych dotyczy także pozycji dokumentów rozchodowych pochodzących z księgowanej dostawy. Moduł zawiera narzędzia wspomagające prowadzenie inwentaryzacji - wydruk arkusza spisowego na podstawie kartoteki stanów magazynowych, a podczas generowania raportów oferuje możliwość filtrowania danych według różnorodnych kryteriów.

Arkusz analityczny

Ciekawym rozwiązaniem zastosowanym w Simple-Business jest moduł arkusza analitycznego, który pozwala na wykonywanie obliczeń oraz edycję tekstów. Umożliwia też tworzenie zestawień bezpośrednio z poziomu systemu. Moduł wyposażono w możliwość graficznego przedstawiania zależności w postaci wykresów słupkowych, poziomych, liniowych i kołowych. Oprócz podstawowych funkcji matematycznych posiada funkcje ułatwiające współpracę z Simple-Business, które umożliwiają m.in. pobieranie danych dotyczących zdarzeń gospodarczych i danych osób zapisanych w systemie. Funkcje te dotyczą towarów, książki podatkowej lub pełnej księgowości

pracowników i płac, dowodów sprzedaży lub kontrahentów.