Niewielka informatyka dla niewielkich firm

Jak wybrać rozsądnie

Większość programów dla małych i średnich firm to programy uniwersalne, obsługujące podstawową działalność typowej firmy handlowo-usługowo-produkcyjnej. Najczęściej w skład pakietu oprogramowania wchodzą moduły obsługujące finanse i księgowość, kadry i płace, ewidencję środków trwałych, gospodarkę materiałową, sprzedaż i dystrybucję. Nieco rzadziej w skład tego typu pakietów wchodzą moduły kontrollingowe czy obsługujące transport, produkcję, serwis, gospodarkę remontową lub obieg dokumentów. Koszt zakupu pojedynczego modułu - np. programu kadrowego - może oscylować nawet wokół kilkuset złotych. Cena licencji zależy zazwyczaj nie tylko od liczby zakupionych modułów, ale również od liczby użytkowników (stanowisk). W przypadku droższych produktów cenniki rzadko są jawne, a nawet jeśli od cen cennikowych można uzyskać nawet 50% upustu.

Systemy wspierające zarządzanie w małej i średniej firmie nie różnią się od siebie diametralnie. "Trudno jest uzyskać odkrywcze spojrzenie na fakturę" - stwierdził kiedyś prezes jednego z czołowych producentów oprogramowania dla tego rynku. Małe i średnie firmy nie wydają najczęściej znacznych środków na informatyzację i nieufnie przyglądają się nowinkom, a tym samym producenci oprogramowania dla tego rynku nie mogą liczyć na wysokie zyski, które mogliby zainwestować w rozwój produktów znacząco wyprzedzających produkty konkurencji. Dotychczas podstawowym impulsem dla rozwoju systemów informatycznych w małych i średnich firmach było nie tyle dążenie do podniesienia konkurencyjności, ile konieczność podporządkowania się wymaganiom administracji publicznej, która narzucała np. elektroniczny system rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Ponieważ systemy finansowo-księgowe czy kadrowo-płacowe funkcjonalnie są do siebie zbliżone, przy wyborze systemu można kierować się m.in. ceną i subiektywnie odczuwaną "przyjaznością" dla użytkownika. Innymi kryteriami mogą być dotychczas udane doświadczenia współpracy z danym producentem, rekomendacje znajomych firm o podobnym profilu czy bliskość serwisu. Wybierając system wspierający zarządzanie można zwrócić uwagę, czy jego producent otrzymał certyfikat ISO 9001 potwierdzający posiadanie efektywnego systemu zapewniania jakości. Brak certyfikatu nie oznacza oczywiście, że produkt firmy jest zły. Niemniej posiadanie go jest potwierdzeniem jakości procesów związanych z projektowaniem, pracami rozwojowymi, wytwarzaniem, wdrażaniem i serwisowaniem systemów informatycznych, a także działalnością handlową w zakresie usług informatycznych, sprzętu komputerowego i narzędzi informatycznych. Innymi słowy, jest potwierdzeniem wysiłku, jaki firma włożyła w możliwie najlepsze zorganizowanie swojej działalności przekładające się na jakość oferowanego klientom produktu. Warto sprawdzić, czy wybrany system będzie bez problemów współpracował z systemem bankowości elektronicznej banku, który obsługuje naszą firmę. Niektóre banki - m.in. Bank Śląski i Bank BPH - udzielają tzw. certyfikatów zgodności.

Kilka dobrych rad

Konsultanci od paru lat są zgodni co do tego, że jeśli chce się osiągnąć sukces we wdrażaniu oprogramowania wspierającego zarządzanie, trzeba zacząć od rzeczy małych. Podzielić planowane wdrożenie na kilka wyraźnie zakreślonych etapów, których efekty - lub ich brak - łatwo będzie stwierdzić. Zacząć od jednego modułu, a w przypadku firmy wielooddziałowej przeprowadzić wdrożenie pilotażowe w jednym oddziale. To pozwoli uzmysłowić uczestnikom projektu, jakie ograniczenia ma wybrany pakiet oprogramowania i jakich zmian w firmie wymagać będzie jego wdrożenie. Urealni również oczekiwania, co do czasu trwania projektu i kosztów, jakie trzeba ponieść, również tych związanych z nakładem pracy własnych pracowników.

Nie warto przesadzać i z rozmachem próbować wdrożyć pełną gamę funkcjonalności, które danej firmie nie są do niczego potrzebne. Zwiększą one z pewnością sprzedaż producenta oprogramowania, ale niekoniecznie przełożą się na wzrost obrotów jego klienta. Wdrożenie będzie zaś trwało dłużej, dłużej też będą oswajać się z nowym oprogramowaniem pracownicy. W efekcie projekt będzie droższy i bardziej skomplikowany.

Ile informatyki w MSP?

Badania infrastruktury IT w polskich małych i średnich firmach wykonywane są dość rzadko, dlatego trudno jest znaleźć aktualne dane. Zgodnie z informacjami firmy badawczej PMR Ltd. z września 2002 r., aż 91% polskich MSP posiadało komputery. 54% firm posiada od jednego do czterech komputerów stacjonarnych. Powyżej 25 komputerów posiada zaledwie 6% polskich firm z sektora MSP. Z kolei zgodnie z danymi Ipsos (również z 2002 r.), 41% firm zatrudniających od 10 do 49 pracowników, a 69% firm zatrudniających od 50 do 250 pracowników posiadało systemy wspierające zarządzanie. Zgodnie z danymi firmy badawczej DiS do końca 2003 r. różne programy wspierające zarządzanie firmą - od najprostszych do bardzo złożonych - wdrożyło u siebie ok. 570 tys. przedsiębiorstw z sektora MSP.


TOP 200