Ostatnio w wypowiedziach menedżerów przedsiębiorstw przebija ton pewnego zniecierpliwienia, że tak dużo już wydali na informatykę, a ciągle w zamian trzymują wątpliwy przyrost zysków.

Ekonomiści wprawdzie znaleźli związek między rozmiarami inwestycji w rozwiązania informatyczne a wielkością przychodów, efektywnością gospodarowania, wysokością zysku, lecz sami przyznają, że bardziej widoczny jest on w skali większej zbiorowości, np. państwa czy regionu, niż w przypadku pojedynczych przedsiębiorstw. Podkreślają to przede wszystkim Amerykanie. W Polsce nasycenie informatyką jest jeszcze zbyt małe, aby jego pozytywne skutki odczuła cała gospodarka, ale dylematy w konkretnych przedsiębiorstwach, związane z rentownością inwestycji informatycznych, są już tak widoczne jak w nowocześniejszych krajach.

To nie tylko inwestycja

Wraz ze spostrzeżeniem, że informatyka staje się coraz większym kosztem zamiast rentowną inwestycją, rozpoczęły się poszukiwania przyczyn tego zjawiska. Na pierwszy ogień poszła oczywiście ocena trafności wyboru systemów informatycznych i przygotowania organizacji do efektywnego stosowania informatyki. Jest to prawidłowe rozumowanie, ponieważ system informatyczny może poprawnie funkcjonować tylko w firmach odpowiednio zorganizowanych. Najogólniej mówiąc tam, gdzie procesy są zdefiniowane i w miarę uporządkowane, przepływ danych nie jest hamowany lub zniekształcany przez struktury czy działania pośrednie, gdzie istnieje kultura i procedury współdziałania pracowników różnych działów firmy, a kadra kierownicza wie, jakich informacji i z jakich obszarów działalności potrzebuje, by podejmować decyzje - tam organizacja rokuje nadzieję, że system informatyczny będzie pasował do biznesu, a także będzie szybko i bezpiecznie przenosił wartościowe informacje tam, gdzie trzeba i w takim momencie, w którym trzeba.

Zauważono jednak, że nawet spełnienie tego warunku nie powoduje, iż inwestycje informatyczne zwiększają dochody przedsiębiorstwa. Menedżerowie często mają pretensje, że systemy informatyczne nie wspomagają zarządzania przedsiębiorstwem w skali, jaką obiecują. W najlepszym przypadku są to wdrożenia mniej lub bardziej sprawnych systemów ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Tymczasem od systemu informatycznego oczekuje się innej roli. Powinien być sprawcą wzrostu zysków przedsiębiorstwa. Dzisiaj bywa też tak, że np. systemy zgodnie ze standardem MRP II przyczyniają się do zmniejszenia stanów magazynowych, przestojów, wadliwych czy niepotrzebnych produktów. Są to jednak oszczędności poczynione dzięki usprawnieniu procesów i organizacji produkcji. To nie jest nowy przychód uzyskany dzięki możliwościom stworzonym przez informatykę.

W bankowości łatwiej o pozytywne przykłady, takie jak home banking będący produktem, który instytucje finansowe zawdzięczają informatyce. Bez niej nie istniałyby. Są i pierwsze, nieliczne przykłady w handlu. Jeden z dystrybutorów produktów, który wdrożył hurtownię danych, handluje już nie tylko towarami, lecz także wysokiej jakości analizami marketingowymi dla dostawców. Niektóre firmy o rozbudowanej strukturze geograficznej i organizacyjnej odkrywają, że sieć satelitarna może służyć nie tylko dla potrzeb własnych do integracji systemu informatycznego, ale też do świadczenia klientom innych usług, np. szkoleniowych, reklamowych czy rozrywkowych. Skończył się czas, gdy od systemu informatycznego oczekiwano jedynie automatyzacji powtarzalnych operacji czy procedur. Teraz ma tworzyć wartość dodaną.

Istnieje czynnik hamujący rozwój zastosowań informatyki, który jest znacznie ważniejszy niż brak przygotowania organizacyjnego, wzorów szacowania rentowności inwestycji informatycznych czy niedostatecznego współdziałania menedżerów i informatyków.

Techniczny fetysz

Współczesne społeczeństwo jest tzw. społeczeństwem przemysłowym, zdominowanym przez technikę. Dominacja ta oznacza nie tylko powszechność różnych urządzeń i rozwiązań technicznych oraz ich niezwykle wysoką funkcjonalność, co ogromne zaufanie ludzi, że technika rozwiąże wszystkie ich problemy. Dotyczy to nie tylko informatyki, ale wszystkich technologii. Amerykanie sami o sobie mówią, iż cechuje ich wręcz obsesja technologiczna. Wystarczy powiedzieć, że połowa środków inwestycyjnych w amerykańskich korporacjach jest przeznaczana na informatykę, a potem na inne technologie. Dziedziny nietechniczne są na końcu. A co to są inwestycje nietechniczne? Inwestycje w ludzi, w wiedzę korporacyjną, w organizacje itd. W dużej mierze niechęć do wydawania pieniędzy na te cele wynika z przekonania menedżerów, że technika może zastąpić człowieka czy wiedzę.

Coraz częściej mówi się, że częściowo porzucamy już formy i wartości społeczeństwa przemysłowego i stajemy się społeczeństwem postindustrialnym, czyli społeczeństwem ery informacji. Ta zmiana rzadko jest rozumiana do końca. Rozumienie ogranicza wspomniane już zacięcie technologiczne. Informacja natychmiast kojarzy się z informatyką. Tymczasem informatyka odgrywa ważną rolę tylko w jednym - środkowym - etapie operowania informacjami, tzn. magazynowania, przetwarzania i przesyłania. Nie uczestniczy ani w jej tworzeniu, ani używaniu, ani nie rozwiązuje żadnego z problemów powstających na tych dwóch krańcach "życia" informacji. Informacje tworzy i używa ich człowiek, w zależności od celów, które sobie postawi, wartości, według których działa, reguł, których przestrzega. Innymi słowy, im większe są możliwości techniczne w zakresie posługiwania się informacjami, tym bardziej niezbędna staje się świadoma rola człowieka, który wie, czego chce. Informacja jest takim samym produktem, jak inne, czyli powinna mieć kształt nadany przez człowieka i określone przez niego zastosowanie. Twórcą systemu informatycznego powinien być zatem jego użytkownik - w takim samym sensie, w jakim twórcą odkurzacza jest gospodyni domowa. Tymczasem tak nie jest: systemy informatyczne tworzą informatycy według własnych upodobań i wyobrażeń zawodowych. A jedyny ich kontakt z użytkownikami to zapisywanie tzw. wymagań wobec systemu informatycznego. I to dobrze, jeśli w ogóle jest taki etap. Nastręcza on obu stronom wielu problemów z wzajemnym zrozumieniem się i jednoznacznym zapisaniem ustaleń. Dlatego wszyscy zainteresowani najczęściej wolą nie patrzeć na problemy związane z informacją inaczej niż od strony technicznej. Sądzą, że się szybciej zrozumieją. To charakterystyczne rozdarcie współczesności: bezużyteczność przyzwyczajeń i koncepcji, których nas uczono i nam wpajano, wobec zagadnień, które pojawiły się dzisiaj.

A jednak człowiek

Czego więc żąda od nas przyszły świat, epoka informacji, jeśli nie bezgranicznej wiary w sprawczą moc techniki? Otóż technika nie spełni żadnych oczekiwań i nadziei bez nadania sensu jej zastosowaniom przez konkretnie określenie celu jej używania. Innymi słowy, nie można używać komputerów tylko dlatego że są i mogą wykonywać określone funkcje. Z komputerów należy korzystać, bo zadania, które postawił sobie człowiek, są niewykonalne bez użycia tego wyrafinowanego sprzętu. Trzeba odwrócić kolejność wydarzeń: najpierw cel, potem technologia! Dzisiaj jest odwrotnie. To powoduje tak słabe przełożenie inwestycji w informatykę na zyski przedsiębiorstw. Nie wolno przy tym mylić potrzeby ułatwienia czy usprawnienia pracy z potrzebą wykorzystania informatyki do biznesu. Wiadomo, że sprawniej obsługuje się księgowość za pomocą programu komputerowego, ale pod względem merytorycznym tak samo przebiega księgowanie z tym oprogramowaniem, jak i bez niego. A celem zastosowania informatyki, jest osiągnięcie tego, czego nie można by było bez jej udziału osiągnąć. Dzisiaj jednak jest to trudne, ponieważ menedżerowie nie wyobrażają sobie rezultatu swojej działalności, który mogliby osiągnąć, mając dane odpowiednio zebrane i wysokiej jakości, z których otrzymaliby użyteczne informacje. Przedsiębiorstwa gromadzą nieprzebrane ilości danych, z którymi nie wiadomo co zrobić, czemu mają służyć, jak je zagospodarować. To ogromny, nie wykorzystany potencjał. A może go spożytkować tylko ten, kto wie czego chce, ma wyobraźnię i odwagę do inicjowania nowych rozwiązań.

Nie ma innego sposobu na zracjonalizowanie wydatków na informatykę niż otrząśnięcie się z technologicznej utopii i oddanie informacji w służbę człowiekowi.