Pracownicy od lat próbują obejść wytyczne korporacyjnego IT, użytkując systemy bez oficjalnej zgody. Skalę zjawiska pokazują wyniki sondażu Digital IQ firmy PricewaterhouseCoopers, według których w 100 czołowych spółkach dział IT kontroluje mniej niż 50% firmowych wydatków na technologię. Dziesięć lat temu jedynie 10% wydatków na technologię było poza oficjalnym budżetem IT.

Według przewidywań Gartnera, za mniej niż trzy lata 35% ponoszonych przez firmy wydatków na IT będzie odbywało się poza firmowym budżetem IT. Pracownicy będą sami regularnie subskrybować w chmurze usługi do współpracy, analizy lub takie, jakie w danej chwili będą im potrzebne. Inni sami zbudują aplikacje za pomocą łatwo dostępnych w chmurze narzędzi i platform rozwojowych. Korporacyjny departament IT zostanie w tych działaniach pominięty.

Profesjonaliści boją się utraty kontroli nad firmowymi zasobami IT. Niektórzy CIO nie podzielają obaw związanych z rosnącym udziałem nieoficjalnego IT w firmowych zastosowaniach. Ich zdaniem, dopóki rozwiązania służą funkcjonalnym potrzebom pracowników i nie są wystawione na kontakt z klientem, dopóty można przymknąć na nie oko.

Techniczna świadomość pracowników jest dzisiaj znacznie wyższa niż kiedyś i można to wykorzystać do zwiększenia wydajności firmy. Trzeba tylko dać personelowi wolną rękę i pozwolić działać. Wbrew pozorom, związane z tym ryzyko jest dużo mniejsze niż brak zaangażowania w ukryte IT. Dlatego niektórzy dyrektorzy IT zachęcają do otwartego stosowania nieoficjalnych, niezatwierdzonych rozwiązań technologicznych.

Zaakceptować nieuniknione

Handlowcy międzynarodowej firmy ubezpieczeniowej Genworth korzystają z pomocy zewnętrznego dewelopera aplikacji. Zamiast spierać się o kontrolę nad usługami i aplikacjami, IT może skupić się na monitorowaniu danych używanych przez te aplikacje.

Zdaniem kierownictwa firmy Equinix, zarządzającej olbrzymimi centrami danych w 13 krajach, dział IT powinien skoncentrować się na zarządzaniu ryzykiem związanym z wykorzystaniem niezatwierdzonych technologii i poznawaniu miejsc, w których stworzone przez pracowników narzędzia kreują wartość dla firmy. Przykładem jest napisana przez pracowników grupy marketingowej aplikacja na bazie rozwiązań z chmury Amazon EC2. Służy ona do pomiaru opóźnień w dostępie do sieci na całym świecie, w zależności od lokalizacji. Dział IT szuka sposobu jej integracji z innymi systemami.

Przewidywanie zapotrzebowań

Nowojorska organizacja non profit Sesame Workshop, producent słynnej "Ulicy Sezamkowej", zatrudnia ponad 100 pracowników. Wraz z zewnętrznymi dystrybutorami zajmują się oni tworzeniem licencjonowanych gier i zabawek. Do wymiany dużych plików zawierających projekty bądź filmy bardzo często korzystali oni z rozwiązań chmurowych i technologii takich jak YouSendit. Zauważył to dyrektor ds. technicznych i skontaktował się z YouSendit, w celu uzyskania firmowej wersji usługi. Obecnie współproducenci "Sesame Street" z biur w Pakistanie czy Afganistanie mogą przesyłać nieobrobione materiały wideo bezpośrednio do chmury, a personel w Nowym Jorku może szybko go edytować i opatrzyć komentarzem. Nieoficjalne działania pracowników przyczyniły się nie tylko do poprawy efektywności przedsiębiorstwa, ale także pozwoliły zaoszczędzić pieniądze. Usługa YouSendit, kosztująca przez dwa lata 50 tys. USD, zastąpiła serwer, którego utrzymanie w tym samym czasie kosztowało 140 tys. USD.

Nowe funkcje IT

Od kilku lat daje się zaobserwować rosnącą konsumeryzację technologii informatycznych, co nie pozostaje bez wpływu na rolę departamentu IT w firmie. W dzisiejszych czasach nie sprowadza się ona jedynie do opracowywania i wdrażania polityki bezpieczeństwa - polega także na wcielaniu w życie takich reguł, które mają bardziej stymulować pracowników w korzystaniu z różnych rozwiązań. Ważny okazuje się tu walor dydaktyczny, co widać na przykładzie firmy Kraft Foods, która umożliwiła ludziom korzystanie w pracy z dowolnych urządzeń mobilnych. Jedynym warunkiem jest troska o posiadanie aktualnej wersji oprogramowania pod rygorem blokady urządzenia po upływie 30 dni.

Szukanie sprzymierzeńców

Niezatwierdzone rozwiązania IT spotkać można najczęściej w departamentach handlowych i marketingu. Wynika to z charakterystyki ich pracy i braku możliwości czekania na niezbędne aplikacje czy usługi. Jeśli pracownicy tych działów czegoś chcą, to chcą to zaraz. Eksperci z PricewaterhouseCoopers radzą swoim klientom zmienić podejście do IT, ucząc się od użytkowników biznesowych, którzy eksperymentowali z aplikacjami do przetwarzania i analizy danych w chmurze.

Zmianę technologicznego krajobrazu firm dostrzegają i CIO. Niesie ona potrzebę pilnych zmian w działach IT, które muszą skupić się na obszarach przynoszących firmie największą wartość. I nie chodzi tylko o zapewnienie pracownikom bezpiecznego dostępu do danych i narzędzi umożliwiających rozwój, ale także do zaawansowanych instrumentów deweloperskich służących tworzeniu aplikacji.