Niedoceniany potencjał zmian

Rozwój aplikacji chmurowych nie zmniejsza znaczenia papieru jako medium informacji w firmach. Możliwości oszczędzania w tym obszarze oferują systemy zarządzania drukiem.

Redakcja poleca:

Jak nie utonąć w papierach

Efektywne zarządzanie dokumentami i informacjami w nich zawartymi jest bolączką wielu polskich firm. Umiejętne wykorzystanie wiedzy pozwala zbudować przewagę nad konkurencją.

Dla każdego inne narzędzie

O przydatności aplikacji wspierającej zarządzanie procesami nie decyduje liczba posiadanych przez nią funkcjonalności, lecz ich zgodność z potrzebami organizacji.

O wiele więcej niż skanowanie

Przyjmowanie i przetwarzanie dokumentów papierowych często pochłania bardzo wiele zasobów. Firmę można usprawnić nie tylko optymalizując jej procesy biznesowe, ale także wspomagając samo przetwarzanie dokumentów.

Uprościć i usprawnić

Gdy firma zastanawia się nad usprawnieniem swojej pracy, zazwyczaj myśli o zmianach personalnych lub organizacyjnych, rzadko analizując jak naprawdę działa. Praktyka pokazuje, że optymalizacja procesów biznesowych przynosi zaskakująco dobre efekty.

Organizacja hipertekstowa

Rosnące wyzwania gospodarcze wymagają innowacyjnych metod zarządzania przedsiębiorstwami. Jedną z nich jest organizacja hipertekstowa, pozwalająca na korzystanie z zalet technologii ujednoliconej komunikacji i współpracy - UCC.

Obieg oszczędności

Rozsądnie dobrany i wdrożony system obiegu dokumentów umożliwia znaczące usprawnienie pracy. W pierwszej kolejności należy wdrożyć go w tych procesach, gdzie wykonywane są wielokrotnie powtarzalne czynności, związane z codzienną pracą organizacji.

Znaczenie komputerowego przetwarzania informacji we współczesnym przedsiębiorstwie jest tak wielkie, że praktycznie staje się ono firmą cyfrową nawet bez używania tej nazwy. Współczesny świat jest bowiem światem cyfrowym, a jego postępująca digitalizacja jest megatrendem katalizującym szereg innych, z globalizacją na czele. Zatem kluczowym wyzwaniem dla nowoczesnej gospodarki staje się panowanie nad dostępem do informacji. Dotyczy to także systemów obiegu dokumentów, w tym drukowanych. Znamienny w tym kontekście jest tytuł obszernego materiału Piotra Waszczuka: "Jak nie utonąć w papierach“ (Computerworld nr 9/2011).

Mamy także do czynienia z obszarem niedocenianym w sensie potencjału oszczędnościowego. Według badań brytyjskiego instytutu CEBR (Centre for Economics and Business Research), przedsiębiorstwa wysoko rozwiniętych państw wydają na drukowanie kwoty porównywalne z budżetami ministerstw obrony (w Polsce ok. 30 mld zł). Z kolei studium IDC (International Data Corporation), analizujące spektrum zadań w firmowych działach wsparcia IT, wskazuje, że aż jedna trzecia rozwiązywanych w nich problemów łączy się z drukowaniem.

Park jurajski

Trzeba przy tym pamiętać, że mówimy nie tylko o standardowych drukarkach biurowych, ale o urządzeniach przemysłowych, których kompatybilność software’owa jest znacznie mniejsza. Przykładowo: znaczna ilość aplikacji projektowanych dla maszyn AS/400 (iSeries) wymaga określonego typu drukarki. W większych przedsiębiorstwach, z powodów historycznych, powstają w ten sposób całe heterogeniczne parki tych urządzeń. Część aplikacji wymaga modeli Citizen, inne działają tylko na bazie sprzętu Printronix, jeszcze inne napisane zostały "pod" Avery czy Intermec. Nie jest też prawdą, że wystarczy w menu drukarki zmienić emulację na pożądaną, aby mieć gwarancję prawidłowego druku, np. logistycznych etykiet. Sami producenci drukarek zastrzegają często małym drukiem, że ich kompatybilność z innymi typami jest "częściowa". Tymczasem wystarczy brak jednego początkowego znaku (Hex80, ]C1) w kodzie kreskowym EAN, aby nasze skanery głupiały.

To prawda, że każdą aplikację można "przepisać" (rewriting), ale tu dochodzimy do retorycznej kwestii: czy coś jest technicznie możliwe? Jak wiadomo, z reguły odpowiedź na to pytanie jest pozytywna, pozostaje sprawa kosztów, czasu i fachowego personelu. Jednocześnie drukarka przemysłowa jest urządzeniem drogim. W zależności od wyposażenia (np. dodatkowe czujniki czy automatyczny obcinacz) może kosztować nawet ponad 10 tys. zł. Dodatkowo (narażenia temperaturowe, pyłowe, wilgotnościowe) urządzenie może wymagać specjalnej obudowy ze stali nierdzewnej (koszt dla stanowiska terminalowego może sięgać kilku tys. zł).

Widzimy zatem, że w przypadku parku kilkunastu czy kilkudziesięciu starszych drukarek ich wymiana na nowsze staje się poważną inwestycją. Trudno było przewidzieć, że SAP w swoim pakiecie formularzowym SmartForms zdecyduje się postawić na obsługę języka drukarek ZPL (Zebra Programming Language), co preferuje akurat urządzenia tego typu. Owszem, między serwerem (np. ERP) a naszymi drukarkami można wkomponować warstwę pośrednią, która pozwala na integrację dowolnych urządzeń, ale to podraża koszty całej konfiguracji. Odległy jest więc ideał drukowania (z jednoczesnym księgowaniem materiałowym) w jednolitym systemie software’owo-hardware’owym wszystkich etykiet występującym w większym przedsiębiorstwie - od końcowego wyrobu detalicznego, poprzez opakowania wtórne (kartony), aż do logistycznego poziomu trzeciego bądź wyższych rzędów, tj. palet czy kontenerów.

Włącz i graj

Tego typu problemy są rzadsze w przypadku urządzeń biurowych. Czasy mozolnego instalowania urządzeń zewnętrznych na czarnoekranowych, dosowskich pecetach mamy na szczęście za sobą. Technologia "podłącz i używaj" (plug and play) pozwala na automatyczne rozpoznawanie niezbędnego sterownika (driver), a kilka dodatkowych kliknięć myszką aktywuje drukarkę w sieci (bezprzewodowo). Ta techniczna prostota obsługi drukarek może jednak prowadzić do ich niekontrolowanego rozmnażania się w firmie. Obniżenie kosztów drukowania wymaga przecież stosowania systemów MPS (Managed Print Service), a te z kolei opierają się na strategiach konsolidacyjnych, tzn. definiowania grupowych czy wydziałowych drukarek w sieci, w miejsce lokalnych.


TOP 200